Chứng từ thương mại là gì? Chứng từ thương mại trong thanh toán quốc tế?

1. Chứng chỉ thương mại là gì?

Chứng từ thương mại là những văn bản chứa đựng các thông tin về hàng hóa, vận tải, bảo hiểm, là cơ sở cho việc giải quyết các vấn đề liên quan tới quan hệ thương mại quốc tế và thanh toán quốc tế.

Chứng từ thương mại được dịch sang tiếng Anh như sau: “Commercial documents”

Thanh toán quốc tế: “International payments“

Chứng từ vận tải: “Transport documents“

Hóa đơn thương mại: “Commercial invoice“

2. Chứng từ vận tải thương mại trong thanh toán quốc tế:

– Vận đơn đường biển

Vận đơn đường biển là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển do người có chức năng ký phát cho người gửi hàng sau khi hàng hóa đã được bốc lên tàu hoặc được nhận để chở.

Tiếng Anh được hiểu như sau: Ocean Bill of Landing, Marine Bill of Landing

*Chức năng vận đơn đường biển:

– Biên lai nhận hàng

Vận đơn đường biển là biên lai nhận hàng của người chuyên chở phát hành cho người gửi hàng, làm bằng chứng rằng người chuyên chở nhận hàng từ người gửi hàng với chúng loại, số lượng và tình trạng hàng hóa như ghi trên vận đơn.

– Bằng chứng về hợp đồng chuyên chở

Vận đơn đường biển là bằng chứng về hợp đồng chuyên chở giữa người gửi hàng và người chuyên chở. Vận đơn đường biển chỉ là bằng chứng mà không phải là hợp đồng chuyên chở. Trên vận đơn chỉ có một chữ ký của người chuyên chở, trong khi hợp đồng phải có hai chữ ký của hai bên đối tác.

– Chứng từ sở hữu hàng hóa

Chứng từ sở hữu hàng hóa được hiểu là người nào nắm giữ vận đơn chứng từ gốc thì người đó có quyền sở hữu hàng hóa ghi trên vận đơn. Được hiểu ai là người nắm chứng từ này sẽ có quyền yêu cầu người chuyên chở phải giao hàng cho mình tại nơi khi xuất trình vận đơn gốc, người giao hàng chỉ thực nghĩa vụ giao hàng khi người nào đang giữ chứng từ hàng hóa gốc hợp pháp.

– Nội dung vận đơn đường biển

Đây được hiểu là chứng từ dùng trong những giao dịch bằng đường biển, loại vận đơn này sẽ gồm hai mặt. Mặt phía trước sẽ bao gồm các ô, các cột in sẵn các tiêu đề được để trống. Những ô cột này chỉ được điền thông tin khi người lập đơn tiến hành lập phiếu cho khách hàng. Bên cạnh đó, trên mặt trước của vận đơn còn có thêm một số nội dung như điều khoản chứng nhận của người chuyên chở là đã nhận hàng, điều kiện nhận hàng tại cảng đích. Mặt sau vận đơn gốc in các điều khoản và điều kiện quy định các nội dung phù hợp ví dụ như chuyên chở của hãng tàu và có thể là để trống.

Những điều khoản và điều kiện chuyên chở nhìn chung được chuẩn hóa và được điều chỉnh bởi các Công ước quốc tế về vận tải biển, do đó các bên tham gia thường quan tâm tới mặt trước của vận đơn.

– Phân loại vận đơn đường biển

Vận đơn đường biển đa dạng và phong phú về nội dung và hình thức, được sử dụng vào nhiều mục đích khác nhau, đặc biệt trong thanh toán quốc tế bằng L/C. Vì vậy, việc nhận biết loại vận đơn và ý nghĩa của chúng là vấn đề hết sức quan trọng.

