Cho mượn địa chỉ nhà để làm trụ sở công ty có hợp pháp?

1. Quy định về điều kiện làm trụ sở chính của công ty: 

Trụ sở chính của doanh nghiệp, công ty chính là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có ý nghĩa quan trọng không chỉ đối với chính doanh nghiệp mà còn đối với các đối tác, bạn hàng. Việc lựa chọn trụ sở chính của doanh nghiệp về nguyên tắc do chủ doanh nghiệp quyết định, tuy nhiên dưới góc độ pháp luật, thì trụ sở chính của doanh nghiệp phải thỏa mãn các yêu cầu tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, theo đó, trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có). Nhìn chung, quy định về đặt trụ sở chính của doanh nghiệp góp phần đảm bảo ổn định hoạt động của doanh nghiệp cũng như đáp ứng nhu cầu về quản lý doanh nghiệp của Nhà nước. Thực tế việc lựa chọn đặt trụ sở chính được các doanh nghiệp rất chú trọng và quan tâm, bởi việc đặt trụ sở không chỉ ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của doanh nghiệp mà còn liên quan đến các yếu tố pháp lý. 

2. Cho mượn địa chỉ nhà để làm trụ sở công ty có hợp pháp không?

Nhìn chung thì theo quy định của pháp luật hiện nay, không có quy định nào hạn chế mục đích sử dụng của nhà, vì vậy cho nên các chủ thể có nhà hoàn toàn có thể cho người khác mượn địa chỉ nhà của mình để làm trụ sở của công ty, tuy nhiên trong quá trình mượn địa chỉ nhà để làm trụ sở của công ty thì vẫn phải tuân thủ quy định về nghĩa vụ trong việc giữ gìn và bảo vệ tài sản mà mình được chuyển giao. Vì vậy cho nên lý do mượn nhà cần phải thỏa mãn theo quy định của pháp luật, các bên hoàn toàn có quyền tự do thỏa thuận mục đích trong quá trình mượn địa chỉ nhà miễn sao không vi phạm quy định của pháp luật và phù hợp với ý chí, nguyện vọng của các bên, mục đích mượn địa chỉ nhà để làm trụ sở của công ty cũng được coi là một trong những mục đích hợp pháp, không vi phạm đạo đức xã hội. 

Ngoài ra, căn cứ theo quy định tại Điều 42 của Luật doanh nghiệp năm 2020, có ghi nhận về trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có). Việc mượn nhà làm văn phòng kinh doanh là thỏa thuận mượn tài sản theo quy định của Bộ luật Dân sự năm 2015 do đó việc chủ nhà cho mượn nhà để công ty, cá nhân làm văn phòng kinh doanh cũng không trái quy định pháp luật. Do vậy, việc thỏa thuận mượn nhà để làm địa điểm kinh doanh là hoàn toàn hợp lệ, và không trái quy định của pháp luật, nếu sự thỏa thuận này ko có vấn đề gì trái luật. Pháp luật hiện hành không cấm việc chủ thể kinh doanh được thuê, mượn địa điểm để thực hiện hoạt động kinh doanh. Bản chất của hoạt động cho mượn địa chỉ nhà để làm trụ sở công ty cũng là một hình thức giao dịch dân sự, theo đó, quyền, nghĩa vụ của các bên được điều chỉnh theo quy định tại Bộ luật Dân sự năm 2015.

