Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì? Mẫu chứng từ và cách ghi?

1. Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là gì?

– Thuế thu nhập cá nhân theo quy định của pháp luật về thuế được hiểu là loại thuế mà nhà nước sử dụng để điều tiết một phần thu nhập của các cá nhân vào ngân sách nhà nước với mục đích tạo nguồn thu cho ngân sách nhà nước và thực hiện công bằng xã hội.

– Khái niệm Khấu trừ thuế: Khấu trừ thuế được hiểu là việc tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện tính trừ số thuế phải nộp (số thuế này là nghĩa vụ phải nộp, cách tính thuế phụ thuộc vào loại thuế và cách tính thuế theo quy định của pháp luật) vào thu nhập của người nộp thuế trước khi trả thu nhập. Khấu trừ thuế là việc bắt buộc đối với các cá nhân, tổ chức phải nộp thuế và phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Nhưng cần lưu ý đối với trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.

– Chứng từ thuế thu nhập cá nhân là văn bản được ban hành theo quy định pháp luật, dùng trong việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

2. Mục đích của chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân:

– Chứng từ thuế thu nhập cá nhân là biểu mẫu được ban hành và sử dụng với mục đích điền các thông tin của bên trả thu nhập cũng như thông tin của bên nhận thu nhập, thông tin về khoản thuế được khấu trừ để tiến hành khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đối với phần thu nhập được tính thuế.

– Đối tượng và điều kiện áp dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được quy định tại Điều 1Thông tư 37/2010/TT-BTC hướng dẫn về phát hành, sử dụng, quản lý chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tự in trên máy tính do Bộ Tài chính ban hành: cụ thể đối tượng sử dụng chứng từ này là: Tổ chức trả các khoản thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân có khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, có đủ các điều kiện sau đây được tự in chứng từ khấu trừ để cấp cho cá nhân bị khấu trừ thuế:

+ Có tư cách pháp nhân theo quy định của pháp luật: tư cách pháp nhân được quy định theo Bộ luật dân sự 2015, theo đó pháp nhân cần đáp ứng các điều kiện về năng lực, trụ sở, và độc lập về tài chính.

+ Đã đăng ký thuế và có mã số thuế: những cơ sở kinh doanh cần phải đăng ký kinh doanh đồng thời đăng ký thuế theo quy định của pháp luật về thuế để đảm bảo thực hiện các nghĩa vụ về thuế.

+ Có trang thiết bị máy tính và phần mềm bảo vệ: yêu cầu này nhằm đảm bảo tổ chức trả các khoản thu nhập có thể tự in các chứng từ và đồng bộ các dữ liệu theo quy định.

+ Trong thời gian 01 năm trở về trước không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế từ 02 lần trở lên.

– Trách nhiệm của cơ quan thuế đối với chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân như sau:

Theo quy định tại Điều 7 Thông tư 37/2010/TT-BTC hướng dẫn về phát hành, sử dụng, quản lý chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tự in trên máy tính do Bộ Tài chính ban hành thì Cơ quan thuế các cấp phải thực hiện theo dõi quản lý tổ chức trả thu nhập sử dụng chứng từ khấu trừ tự in, cụ thể như sau:

+ Lưu giữ hồ sơ về khấu trừ thuế thu nhập cá nhân: Cơ quan thuế các cấp sau khi nhận đăng ký từ các tổ chức trả thu nhập thì sẽ có trách nhiệm đăng ký tự in chứng từ khấu trừ của các tổ chức trả thu nhập. Sau khi tiến hành chấp thuận việc đăng ký thì cơ quan thuế các cấp phải có công văn chấp thuận việc đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ của cơ quan thuế.

+ Trong quá trình cho phép tổ chức trả thu nhập thực hiện sử dụng chứng từ khấu trừ thuế tự in thì cơ quan thuế các cấp sẽ thực hiện huỷ bỏ hiệu lực việc chấp thuận sử dụng chứng từ khấu trừ khi phát hiện tổ chức trả thu nhập đưa chứng từ khấu trừ ra sử dụng nhưng có sai phạm về thuế theo quy định của luật thuế và các văn bản liên quan.

+ Ngoài hai nhiệm vụ trên thì cơ quan thuế các cấp còn có trách nhiệm thực hiện kiểm tra, đối chiếu số thuế đã khấu trừ trên chứng từ khấu trừ thuế khi người nộp thuế cung cấp với các tài liệu đã thể hiện trong các tờ khai khấu trừ thuế nhằm mục đích xác thực tính chính xác của các khoản thuế, tránh việc gian lận thuế theo quy định.

Cùng với đó, các cơ quan thuế còn phải thực hiện các báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ của tổ chức trả thu nhập.

3. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN:

Mẫu số (form No):

Ký hiệu (Serial No):

Số (No):

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
———

SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence – Freedom – Happiness

TÊN TỔ CHỨC TRẢ THU NHẬP
——-

CHỨNG TỪ KHẤU TRỪ THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN

(Liên 1: Lưu)

CERTIFICATE OF PERSONAL INCOME TAX WITHHOLDING

(Original 1: For checking)

I. THÔNG TIN TỔ CHỨC TRẢ THU NHẬP (Information of the income paying organization)

[01] Tên tổ chức trả thu nhập (Name of the income paying organization): …………..