+ Căn cứ vào tình trạng bốc xếp hàng hóa

+ Căn cứ vào phê chú trên vận đơn;

+ Căn cứ vào tính chất pháp lý về sở hữu hàng;

+ Căn cứ vào tính lưu thông;

+ Căn cứ vào phương thức thuê tàu;

+ Căn cứ vào hành trình chuyên chở;

– Vận đơn hàng không (Air Waybills – AWB)

Vận đơn hàng không là chứng từ vận chuyển hàng hóa và là bằng chứng về việc ký kết hợp đồng vận chuyển bằng máy bay, về điều kiện của hợp đồng và việc đã tiếp nhận hàng hóa để vận chuyển.

Chứng từ hàng không có thể có các tiêu đề: Air Waybill, Air Consignment Note, House Air Waybill, Air Transport Document…

Trong tất cả các phương tiện vận chuyển thì vận chuyển hàng không được xem là phương tiện vận chuyển nhanh nhất từ trước đến nay và hàng hóa thường được đến trước chứng từ, do chứng từ phải được xử lý quan hệ thống ngân hàng và bưu điện. Chính vì vậy, khác với những loại vận đơn khác như vận đơn bằng đường biển, vận đơn hàng không chỉ có hai chức năng là biên lai nhận hàng của hãng hàng không không được ký phát cho người gửi hàng và đồng thời là chuyên chở giữa hãng hàng không và chủ hàng. Lưu ý: Vạn đơn hàng không được xem là chứng từ sở hữu hàng hóa, vì vậy không chuyển nhượng được bằng hình ký hậu thông thường, và không thể dùng vận đơn để nhận hàng tại sân bay đến. Hàng hóa sẽ được giao cho người nhận hàng khi người này chứng minh được mình là người nhận hàng hợp pháp.

– Vận đơn vận tải đa phương

Vận đơn vận tải đa phương thức là là chứng từ vận chuyển hàng hóa theo ít nhất hai phương thức vận tải, có tên gọi Multimodal Transport, Combined Transport, hoặc Inter–Modal Transport.

– Chứng từ vận tải đường sắt, đường bộ, đường sông

Chứng từ vận tải đường sắt, đường bộ hay đường sông được sử dụng trong thương mại giữa các quốc gia có chung biên giới, do việc vận tải bằng tàu hỏa, xe tải, ca nô, xà lan rất phổ biến vì nhanh chóng và thuận tiện. Hàng hóa được vận chuyển bằng phương tiện nào thì người chuyên chở phải có trách nhiệm cấp chứng từ vận tải phù hợp cho người gửi hàng.

3. Chứng từ bảo hiểm trong thanh toán quốc tế:

– Khái niệm và vai trò                                       

Chứng từ bảo hiểm: là chứng từ do người bảo hiểm ký phát, cam kết bồi thường cho người được bảo hiểm.

– Phân loại chứng từ bảo hiểm

Khi nhà xuất khẩu bán hàng một cách thường xuyên, thường ký hợp đồng bảo hiểm bao. Hợp đồng bảo hiểm bao (Open policy) là hợp đồng bảo hiểm cho tất cả các lô hàng xuất khẩu tại bất kỳ thời điểm nào trong một thời hạn nhất định (thường là một năm) . Mỗi lần giao hàng, nhà xuất khẩu lập tờ khai về các chi tiết liên quan tới lô hàng và trả phí bảo hiểm. Trên cơ sở tờ khai, công ty bảo hiểm sẽ phát hành một Giấy chứng nhận bảo hiểm (Chứng thư bảo hiểm – Insurance Certificate) hoặc công ty bảo hiểm ký xác nhận vào tờ khai và giao cho khách hàng. Ưu điểm của hệ thống bảo hiểm bao là tránh được việc phải thỏa thuận lại các điều kiện về bảo hiểm đối với mỗi lần giao hàng và tránh được việc phải phát hành một hợp đồng bảo hiểm riêng biệt cho từng chuyến hàng với chi phí rất cao.

