Chứng từ- một thuật ngữ đã quá quen thuộc với cuộc sống hằng ngày của chúng ta. Bởi lẽ, khi thực hiện một giao dịch hay mua bán một sản phẩm hay dịch vụ nào đó với một tổ chức chúng ta sẽ thường hay thấy các bạn nhân viên bán hàng hay đưa một mảnh giấy ghi rõ nội dung, số tiền cần thanh toán. Vậy, chứng từ là gì?
Mục lục bài viết
1. Chứng từ là gì?
Chứng từ là các văn bản giấy tờ ghi lại nội dung của một sự kiện giao dịch, một nghiệp vụ phát sinh. Chứng từ hợp lệ là các văn bản ghi lại nội dung giao dịch phát sinh phải đảm bảo:
– Tính pháp lý: ví dụ như các bên tham gia vào giao dịch phải ký xác nhận để nếu có xảy ra tranh chấp giữa các bên thì đây sẽ là bằng chứng, là cơ sở để phân xử đúng sai mà các bên không thể chối cãi được
– Đảm bảo tính pháp luật: tuân thủ theo đúng các quy định của Nhà nước, kể cả về mặt hình thức
– Đảm bảo tính trung thực: sự kiện ghi lại phải là có thực, không được bịa đặt – Tính rõ ràng: đầy đủ nội dung, cụ thể, dể hiểu, không đa nghĩa Tuỳ theo từng nghiệp vụ phát sinh khác nhau mà có các chứng từ khác nhau. Có thể chỉ một văn bản chứng từ cũng là đầy đủ cho một nghiệp vụ, và cũng có những nghiệp vụ phải có nhiều loại văn bản chứng từ đi cùng với nhau mới tạo thành một bộ chứng từ đầy đủ.
Chứng từ nghĩa là một hối phiếu, một yêu cầu trả tiền, chứng từ về quyền sở hữu, chứng khoán, đầu tư, hóa đơn, chứng thực vi phạm hoặc bất kỳ bằng chứng nào của dữ kiện, luật, quyền hoặc ý kiến mà khi xuất trình chúng (bằng giấy tờ hoặc phương tiện điện tử)
2. Khái niệm chứng từ kế toán:
Theo quy định của Luật Kế toán thì chứng từ kế toán được hiểu là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Dựa theo những loại chứng từ kế toán này mà doanh nghiệp và cơ quan nhà nước có thể thuận tiện cho quá trình quản lý cũng như theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh của công ty mình. Cơ quan thuế có thể kiểm tra và yêu cầu doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ thuế đối với nhà nước.
Chính vì vậy, chứng từ kế toán có vai trò rất quan trọng và cần thiết trong hoạt động kinh tế.
3. Nội dung của một bản chứng từ kế toán:
Hiện nay theo quy định của Luật Kế toán thì một chứng từ kế toán sẽ phải có đầy đủ các nội dung chủ yếu sau đây:
- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
- Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
- Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;
- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
Ngoài ra, người lập chứng từ có thể dựa vào tình hình thực tế của doanh nghiệp và đối tác, khách hàng mà có thể bổ sung thêm một số thông tin cần thiết và mang tính pháp lý chặt chẽ hơn.
Ví dụ người lập chứng từ có thể bổ sung một số thông tin như sau:
- Thời gian bảo hành sản phẩm, máy móc hay thiết bị…
- Phương thức thanh toán bằng tiền mặt hoặc qua tài khoản ngân hàng, internet banking, ứng dụng momo…
- Giai đoạn thực hiện thanh toán theo hợp đồng, thỏa thuận…
- Quan hệ của chứng từ đối với các loại chứng từ khác, sổ sách kế toán, tài khoản.
- Định mức nghiệp vụ hoặc quy mô kế hoạch.
4. Phân loại và nội dung của các loại chứng từ kế toán:
– Các chứng từ kế toán có thể được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau tùy theo yêu cầu thông tin của quản lý và hạch toán kế toán.
