Chức năng là gì? Phân biệt chức năng và nhiệm vụ?

1. Chức năng là gì?

Từ điển oxford định nghĩa chức năng là mục đích thực tế hoặc tính áp dụng được thiết kế. Nói một cách đơn giản, chức năng này đề cập đến mục đích tự nhiên của một cái gì đó hoặc nhiệm vụ của một người – ví dụ, chức năng của các tĩnh mạch trong cơ thể để mang máu từ cơ thể hướng về trái tim. Ngoài ra, chức năng của một nhân viên bảo vệ là đảm bảo an ninh của một nơi.

Theo một cách giải thích đơn giản khác, chức năng là từ ghép của chức vụ và khả năng. Khi kết hợp 2 từ khóa này với nhau, bạn sẽ hiểu cơ bản là với một chức vụ, một vị trí nhất định thì sẽ có khả năng làm được những gì.

Đối với con người đóng nhiều vai trò khác nhau trong xã hội, có nhiều chức năng khác nhau. Điều tương tự áp dụng cho các tổ chức và công ty. Chẳng hạn, chức năng của một trợ lý bán hàng không giống như chức năng của trợ lý giám đốc của công ty đó. Các chức năng trong khung này nói về các nhiệm vụ được giữ bởi một vị trí nhất định. Vai trò từ thường được sử dụng đồng nghĩa với chức năng.

Như vậy, chức năng là những công việc, khả năng mà một vị trí hay một sản phẩm có thể làm được.

Ngoài ra, từ chức năng cũng được sử dụng khi nói về hoạt động của các cơ quan nhà nước, hay các cơ quan khác như trong cơ thể,…

Ví dụ:

• Các chức năng của giáo viên dạy kèm bao gồm dạy học sinh, đánh giá kiến thức của học sinh và tổ chức các bài học, v.v.
• Trong công ty, không ai biết chức năng của anh ta là gì.
• Jackson thực hiện một số chức năng quan trọng trong công ty.
• Chức năng chính của ông là cung cấp tư vấn pháp lý cho công ty.
• Chức năng của phòng Nhân sự là tuyển dụng, đào tạo, quản lý nhân sự. Vai trò của Trưởng phòng nhân sự là quản lý nhân sự,..

2. Phân biệt giữa chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn:

Để có thể hiểu được nội dung và phân biệt rõ ràng giữa chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn thì cần phân biệt như sau:

2.1. Phân biệt giữa chức năng và nhiệm vụ:

• Phân biệt thông qua ý nghĩa:

Như đã đề cập ở nội dung trên, chức năng và nhiệm vụ có mối liên kết gắn bó nhưng lại có ý nghĩa khác hẳn nhau. Chức năng là khả năng thực hiện các công việc của một vị trí nào đó, chức năng thường là tự nhiên và được sinh ra để dành cho một vị trí nào đó.

Ngược lại, nhiệm vụ là một danh sách công việc thường được giao cho một vị trí nào đó để hoàn thành. Danh sách công việc này có thể hoặc không phù hợp với chức năng của vị trí đó, nhưng thông thường sẽ được giao thông qua đặc điểm chức năng thì mới có thể hoàn thành một cách hoàn hảo nhất.

• Phân biệt thông qua sự liên quan:

Mỗi vị trí sẽ có những chức năng khác nhau, tuy nhiên một vị trí cũng sẽ có thể đảm nhiệm nhiều chức năng. Đối với nhiệm vụ, một nhiệm vụ có thể được thực hiện bởi nhiều vị trí.

• Phân biệt thông qua mục đích:

Chức năng được sinh ra một cách tự nhiên cùng với vị trí và có mục đích đánh giá vị trí đó sẽ làm được những gì. Nhiệm vụ có mục đích sinh ra để các vị trí hoàn thành, đảm bảo làm tròn chức năng của chính mình.

Ngoài ra, điểm giống nhau giữa chức năng và nhiệm vụ còn được hiểu như sau:

Chức năng và nhiệm vụ bổ trợ cho nhau trong quá trình công tác, làm việc.

Có thể thấy mặc dù là hai khái niệm khác nhau, tuy nhiên sự liên kết của chức năng và nhiệm vụ là không thể tách rời. Chính vì vậy, chức năng và nhiệm vụ có rất nhiều điểm giống nhau như sau:

• Mục đích bổ trợ lẫn nhau, đặc biệt là việc giao nhiệm vụ giúp vị trí hoàn thành tốt chức năng của mình.
• Cách thức vận hành gần giống nhau, khi được giao nhiệm vụ là một danh sách công việc thì vị trí đó sẽ hoàn thành dựa theo danh sách công việc mà chức năng đã nêu sẵn.
• Một vị trí có thể có nhiều chức năng cũng như nhận nhiều nhiệm vụ khác nhau.

2.2. Phân biệt giữa quyền hạn và trách nhiệm:

Quyền hạn chính là có quyền trong một giới hạn nhất định, và giới hạn càng rộng, quyền lực càng lớn thì trách nhiệm lại càng nhiều.