– Sử dụng chứng từ bảo hiểm

Lưu ý khi sử dụng chứng từ bảo hiểm:

Trong thương mại quốc tế, người mua bảo hiểm có thể khác với người thụ hưởng. Ví dụ, người xuất khẩu mua bảo hiểm, người được bảo hiểm là người nhập khẩu. Vì vậy, chứng từ bảo hiểm phải được lập với điều khoản chuyển nhượng. Nếu tổn thất xảy ra, người xuất khẩu phải ký hậu chuyển nhượng quyền thụ hưởng cho người nhập khẩu. Nếu không có điều khoản chuyển nhượng, khi tổn thất xảy ra, người nhập khẩu không thể khiếu nại đòi bồi thường, phải nhờ người xuất khẩu (người được bảo hiểm) đòi bồi thường. Nếu nhà xuất khẩu không thiện chí thì khả năng nhà nhập khẩu đòi được tiền bồi thường là rất thấp.

4. Hóa đơn thương mại trong thanh toán quốc tế:

Hóa đơn thương mại là chứng từ cơ bản trong các chứng t ừ hàng hóa, do người bán lập xuất trình cho người mua sau khi gửi hàng đi, nhằm yêu cầu người mua trả tiền.

 Một, chức năng cơ bản của hóa đơn thương mại:

Là cơ sở cho việc tính thuế xuất nhập khẩu và tính số tiền bảo hiểm.

Là công cụ tài trợ cho hoạt động xuất nhập khẩu: khi hóa đơn đã được chấp nhận trả tiền.

Là căn cứ để đối chiếu và theo dõi việc thực hiện hợp đồng thương mại.

Hai, phân loại hóa đơn thương mại

Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice): nghe tên chúng ta đã được biết đây là hóa đơn mang tính tạm thời , mục đích dùng trong việc thanh toán sơ bộ tiền hàng trong các trường hợp hàng hóa được giao nhưng  nhưng giá mới là giá tạm tính, giá chính thức phụ thuộc vào số lượng cũng như chất lượng của hàng hóa tại cảng đích; hàng được giao làm nhiều lần và mỗi lần chỉ thanh toán 1 phần nhất định, khi giao hết hàng mới thanh toán dứt khoát.

Hóa đơn chính thức (Final Invoice): dùng để thanh toán dứt khoát tiền hàng.

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)

– C/O là chứng từ do nhà s ản xuất hoặc do cơ quan thẩm quyền, thường là phòng thương mại hoặ c Bộ thươ ng mại cấp để xác định nơi sản xuất hoặc khai thác ra hàng hóa.

– C/O có nhiều loại: Form A, Form B, Form O, Form X, Form T, Form D….

Form B: được áp dụng cho hàng hóa xuất khẩu theo yêu cầu của nhà nhập khẩu.

Form O: dùng cho mặt hàng cà phê xuất khẩu sang những quốc gia thuộc Hiệp hội Cà phê Quốc tế (ICO), để nhận được ưu đãi của hiệp hội này.

Form X: được lập riêng cho mặt hàng cà phê xuất khẩu qua các nước không thuộc Hiệp hội Cà phê Quốc tế.

Form T: dùng cho hàng may mặc và dệt xuất khẩu sang thị trường EU.

Form D: dùng cho hàng hóa của Việt Nam xuất khẩu sang các nước thành viên ASEAN để hưởng các ưu đãi theo Hiệp định về chương trình ưu đãi thuế quan có hiệu lực chung (CEPT) để thành lập khu vực thương mại tự do AFTA.

– Để có thể được miễn giảm thuế, C/O phải hội đủ các điều kiện sau:

+ Hàng hóa nằm trong danh mục cắt giảm thuế ở cả nước xuất khẩu và nước nhập khẩu. C/O phải được lập theo đúng mẫu.

+ C/O phải do cơ quan có thẩm quyền nước xuất khẩu cấp. Ví dụ, ở Việt Nam, C/O form D phải do Bộ Thương mại và các Ban quản lý Khu công nghiệp và Khu chế xuất được Bộ Thương mại ủy quyền cấp.

Như vậy, trong số các chứng từ vận tải, vận đơn đường biển có vai trò nổi bật bởi chức năng sở hữu hàng hóa và chuyên chở bằng đường biển chiếm tới 80% khối lượng vận chuyển hàng hóa quốc tế.