Tuy nhiên, quá trình cho mượn địa chỉ nhà để làm trụ sở công ty cần phải tuân thủ theo quy định của pháp luật. Trụ sở chính của doanh nghiệp phải là nhà có đất, theo đó thì trụ sở chính của doanh nghiệp không được phép là nhà chung cư. Theo quy định của Luật Nhà ở thì nhà chung cư là nhà ở có từ hai tầng trở lên, có lối đi, cầu thang và hệ thống công trình hạ tầng sử dụng chung cho nhiều hộ gia đình, cá nhân. Nhà chung cư có phần sở hữu riêng của từng hộ gia đình, cá nhân và phần sở hữu chung của tất cả các hộ gia đình, cá nhân sử dụng nhà chung cư. Như vậy, nhà chung cư có chức năng là dùng để ở. Việc sử dụng nhà chung cư vào mục đích khác mục đích để ở sẽ bị coi là sử dụng trái mục đích. Tuy nhiên trong trường hợp trụ sở chính của công ty là nhà chung cư mà tòa nhà đó có chức năng cho thuê văn phòng thì doanh nghiệp vẫn được phép đặt trụ sở tại đó nhưng sẽ phải chứng minh chức năng cho thuê văn phòng của tòa nhà đó. Ngoài ra, cho mượn địa chỉ nhà trên danh nghĩa, thực tế công ty đó hoạt động tại một nơi khác cũng bị coi là hành vi vi phạm pháp luật. Căn cứ theo quy định tại Nghị định số 17/2022/NĐ-CP của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của các nghị định quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hóa chất và vật liệu nổ công nghiệp; điện lực, an toàn đập thủy điện, sử dụng năng lượng tiết kiệm và hiệu quả; hoạt động thương mại, sản xuất, buôn bán hàng giả, hàng cấm và vảo vệ quyền lợi người tiêu dùng; hoạt động dầu khí, kinh doanh xăng dầu và khí, doanh nghiệp kinh doanh không đúng địa điểm ghi trong giấy phép kinh doanh thì có thể bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng. 

3. Có nên cho mượn địa chỉ nhà để làm trụ sở công ty hay không? 

Hiện nay, pháp luật không nghiêm cấm hành vi cho mượn địa chỉ nhà để làm trụ sở công ty, tuy nhiên khi thực hiện hoạt động này các bên cũng cần lưu ý một số rủi ro nhất định. Có thể kể đến như sau:

– Thường xuyên nhận được thư từ, tài liệu gửi tới;

– Cơ quan quản lý (Cục thuế, Ủy ban nhân dân …) đến kiểm tra tình trạng hoạt động, gây phiền hà;

– Khi công ty nợ xấu hoặc có vấn đề, địa chỉ trụ sở sẽ là nơi những chủ nợ nhắm tới và gây hại … và một số rủi ro khác. 

Như vậy, khi cho mượn nhà để đăng ký trụ sở công ty, chủ nhà sẽ không phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về các hoạt động kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, chủ nhà có thể sẽ phải chịu một số rắc rối, phiền nhiễu trong quá trình công ty kinh doanh, hoạt động như đã phân tích ở trên. Vì vậy, các bên có thể cân nhắc đến những yếu tố này để đưa ra quyết định hợp lý.

4. Mẫu hợp đồng cho mượn nhà làm trụ sở công ty: 

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

…, ngày … tháng … năm …

HỢP ĐỒNG MƯỢN NHÀ

(v/v làm trụ sở công ty)

Căn cứ theo nhu cầu của các bên. Hôm nay, ngày … tháng … năm …, tại địa chỉ …, chúng tôi gồm:

I. BÊN CHO MƯỢN NHÀ (sau đây gọi là Bên A):

Ông (Bà): …

Sinh ngày: …

Căn cước công dân số: …

Hộ khẩu thường trú: …         

II. BÊN MƯỢN NHÀ (sau đây gọi là Bên B):

Ông (Bà): …        

Sinh ngày: …      

Căn cước công dân số: …

Hộ khẩu thường trú: …                            

Hai bên thảo thuận lập và ký hợp đồng này để thực hiện việc mượn nhà đối với các điều khoản như sau:

