Theo quy định, người đã mất không được phép cấp lại giấy khai sinh, tuy nhiên hồ sơ vẫn được lưu giữ. Vậy trường hợp người thân có được xin trích lục khai sinh cho người đã mất không?
Mục lục bài viết
1. Thế nào là trích lục khai sinh?
Người đã mất sẽ không được cấp lại giấy khai sinh, tuy nhiên hồ sơ lưu giữ hộ tịch vẫn còn lưu giữ tại cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quản lý. Do đó, có thể làm thủ tục xin trích lục.
Trích lục khai sinh chính là trích lục hộ tịch được hiểu là một văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho cá nhân với mục đích chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch.
Bản chính trích lục hộ tịch sẽ được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Còn bản sao trích lục hộ tịch sẽ được cấp từ chính Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính.
2. Có được xin trích lục khai sinh cho người đã mất không?
Căn cứ Điều 16
– Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính.
– Đối tượng là cá nhân, tổ chức được cấp bản chính.
– Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết.
Như vậy, theo quy định trên thì có thể yêu cầu cấp trích lục khai sinh cho người đã mất; đối tượng là cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người đã mất có quyền yêu cầu thực hiện thủ tục này.
Và theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, bản sao được cấp từ sổ gốc sẽ có giá trị sử dụng thay thế cho bản chính trong các giao dịch. Do đó, trích lục giấy khai sinh có thể được sử dụng thay thế cho giấy khai sinh đã mất.
3. Thủ tục cấp trích lục khai sinh như thế nào?
Theo quy định tại Điều 17 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc giấy khai sinh như sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ:
Hồ sơ bao gồm:
– Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch (theo mẫu: Mẫu tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch);
– Giấy tờ tùy thân (hộ chiếu/chứng minh nhân dân/thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng);
– Sổ hộ khẩu của người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch;
– Giấy tờ chứng minh về quan hệ giữa người thực hiện thủ tục với người yêu cầu cấp bản sao trích lục.
Lưu ý: nếu đối tượng yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc là người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính; đối tượng là cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết thì phải xuất trình được quan hệ với người được cấp bản chính.
– Nếu như người nào có yêu cầu cấp trích lục khai sinh gửi qua đường bưu điện: gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy tờ theo quy định, 01 (một) phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan, tổ chức cấp bản sao.
Bước 2: Nộp hồ sơ:
Người yêu cầu xin trích lục giấy khai sinh sau khi chuẩn bị đủ hồ sơ như trên sẽ nộp tại Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch có thẩm quyền.
Bước 3: Tiếp nhận và xử lý:
Cơ quan có thẩm quyền sẽ kiểm tra, đối chiếu thông tin trong tờ khai để xác định:
Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả;
Nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì hướng dẫn người nộp hồ sơ hoàn thiện theo quy định.
– Nếu hồ sơ yêu cầu cấp bản sao trích lục sau khi đã được hướng dẫn theo quy định mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì người tiếp nhận từ chối tiếp nhận hồ sơ.
Việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối.
– Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ, nếu hồ sơ đầy đủ và phù hợp, công chức làm công tác hộ tịch căn cứ Cơ sở dữ liệu hộ tịch, ghi nội dung bản sao trích lục hộ tịch, báo cáo Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch ký cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.
4. Có thể làm lại giấy khai sinh cho người đã chết được không?
Căn cứ Điều 24 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật hộ tịch quy định về điều kiện đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử như sau:
– Việc khai sinh, kết hôn, khai tử đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01 tháng 01 năm 2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại.
– Đối với người yêu cầu đăng ký lại khai sinh, khai tử, kết hôn sẽ có trách nhiệm phải nộp đầy đủ bản sao giấy tờ, tài liệu có nội dung liên quan đến việc đăng ký lại.
– Đối với việc đăng ký lại khai sinh, kết hôn chỉ được thực hiện nếu người yêu cầu đăng ký còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ.
Như vậy, căn cứ theo quy định trên thì cơ quan có thẩm quyền chỉ chấp nhận yêu cầu cấp lại giấy khai sinh đối với trường hợp người yêu cầu đăng ký lại còn sống ở thời điểm tiếp nhận hồ sơ.
5. Mẫu tờ khai cấp trích lục giấy khai sinh:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
TỜ KHAI
CẤP BẢN SAO TRÍCH LỤC HỘ TỊCH
Kính gửi: (1)……….
Họ, chữ đệm, tên người yêu cầu: ……….
Nơi cư trú: (2)……….
Giấy tờ tùy thân: (3)……….
Quan hệ với người được cấp bản sao Trích lục hộ tịch: ………
Đề nghị cơ quan cấp bản sao trích lục(4) ………
cho người có tên dưới đây:
Họ, chữ đệm, tên: ……….
Ngày, tháng, năm sinh:……..
Giới tính: …….Dân tộc: ………. Quốc tịch: ……..
Nơi cư trú: (2)………
Giấy tờ tùy thân: (3) ……….
Số định danh cá nhân (nếu có): ………..
Đã đăng ký tại: (5) ………
ngày ………. tháng ……….. năm ………….. số……… Quyển số: ………..
Số lượng bản sao yêu cầu cấp:…….bản(6).
Tôi cam đoan những nội dung khai trên đây là đúng sự thật và chịu trách nhiệm trước pháp luật về cam đoan của mình
Làm tại: ……… , ngày …… tháng …… năm ……….
Người yêu cầu
(ký và ghi rõ họ, chữ đệm, tên)
Chú thích:
(1) Ghi tên cơ quan đề nghị thực hiện việc cấp bản sao Trích lục hộ tịch.
(2) Ghi theo nơi đăng ký thường trú; nếu không có nơi đăng ký thường trú thì ghi theo nơi đăng ký tạm trú; trường hợp không có nơi đăng ký thường trú và nơi đăng ký tạm trú thì ghi theo nơi đang sinh sống.
(3) Ghi thông tin về giấy tờ tùy thân của người đi đăng ký, ghi rõ số, cơ quan cấp, ngày cấp hộ chiếu, chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ hợp lệ thay thế
Ví dụ: Chứng minh nhân dân số 001089123 do Công an thành phố Hà Nội cấp ngày 20/10/2004.
(4) Ghi rõ loại việc hộ tịch đã đăng ký trước đây, nay đề nghị cấp bản sao Trích lục hộ tịch.
(5) Ghi rõ tên cơ quan đã đăng ký hộ tịch trước đây.
Ví dụ: Ủy ban nhân dân phường Điện Biên, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội.
Ủy ban nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội
Sở Tư pháp tỉnh Hòa Bình
(6) Ghi rõ số lượng bản sao đề nghị cấp.
Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:
Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Nghị định số 123/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành luật hộ tịch
Thông tư số
