Có được sử dụng dấu chữ ký ký vào hồ sơ dự thầu không?

Con dấu có vai trò vô cùng quan trọng đối với các cơ quan nhà nước cũng như các doanh nghiệp. Con dấu là một phương tiện đặc biệt, đối với doanh nghiệp thì con dấu có thể tự khắc dấu hoặc phải đến cơ sở khắc dấu để làm con dấu theo quy định của pháp luật. Do đó, con dấu chỉ được đóng vào những giấy tờ, văn bản quan trọng sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền. Vậy trên thực tế, trong trường hợp có được sử dụng dấu chữ ký ký vào hồ sơ dự thầu hay không?

Luật sư tư vấn luật trực tuyến miễn phí qua tổng đài: 1900.6568

– Cơ sở pháp lý:

+ Thông tư liên tịch 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP hướng dẫn Nghị định 58/2001/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu do Bộ Công an và Ban Tổ chức-Cán bộ Chính phủ ban hành.

+ Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư

+ Thông tư 23/2015/TT-BKHĐT quy định chi tiết lập báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu do Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành

1. Quy định về con dấu

– Theo Khoản 1 Điều 3 Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu quy định về con dấu, cụ thể như sau:  ” 1. Con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước.

Con dấu quy định tại Nghị định này, bao gồm: Con dấu có hình Quốc huy, con dấu có hình biểu tượng, con dấu không có hình biểu tượng, được sử dụng dưới dạng dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi.”

Theo quy định của pháp luật thì con dấu được quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức kinh tế, tổ chức hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ, tổ chức tôn giáo, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam, tổ chức khác được thành lập, hoạt động theo quy định của pháp luật (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và chức danh nhà nước được hiểu là một phương tiện được cơ quan có thẩm quyền đăng ký, quản lý và việc sử dụng con dấu được dùng để đóng trên các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước. Con dấu là một phương tiện đặc biệt và phải được quy định có những loại như: con dấu có hình biểu tượng, con dấu không có hình biểu tượng, con dấu có hình quốc huy và phải được dùng dưới dạng dấu ướt, dấu nồi, dấu thu nhỏ, dấu xi mà pháp luật đã quy định.

– Căn cứ tại  Điểm 2.2 khoản 2 mục III Thông tư liên tịch 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP quy định như sau:

“2.2. Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi các văn bản, giấy tờ đó đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền gồm: cấp trưởng, cấp phó hoặc cấp dưới trực tiếp được uỷ quyền của cơ quan, tổ chức đó; không được đóng dấu vào văn bản, giấy tờ không có nội dung, đóng dấu trước khi ký”.

– Điểm c khoản 2 Điều 25 Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư quy định về quản lý và sử dụng con dấu như sau: 

“Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền”.

– Khoản 2 Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư quy định về việc đóng dấu như sau: 

“Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái”. 

2. Có được sử dụng dấu chữ ký ký vào hồ sơ dự thầu không?

– Căn cứ tại Điều 32 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư quy định về việc quản lý con dấu, thiết bị lưu khoá bí mật, theo đó:

” Điều 32. Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức theo quy định.

2. Văn thư cơ quan có trách nhiệm

a) Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức tại trụ sở cơ quan, tổ chức.

b) Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được lập biên bản.

c) Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản.

d) Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.

3. Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật.”

Theo đó, con dấu là một phương tiện đặc biệt được sử dụng trong các văn bản, giấy tờ sau khi các văn bản, giấy tờ đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Và con dấu sẽ được quản lý dưới sự quản lý của cơ quan văn thư, theo đó, con dấu chỉ được giao cho các cơ quan tổ chức bằng văn bản của người có thẩm quyền, khi tiến hành bàn giao con dấu của cơ quan, tổ chức thì sẽ phải lập thành biên bản  bàn giao con dấu. Bên cạnh đó, con dấu chỉ được đóng dấu vào những văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện, và con dấu phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản theo quy định của pháp luật.

– Pháp luật cũng quy định về việc sử dụng con dấu, theo đó, tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư quy định về việc sử dụng con dấu, cụ thể:

” Điều 33. Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1. Sử dụng con dấu

a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.”

Theo đó, con dấu phải được sử dụng đúng cách mà pháp luật đã quy định, những quy định về sử dụng con dấu bao gồm việc khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái và dấu phải được đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đó theo quy định của pháp luật. Đối với từng loại văn bản sẽ có những quy định về đóng dấu khác nhau, đối với các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục thì con dấu phải được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục theo quy định. Còn đối với việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy cho người đứng đầy cơ quan, tổ chức quy định.Quy định về đóng dấu giáp lai, khi đóng dấu giáp lai thì phải được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc của phụ lục văn bản, khi đóng dấu giáp lai phải trùm lên một phần các giấy tờ, theo quy định của pháp luật thì mỗi dấu giáp lai đóng tối đa năm tờ văn bản. Đối với từng loại dấu khác nhau thì sẽ có những quy định về việc đóng dấu khác nhau, và phải sử dụng đúng con dấu trong các trường hợp cụ thể.

– Tại Điều 4 Thông tư 23/2015/TT-BKHĐT quy định chi tiết lập báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu do Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành quy định về thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu, theo đó: ” Thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu tối đa là 45 ngày đối với đấu thầu trong nước, 60 ngày đối với đấu thầu quốc tế, kể từ ngày có thời điểm đóng thầu đến ngày bên mời thầu trình chủ đầu tư phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu. Thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu không bao gồm thời gian thẩm định, phê duyệt, kể cả thời gian thẩm định kết quả đánh giá hồ sơ đề xuất về kỹ thuật đối với gói thầu áp dụng phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ. Trường hợp cần thiết, có thể kéo dài thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu nhưng không quá 20 ngày và phải bảo đảm tiến độ thực hiện dự án.”

Như vậy, đối với trường hợp của bạn nếu như căn cứ vào Thông tư liên tịch 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP, Thông tư 23/2015/TT-BKHĐT quy định chi tiết lập báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu do Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành và  Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu  thì phải có chữ ký trước khi đóng dấu lên văn bản. Chữ ký sẽ do người có quyền được ký các văn bản đó ký, chữ ký bằng con dấu do tự khắc sẽ không có giá trị pháp lý, bởi con dấu này có thể làm giả được, nhiều người có thể sử dụng được. Hồ sơ dự thầu mà bạn đang chấm chỉ có chữ ký đóng bằng dấu sẽ không thể khẳng định chính xác được người có thẩm quyền ký đã ký, không thể đánh giá là hồ sơ dự thầu hợp lệ.