– Việc phân loại chứng từ kế toán được khái quát theo bảng:
| Tiêu thức phân loại | Kết quả phân loại | |||||||||
| Công dụng của chứng từ | Chứng từ mệnh lệnh: lệnh chi, lệnh xuất kho | Chứng từ thực hiện: hóa đơn, phiếu chi, | Chứng từ thủ tục kế toán: bảng kê chứng từ, chứng từ ghi sổ.. | Chứng từ liên hợp: hóa đơn kiêm phiếu xuất, phiếu xuất kiêm vận chuyển nội bộ,… | ||||||
| Địa điểm lập chứng từ | Chứng từ bên trong: bảng thanh toán lương, phiếu báo làm thêm giờ, biên bản kiểm kê,… | Chứng từ bên ngoài: các chứng từ ngân hàng, hóa đơn nhận người bán,.. | ||||||||
| Mức độ khái quát của chứng từ | Chứng từ tổng hợp… | Chứng từ ban đầu: chứng từ trực tiếp, chứng từ gốc,.. | ||||||||
| Số lần ghi trên chứng từ | Chứng từ ghi nhiều lần | Chứng từ ghi 1 lần | ||||||||
| Nội dung nghiệp vụ kinh tế | Chứng từ về TSCĐ | Chứng từ về tiền | Chứng từ về tiền lương | Chứng từ về vật tư | Chứng từ về tiêu thụ | Chứng từ thanh toán với ngân sách | … | |||
| Tính cấp bách của nghiệp vụ | Chứng từ báo động | Chứng từ bình thường | ||||||||
5. Các loại chứng từ cơ bản hiện nay:
Thứ nhất, các loại chứng từ kế tiền liên quan đến tiền
+ Phiếu thu tiền:
Là chứng từ ghi nhận việc thu tiền từ các dịch vụ bán hàng hoá, bán thành phẩm mà khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt.
+ Phiếu chi tiền:
Là chứng từ ghi nhận việc chi tiền để mua hàng hoá, nguyên vật liệu, dịch vụ đã thanh toán ngay cho nhà cung cấp bằng tiền mặt.
+ Séc tiền mặt:
Là chứng từ trong trường hợp công ty phát hành séc cho nhân viên đi rút tiền từ tài khoản ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt.
+ Uỷ nhiệm chi:
Là chứng từ trong trường hợp thanh toán tiền cho nhà cung cấp bằng chuyển khoản. Uỷ nhiệm chi là căn cứ chứng minh việc giao dịch thanh toán cho nhà cung cấp đã hoàn thành. Do vậy khi viết giấy uỷ nhiệm chi phải viết chính xác các thông tin của đơn vị mình và của nhà cung cấp.
+ Nộp tiền vào tài khoản:
Là chứng từ thể hiện các nội dung như khách hàng chuyển tiền vào tài khoản để thanh toán tiền mua hàng cho công ty chúng ta. Nộp tiền mặt vào tài khoản ngân hàng. Hoặc tiền lãi tiền gửi hàng tháng.
+ Chuyển tiền nội bộ:
Là chứng từ ghi nhận việc chuyển tiền từ tài khoản tiền gửi bằng VND sang tài khoản ngoại tệ. Để thanh toán cho nhà cung cấp hoặc ngược lại
+ Tiền đang chuyển:
Là chứng từ thể hiện nội dung tiền đang chuyển chưa vào tài khoản nhà cung cấp
Thứ hai, chứng từ liên quan đến hoá đơn
+ Hoá đơn bán hàng:
Là căn cứ ghi nhận việc chuyển giao sản phẩm, hàng hoá hoàn thành, được ghi nhận vào doanh thu
+ Hoá đơn mua hàng:
Là căn cứ ghi nhận việc mua các sản phẩm hàng hoá dịch vụ
+ Hàng bán trả lại:
Là chứng từ kèm hoá đơn khách hàng trả lại hàng trong trường hợp hàng bán rồi nhưng bị khách hàng trả lại.
