Hiện nay chúng ta thấy với sự phát triển của công nghệ và thông tin khoa học kĩ thuật thì chứng từ điện tử được ra đời sẽ thay thế cho các chứng từ truyền thống, điều này sẽ giúp cho việc quản lý các số liệu và chứng từ thuế được dễ dàng và thuận tiện hơn. Vậy chứng từ điện tử là gì?
Mục lục bài viết
1. Chứng từ điện tử là gì?
Khoản 2 Điều 3 Thông tư 19/2021/TT-BTC: “Chứng từ điện tử là thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương thức điện tử khi người nộp thuế, cơ quan thuế, cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan thực hiện giao dịch thuế điện tử”.
Khoản 5, Điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định “Chứng từ điện tử bao gồm các loại chứng từ, biên lai theo khoản 4 Điều này được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế.” Theo đó, chứng từ điện tử ba
Như vậy ta thấy rằng đối với chứng từ điện tử không thể hiện bằng bản giấy mà được hệ thống bởi các dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.
Chứng từ điện tử có giá trị pháp lý như chứng từ được lập bằng bản giấy. Chứng từ điện tử là chứng từ kế toán khi đáp ứng các điều kiện nhất định của pháp luật, được thể hiện dưới đây.
Chứng từ điện tử tiếng anh là ” Electronic vouchers”.
2. Chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử:
2.1. Các loại chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử:
Hồ sơ thuế điện tử: hồ sơ đăng ký thuế, hồ sơ khai thuế, xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ thuế, tra soát thông tin nộp thuế, thủ tục bù trừ tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa; hồ sơ hoàn thuế, hồ sơ miễn giảm thuế, miễn tiền chậm nộp; không tính tiền chậm nộp, hồ sơ khoanh tiền thuế nợ, hồ sơ xóa nợ tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt, gia hạn nộp thuế; nộp dần tiền thuế nợ và các hồ sơ, văn bản khác về thuế dưới dạng điện tử được quy định tại Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn Luật Quản lý thuế.
Chứng từ nộp ngân sách nhà nước điện tử: chứng từ nộp ngân sách nhà nước theo quy định tại Nghị định số 11/2020/NĐ-CP ngày 20/01/2020 của Chính phủ về thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực Kho bạc Nhà nước (sau đây gọi là Nghị định số 11/2020/NĐ-CP) dưới dạng điện tử, trường hợp nộp thuế qua hình thức nộp thuế điện tử của ngân hàng hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán thì chứng từ nộp ngân sách nhà nước là chứng từ giao dịch của ngân hàng hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán phải đảm bảo đủ các thông tin trên mẫu chứng từ nộp ngân sách nhà nước.
Các
Lưu ý: Các chứng từ điện tử nêu trên phải được ký điện tử theo quy định tại Điều 7 Thông tư 19/2021/TT-BTC. Trường hợp hồ sơ thuế điện tử có các tài liệu kèm theo ở dạng chứng từ giấy phải được chuyển đổi sang dạng điện tử theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử, Nghị định số 165/2018/NĐ-CP ngày 24/12/2018 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính (sau đây gọi là Nghị định số 165/2018/NĐ-CP).
2.2. Giá trị pháp lý của chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử:
+ Chứng từ điện tử có giá trị như hồ sơ, chứng từ, thông báo và các văn bản bằng giấy.
+ Chứng từ điện tử có giá trị là bản gốc nếu được thực hiện bằng một trong các biện pháp như sau:
+ Chứng từ điện tử được ký số bởi cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khỏi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan theo quy định của pháp luật chuyên ngành.
+ Hệ thống thông tin có biện pháp bảo đảm toàn vẹn chứng từ điện tử trong quá trình truyền gửi, nhận, lưu trữ trên hệ thống; ghi nhận cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đã khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan đã tham gia xử lý chứng từ điện tử và áp dụng một trong các biện pháp sau để xác thực cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan tham gia xử lý chứng từ điện tử: xác thực bằng chứng thư số, xác thực bằng sinh trắc học, xác thực từ hai yếu tố trở lên trong đó có yếu tố là mã xác thực dùng một lần hoặc mã xác thực ngẫu nhiên.
+ Biện pháp khác mà các bên tham gia giao dịch thống nhất lựa chọn, bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu, tính xác thực, tính chống chối bỏ, phù hợp với quy định của Luật giao dịch điện tử.
2.3. Lưu trữ chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử:
Việc lưu trữ chứng từ điện tử trong lĩnh vực thuế được thực hiện theo thời hạn do pháp luật quy định như đối với chứng từ giấy, phù hợp với môi trường, điều kiện lưu trữ điện tử, các quy định có liên quan của pháp luật về lưu trữ và bảo đảm các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 15 Luật Giao dịch điện tử. Trường hợp chứng từ điện tử hết thời hạn lưu trữ theo quy định nhưng có liên quan đến tính toàn vẹn về thông tin của hệ thống và các chứng từ điện tử đang lưu hành, thì phải tiếp tục được lưu trữ, cho đến khi việc hủy chứng từ điện tử hoàn toàn không ảnh hưởng đến các giao dịch điện tử khác thì mới được tiêu hủy.
3. Điều kiện để chứng từ điện tử có giá trị pháp lý:
Căn cứ theo quy định của pháp luật ban hành tại
Một là, chứng từ điện tử phải có đầy đủ nội dung cơ bản theo luật định cụ thể thì:
Xuất phát từ bản chất của chứng từ điện từ là một loại chứng từ kế toán, nên một chứng từ điện tử có giá trị pháp lý cần có đầy đủ các thông tin cơ bản quy định tại Điều 16 Luật kế toán 2015. Đó là;
– Tên và số hiệu của chứng từ;
– Ngày, tháng, năm lập chứng từ;
– Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ;
– Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ;
– Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
– Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;
– Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ.
Hai là, chứng từ điện tử đảm bảo tính bảo mật
Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định.
Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.
Ba là, chứng từ điện tử đảm bảo tính xác thực để chúng minh được chứng từ đó có đúng hay không.
Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu.
Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định trên.
Lưu ý đó là các chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.