ĐIỀU 1: ĐỊA ĐIỂM VÀ DIỆN TÍCH NHÀ CHO MƯỢN

1.1. Bên A đồng ý cho Bên B mượn toàn bộ diện tích nhà thuộc quyền sở hữu hợp pháp của Bên A tại địa chỉ:

Nhà có đặc điểm sau: …

Diện tích: …

Giấy chứng nhận Quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất số …

1.2. Bên B đồng ý mượn của Bên A toàn bộ quyền sử dụng nhà theo mô tả nói trên.

ĐIỀU 2: MỤC ĐÍCH MƯỢN

Mục đích sử dụng nhà mượn:

– Đăng ký kinh doanh, đặt trụ sở giao dịch, văn phòng làm việc của Bên B; Tổ chức hoạt động kinh doanh theo nhu cầu của Bên B và theo quy định của pháp luật;

– Không được dung nhà để kinh doanh nhà nghỉ, khách sạn, kinh doanh nhà hang, kinh doanh karaoke, massage … và những hoạt động mà pháp luật không cho phép.

ĐIỀU 3: THỜI HẠN CHO MƯỢN

Thời hạn cho mượn nhà và quyền sử dụng đất nói trên là  … năm, bắt đầu từ ngày …

ĐIỀU 4: QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA BÊN A

4.1. Bên A có các nghĩa vụ sau đây:

– Cung cấp thông tin cần thiết về việc sử dụng nhà và khuyết tật của nhà, nếu có;

– Thanh toán cho Bên B chi phí sửa chữa, chi phí làm tăng giá trị nhà (nếu có thỏa thuận);

– Bồi thường thiệt hại cho Bên B, nếu biết nhà có khuyết tật mà không báo cho Bên B biết dẫn đến gây thiệt hại cho Bên B, trừ những khuyết tật mà Bên B biết hoặc phải biết.

4.2. Bên A có các quyền sau đây:

– Đòi lại nhà ngay sau khi hết thời hạn cho mượn, nếu Bên A có nhu cầu đột xuất và cấp bách cần sử dụng nhà cho mượn, thì được đòi lại nhà đó mặc dù Bên B chưa đạt được mục đích, nhưng phải báo trước một thời gian hợp lý là….

– Đòi lại nhà khi Bên B sử dụng không đúng mục đích, công dụng, không đúng cách thức đã thoả thuận hoặc cho người khác mượn lại mà không có sự đồng ý của Bên A;

– Đòi bồi thường thiệt hại đối với nhà do Bên B gây ra.

ĐIỀU 5: QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA BÊN B

5.1. Bên B có các nghĩa vụ sau đây:

– Giữ gìn, bảo quản nhà mượn như nhà của chính mình, không được tự ý thay đổi tình trạng nhà; nếu nhà bị hư hỏng thông thường thì phải sửa chữa;

– Không được cho người khác mượn lại, nếu không có sự đồng ý của Bên A;

– Trả lại nhà mượn đúng thời hạn;

– Bồi thường thiệt hại, nếu làm hư hỏng, mất mát nhà mượn.

5.2. Bên B có các quyền sau đây:

– Được sử dụng nhà mượn theo đúng công dụng của nhà và đúng mục đích đã thỏa thuận;

– Yêu cầu bên A phải thanh toán chi phí hợp lý về việc sửa chữa hoặc làm tăng giá trị nhà mượn, (nếu có thỏa thuận).

ĐIỀU 6: ĐIỀU KHOẢN CUỐI CÙNG

6.1. Hai bên cam kết thực hiện đúng các điều khoản đã ghi trong hợp đồng này.

6.2. Khi có tranh chấp lien quan đến hợp đồng này trước tiên hai Bên cùng nhau thương lượng để giải quyết, trong trường hợp không thể thương lượng được sẽ yêu cầu Tòa án có thẩm quyền giải quyết theo quy định của pháp luật.

6.3. Hai bên đã đọc lại, hoàn toàn nhất trí với những nội dung của hợp đồng và cùng ký tên dưới đây để làm chứng.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

– Luật Doanh nghiệp năm 2020;

– Bộ luật Dân sự năm 2015;

– Luật Đất đai năm 2013.