Trách nhiệm là những công việc mà khi sở hữu quyền hạn, bạn phải đảm bảo chúng được tiến hành trơn tru và hoàn thành, nếu không sẽ phải chịu các hậu quả như xử phạt.

Có thể thấy, hai khái niệm này luôn luôn đi liền và tương hỗ, bổ trợ cho nhau.

3. Vai trò là gì?

Vai trò là một phân vai  mà một chủ thể nào đó được đóng vai trong một hoàn cảnh cụ thể, trong khi chức năng là mục đích tự nhiên của một cái gì đó hoặc nghĩa vụ của một ai đó.

Một cá nhân có thể thực hiện các vai trò khác nhau trong các hoàn cảnh khác nhau và mỗi vai trò liên quan đến một bộ chức năng và trách nhiệm khác nhau, trong khi ở chức năng, mỗi vai trò có các chức năng khác nhau liên quan đến nó.

Trong công việc, vai trò của một nhân viên được đóng vai bởi một số cá nhân. Tuy nhiên, các vai trò khác nhau được liên kết với các chức năng, trách nhiệm và nhiệm vụ khác nhau. Chẳng hạn như vai trò của người mẹ bao gồm trách nhiệm bảo vệ con mình khỏi mọi tổn hại trong khi vai trò của đứa trẻ bao gồm nghĩa vụ tôn trọng cha mẹ.

Trong một môi trường chuyên nghiệp, vai trò cũng có thể thảo luận về vị trí chuyên nghiệp của một người hoặc phân vai do một người đóng. Ví dụ, vai trò của giáo viên có thể bao gồm kỷ luật, người hòa giải học tập, người tổ chức các bài học, tâm sự với học sinh, v.v. Các chức năng và nhiệm vụ của nghề nghiệp cũng được liên kết với từ ‘vai trò’ cụ thể này, nghĩa là gì làm trong khả năng chuyên nghiệp của mình ở vị trí đó của mình. Chẳng hạn như vai trò của bác sĩ, liên quan đến việc xác định tình trạng y tế khác nhau và điều trị bệnh nhân

Vai trò là một tình huống mà người ta có được nhờ đặc trưng của nó; mặt khác, chức năng là hành động mà một vai trò đóng vai.

Ví dụ: Một giáo viên đóng vai trò trung gian, người tổ chức, người hướng dẫn, người tâm sự, v.v.; ngược lại, các chức năng của giáo viên dạy kèm bao gồm dạy học sinh, đánh giá kiến thức của học sinh và tổ chức các bài học, v.v.

4. Phân biệt giữa vai trò và chức năng:

5. Các yếu tố ảnh hưởng đến sự phát triển của vai trò:

Ảnh hưởng xã hội: Sự sắp xếp xã hội thường hình thành nên các cá nhân vào những vai trò nhất định, vai trò của họ được xây dựng dựa trên các tình huống xã hội mà họ chọn để trải nghiệm. Cha mẹ đăng ký cho con cái của họ trong các chương trình giáo dục nghề nghiệp ở độ tuổi trẻ thiếu niên làm tăng cơ hội trẻ sẽ theo vai trò của nghề nghiệp đó.

Di truyền: Mọi người chấp nhận vai trò đến với họ một cách tự nhiên. Những người có khả năng vận đọng thường chấp nhận vai trò của các vận động viên. Những người có thiên tài suy luận và kiến ​​thức thường xử lý các vai trò dành cho giáo dục và nhà khoa học. Cuộc thảo luận này không có nghĩa là mọi người chỉ phải chọn một con đường; mỗi cá nhân có thể trải nghiệm sự xuất hiện trở lại trong nhiều vai trò.

Ảnh hưởng văn hóa: Các nền văn hóa khác nhau đặt đạo đức khác nhau vào các vai trò nhất định được thiết lập dựa trên lối sống. Ví dụ, các cầu thủ bóng đá được coi là cao hơn ở các nước châu Âu nơi bóng đá rất phổ biến so với ở Hoa Kỳ, nơi bóng đá ít phổ biến hơn.

Ảnh hưởng của tình huống: Vai trò có thể được chuyển đổi hoặc tạo ra dựa trên tình huống mà một người được đưa ra ngoài tầm ảnh hưởng của họ.

Ví dụ:

• Một giáo viên đóng vai trò trung gian, người tổ chức, người hướng dẫn, người tâm sự, v.v.
• Vai trò của cảnh sát là đảm bảo luật pháp được tuân thủ.

Như vậy, việc phân biệt rõ ràng các khái niệm chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn đi kèm là vô cùng cần thiết đối với mỗi người. Không chỉ trong doanh nghiệp mà còn đối với cán bộ viên chức trong bộ máy nhà nước. Chỉ khi phân biệt được rạch ròi các khái niệm này trên bản mô tả công việc của từng vị trí. Thì mỗi người mới có thể hoàn thành công việc của mình. Góp phần cho mọi thứ hoạt động nhịp nhàng, trơn tru trong doanh nghiệp hoặc bộ máy nhà nước.