+ Hàng mua trả lại hàng:
Là chứng từ kèm theo hoá đơn đầu ra ghi nhận việc mua hàng rồi trả lại nhà cung cấp
+ Tổng hợp hoá đơn bán lẻ:
Là các chứng từ tổng hợp các hoá đơn bán lẻ kẹp cùng hoá đơn bán hàng. Có chữ ký giữa người bán và người mua
Thứ ba, các loại chứng từ liên quan đến vật tư, hàng hoá
+ Phiếu nhập kho:
Là chứng từ ghi nhận việc nhập kho nguyên vật liệu từ hoá đơn mua nguyên vật liệu, nhập kho hàng hoá từ hoá đơn mua hàng hoá, nhập kho thành phẩm. Căn cứ vào biên bản nghiệm thu hoàn thành quy trình sản xuất sản phẩm
+ Phiếu xuất kho:
Là chứng từ ghi nhận việc xuất kho NVL. Để sản xuất thành phẩm, xuất kho hàng hoá bán ra. Căn cứ trên hoá đơn bán hàng hoá, xuất kho thành phẩm để bán cho khách hàng
+ Chuyển kho:
Là chứng từ liên quan tới việc chuyển kho vật tư thành kho hàng hoá để xuất bán. Hoặc ngược lại chuyển kho hàng hoá thành kho vật tư để đưa vào quá trình sản xuất.
Thứ tư, chứng từ liên quan đến tài sản cố định và công cụ dụng cụ
+ Chứng từ ghi tăng tài sản cố định:
Là chứng từ thể hiện nội dung mua tài sản cố định có giá trị từ 30 triệu đồng trở lên. Xem thêm bài tài sản cố định là gì
+ Chứng từ ghi giảm tài sản cố định:
Là chứng từ thể hiện nội dung ghi giảm trong trường hợp thanh lý, nhượng bán TSCĐ. Hoặc trường hợp hạch toán chuyển tài sản cố định thành công cụ dụng cụ.
+ Điều chỉnh tài sản cố định:
Là chứng từ phản ánh việc điều chỉnh tăng giá trị tài sản cố định
+ Chứng từ khấu hao TSCĐ:
Là chứng từ vào cuối tháng kế toán trích khấu hao TSCĐ. Tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Hoặc chi phí sản xuất. Nếu tài sản đó trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất
+ Chứng từ ghi tăng CCDC:
Là chứng từ kèm theo hoá đơn mua mới CDCD
+ Chứng từ ghi giảm CCDC:
Là chứng từ phát sinh trong trường hợp báo hỏng CCDC.
+ Chứng từ phân bổ CCDC:
Là chứng từ vào cuối tháng kế toán tính phân bổ CCDC tính vào chi phí SXKD. Hoặc chi phí quản lý doanh nghiệp.
+ Báo hỏng, báo mất công cụ dụng cụ: Là chứng từ ghi nhận việc báo hỏng, báo mất công cụ
Thứ năm, các loại chứng từ kế toán liên quan khác
+ Chứng từ nghiệp vụ khác:
Phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ trích lương phải trả cho nhân viên các bộ phận. Trích các loại BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN. Trích tiền thuế môn bài phải nộp. Trích tiền thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp hàng quý. Và xác định lại chênh lệch thuế TNDN cuối năm phải nộp thêm.
+ Chừng từ ghi đồng thời:
Là chứng từ sinh ra khi hạch toán các bút toán về ngoại tệ. Ví dụ như việc mua ngoại tệ các loại.
Sau khi sắp xếp và hạch toán xong các chứng từ trên. Kế toán cần biết cách đánh số chứng từ kế toán sao cho khoa học, hợp lý và đúng nguyên tắc.