[02] Mã số thuế: (Tax identification number)

[03] Địa chỉ (Address):

[04] Điện thoại (Telephone number):

II. THÔNG TIN NGƯỜI NỘP THUẾ (Information of taxpayer)

[05] Họ và tên (Full name):………….

[06] Mã số thuế:

(Tax identification number)

[07] Quốc tịch (Nationality):…….

[08] Cá nhân cư trú (Resident individual) [09] Cá nhân không cư trú (Non-resident individual)

[10] Địa chỉ hoặc điện thoại liên hệ (Contact Address or Telephone Number): ………

Trường hợp không có mã số thuế thì ghi thông tin cá nhân theo 2 chỉ tiêu [11] & [12] dưới đây:

If Taxpayer does not have Tax identification number, please fill in 2 following items [11] & [12] :

[11] Số CMND hoặc số hộ chiếu (ID/Passport Number): …………….

[12] Nơi cấp (Place of issue):…….[13] Ngày cấp (Date of issue):………

III. THÔNG TIN THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN KHẤU TRỪ (Information of personal income tax withholding)

[14] Khoản thu nhập (Type of income): ……

[15] Thời điểm trả thu nhập (Time of income payment): tháng (month) ………… năm (year): ……….

[16] Tổng thu nhập chịu thuế phải khấu trừ (Total taxable income to be withheld): ……….

[17] Tổng thu nhập tính thuế (Total tax calculation income)

[18] Số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ (Amount of personal income tax withheld): ……………….

……, ngày (date)…… tháng (month)…… năm (year) ………

ĐẠI DIỆN TỔ CHỨCTRẢ THU NHẬP

(Income paying organization)

Ký, đóng dấu (ghi rõ họ, tên và chức vụ)

(Signature, seal, full name and designation)

4. Hướng dẫn ghi Chứng từ khấu trừ thuế TNCN:

[01] Tên tổ chức, cá nhân trả thu nhập: Ghi rõ ràng, đầy đủ bằng chữ in HOA theo Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đối với cá nhân là tên ghi trong tờ đăng ký mã số thuế hoặc chứng minh nhân dân.

[02] Mã số thuế: Ghi đầy đủ mã số thuế của tổ chức, cá nhân trả thu nhập như trên Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Thông báo mã số thuế do cơ quan thuế cấp.

[03] Địa chỉ: Ghi đúng theo địa chỉ thường trú như đã đăng ký với cơ quan thuế.

[04] Điện thoại: ghi số điện thoại để thuận tiện cho việc liên hệ giữa cơ quan thuế và người nộp thuế

[05] Họ và tên người nộp thuế: Ghi chữ in HOA theo tên trong Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu.

[06] Mã số thuế: ghi đầy đủ mã số thuế của người nộp thuế như trên Thông báo mã số thuế do cơ quan thuế cấp.

[07] Quốc tịch: khai trong trường hợp không phải quốc tịch Việt Nam

[08], [09] Đánh dấu (x) vào ô tương ứng căn cứ theo số ngày ở tại Việt Nam ghi trong hộ chiếu của người nộp thuế

[10] Ghi số địa chỉ hoặc điện thoại phục vụ cho liên hệ giữa cơ quan thuế và người nộp thuế

[11] Số chứng minh thư nhân dân (CMND): khai trong trường hợp mang quốc tịch Việt nam; Số Hộ chiếu: khai trong trường hợp không mang quốc tịch Việt nam

[12] Nơi cấp: (tỉnh/thành phố đối với số CMND); (quốc gia đối với hộ chiếu)

[13] Ngày cấp: ghi ngày được cấp trên CMND hoặc hộ chiếu

[14] Khoản thu nhập: ghi rõ loại thu nhập cá nhân nhận được như: thu nhập từ tiền lương, tiền công, từ kinh doanh, từ đầu tư vốn…

[15] Thời điểm trả thu nhập: là thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập của tháng trong năm dương lịch. Trường hợp chi trả thu nhập trong khoảng thời gian thì phải ghi từ tháng nào đến tháng nào.

Ví dụ: cơ quan trả thu nhập trả cho cá nhân thu nhập của cả năm 2015 ghi: “tháng 1 đến tháng 12”. Trường hợp chi trả thu nhập trong 3 tháng 7, 8, 9 thì ghi “tháng 7 đến tháng 9”.

[16] Tổng thu nhập chịu thuế đã trả: ghi tổng số thu nhập tổ chức, cá nhân đã trả cho cá nhân chưa có các khoản đóng góp hay giảm trừ gia cảnh.

[17] Số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ: là số thuế thu nhập mà tổ chức, cá nhân đã khấu trừ của cá nhân.

[18] Số thu nhập cá nhân còn được nhận: được xác định bằng tổng thu nhập chịu thuế mà tổ chức, cá nhân đã trả cho cá nhân.

Cơ sở pháp lý: Thông tư 37/2010/TT-BTC hướng dẫn về phát hành, sử dụng, quản lý chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tự in trên máy tính do Bộ Tài chính ban hành.