Những chương trình, sự kiện nào cần xin giấy phép tổ chức?

Tóm tắt câu hỏi:

Xin chào Luật Dương Gia, kính mong Quý công ty có thể tư vấn giúp tôi các chương trình, sự kiện nào cần phải xin giấy phép tổ chức? Tôi xin trân thành cảm ơn!

Luật sư tư vấn:

Cám ơn bạn đã gửi câu hỏi của mình đến Ban biên tập – Phòng tư vấn trực tuyến của Công ty LUẬT DƯƠNG GIA. Với thắc mắc của bạn, Công ty LUẬT DƯƠNG GIA xin được đưa ra quan điểm tư vấn của mình như sau:

Khi bạn muốn tổ chức sự kiện, chương trình nào thì dù là bất kì sự kiện, chương trình nào thì bạn đều phải xin giấy phép. Có thể bạn xin giấy phép của Sở Văn hóa, Thể thao, Du lịch và có những trường hợp bạn cần xin giấy phép của Cục Bản quyền. Tùy loại sự kiện, chương trình mà bạn định tổ chức là chương trình gì thì sẽ xin giấy phép khác nhau. Tuy nhiên, một số hồ sơ bắt buộc bao gồm:

Để có được giấy phép tổ chức sự kiện, bạn cần chuẩn bị những giấy tờ sau:

– Đơn đề nghị cấp phép tổ chức sự kiện theo mẫu do doanh nghiệp soạn (Lưu ý: Đối với các chương trình không bán vé cần ghi rõ nội dung “Chương trình không bán vé”. Đối với chương trình bán vé cần nộp kèm theo market vé bán);

– Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp và công ty tổ chức sự kiện (mỗi bên hai bản);

– Hợp đồng tổ chức sự kiện ký với khách hàng (nếu tổ chức cho khách hàng);

– Kịch bản nội dung sự kiện, chương trình có chữ ký và đóng dấu của doanh nghiệp;

– Giấy ủy quyền của khách hàng cho đơn vị tổ chức sự kiện nếu doanh nghiệp thuê công ty tổ chức sự kiện bên ngoài tổ chức;

– Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện do bên cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện soạn thảo; Lập thành 04 bản: 01 bản nộp lên Cục Tác quyền, 01 bản nộp lên Sở Văn hóa Thể thao và Du lịch, 01 bản bên thuê địa điểm giữ, 01 bản doanh nghiệp giữ.

– Công văn tổ chức sự kiện đặc biệt đối với các chương trình có quân nhạc, văn công, lực lượng địa phương tham gia. Chuẩn bị 03 bản: 01 bản nộp lên Cục Tác quyền, 01 bản nộp lên Sở Văn hóa Thể thao và Du lịch, 01 bản doanh nghiệp giữ.

– Hợp đồng đặc biệt khác (nếu có)

– Một số giấy tờ khác theo mô hình của sự kiện và chương trình.

***Quy trình thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện:

Bước 1: Hoàn thiện hồ sơ xin cấp phép theo quy định: Tùy thuộc vào từng chương trình, sự kiện mà bộ hồ sơ sẽ khác nhau, những tài liệu trên là tài liệu cơ bản cần có, đối với chương trình, sự kiện cụ thể thì sẽ kèm theo các tài liệu khác có liên quan.

Bước 2: Nộp hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền:

Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền xem xét, giải quyết hồ sơ. Trường hợp hồ sơ đáp ứng đủ yêu cầu sẽ tiến hành cấp giấy phép tổ chức sự kiện cho đơn vị tổ chức, trường hợp cần bổ sung hồ sơ phải nêu rõ bằng văn bản cần bổ sung thêm tài liệu gì.

Bước 4: Nhận giấy phép tổ chức sự kiện từ cơ quan có thẩm quyền.

Các lưu ý khi xin phép tổ chức sự kiện, chương trình

1. Dự trù thời gian xin cấp phép

Trong quá trình thực hiện thủ tục cấp giấp phép tổ chức sự kiện, có nhiều trường hợp phát sinh những tình huống không thể lường trước được như phải điều chỉnh lại hồ sơ, bổ sung thêm giấy tờ cần thiết,… Vì vậy, không nên để sát ngày tổ chức sự kiện mới tiến hành xin cấp giấy phép. Cần phải có khoảng thời gian dự trù sao cho phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.

Ngoài ra, tùy thuộc vào hồ sơ xin cấp phép, các cơ quan có thẩm quyền cần có thời gian xem xét và phê duyệt hồ sơ, chưa kể các ngày nghỉ, lễ, tết,… Đơn vị tổ chức sự kiện cần tìm hiểu kỹ càng để dự tính thời gian nộp và nhận giấy phép cho phù hợp.

2. Hiểu biết chi tiết, rõ ràng về nơi xin cấp giấy phép

Nếu là người chưa từng có kinh nghiệm xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện, Quý khách sẽ tốn khá nhiều thời gian và công sức để hoàn thiện thủ tục nếu như không hiểu rõ cách hoạt động của cơ quan có thẩm quyền cấp phép.

Chẳng hạn như đối với Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch sẽ chỉ nhận hồ sơ và buổi sáng, nếu Quý khách đến buổi chiều chắc chắn phải quay lại một lần nữa vào sáng ngày hôm sau (tùy vào từng thời điểm, ngay tại thời điểm bài viết này được soạn thảo thì như thế, nhưng sau này sẽ có sự thay đổi, nên bạn đọc chỉ tham khảo thôi nhé). Do đó, Quý khách cần nắm rõ những thông tin quan trọng về thời gian, quy định làm việc của từng cơ quan có thẩm quyền mà Quý khách sắp tới sẽ làm việc.

3. Các vấn đề liên quan khác

Trên thực tế sẽ phát sinh rất nhiều vấn đề khác nữa nên Quý khách cần chuẩn bị kỹ càng hồ sơ và tìm hiểu thật rõ để làm việc hiệu quả nhất có thể.

>>> Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài: 1900.6568

Hy vọng rằng sự tư vấn của chúng tôi sẽ giúp bạn lựa chọn phương án thích hợp nhất để giải quyết những vướng mắc của bạn. Nếu còn bất cứ thắc mắc gì liên quan đến sự việc bạn có thể liên hệ Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến 24/7 của Luật sư: 1900.6568  để được giải đáp.