Chi phí hợp lý đối với công ty đặt trụ sở tại nhà giám đốc?

1. Khái niệm chi phí hợp lý:

Hiện nay, trong các văn bản quy phạm pháp luật chưa đưa ra định nghĩa cụ thể về chi phí hợp lý, tuy nhiên, có thể hiểu chi phí hợp lý là các tiêu chí để xác định các chi phí được trừ khi tính thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp. Khi hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp thường phát sinh các loại chi phí như chi phí thuê văn phòng, chi phí mua máy tính, máy in, chi phí thuê nhân viên, chi phí xăng dầu, chi phí văn phòng phẩm, và rất nhiều loại chi phí khác. Chi phí hợp lý thường được hiểu là các chi phí có thể được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế và tính thuế thu nhập doanh nghiệp, miễn là chúng đáp ứng đủ các điều kiện được quy định trong pháp luật thuế thu nhập doanh nghiệp.

2. Các điều kiện để các chi phí được xác định là chi phí hợp lý khi đặt trụ sở công ty tại nhà giám đốc:

Căn cứ khoản 1 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC ngày 18/06/2014 hướng dẫn thi hành Nghị định 218/2013/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/06/2015 hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp tại Nghị định 12/2015/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 78/2014/TT-BTC, Thông tư 119/2014/TT-BTC, Thông tư 151/2014/TT-BTC do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành, quy định về điều kiện để được xem là chi phí hợp lý bao gồm:

– Chi phí thực tế phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.

– Chi phí có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

– Chi phí phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán.

Khi mua hàng hóa hoặc dịch vụ với mỗi lần giao dịch có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên và chưa thanh toán đến thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp có thể tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Tuy nhiên, nếu thanh toán được thực hiện mà không có chứng từ thanh toán bằng tiền mặt, doanh nghiệp phải điều chỉnh giảm chi phí khi kê khai vào kỳ tính thuế phát sinh của việc thanh toán bằng tiền mặt, ngay cả khi cơ quan thuế hoặc các cơ quan chức năng đã tiến hành thanh tra, kiểm tra trong kỳ tính thuế có dấu hiệu về khoản chi phí này.

Các hóa đơn mua hàng hóa hoặc dịch vụ đã được thanh toán bằng tiền mặt trước khi Thông tư 78/2014/TT-BTC có hiệu lực thi hành không cần phải điều chỉnh lại theo quy định này.

+ Đối với trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa hoặc dịch vụ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh và nhận được hóa đơn in trực tiếp từ máy tính tiền theo quy định của pháp luật về hóa đơn, có thể sử dụng hóa đơn này cùng với chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế nếu giá trị của hóa đơn này từ 20 triệu đồng trở lên

+ Trong trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa hoặc dịch vụ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh và nhận được hóa đơn in trực tiếp từ máy tính tiền theo quy định của pháp luật về hóa đơn, nếu giá trị của hóa đơn này dưới 20 triệu đồng và đã thanh toán bằng tiền mặt, doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn này cùng với chứng từ thanh toán bằng tiền mặt để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Dựa theo quy định đã trình bày phía trên, để được xác định là chi phí hợp lý, các khoản chi cần tuân thủ các điều kiện cơ bản sau:

– Khoản chi đó phải thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

– Các khoản chi phải được chứng minh bằng hoá đơn và chứng từ hợp lệ theo quy định của pháp luật.

– Đối với các khoản chi có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên, cần phải có chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt theo quy định của pháp luật.

Như vậy, chi phí hợp lý khi đặt trụ sở công ty tại nhà giám đốc vẫn giống với quy định áp dụng cho các doanh nghiệp khác nếu đáp ứng đủ các tiêu chí nêu trên. Tùy thuộc vào việc đặt trụ trở có tốn phí thuê văn phòng hay không mà có thể xem xét đó là chi phí hợp lý. 

3. Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động có được xem là chi phí hợp lý không?

Nếu việc chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động đáp ứng các điều kiện nêu trên sẽ được xem là chi phí hợp lý và sẽ được khấu trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

Tuy nhiên nếu thuộc các trường hợp sau đây sẽ không được xem là chi phí hợp lý:

– Các khoản tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã được ghi vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, nhưng thực tế không được chi trả hoặc thiếu chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.

– Các khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động không được ghi rõ về điều kiện được hưởng và mức độ được hưởng tại một trong các tài liệu sau: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.

+ Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người nước ngoài và trong đó có ghi rõ việc trả tiền học cho con của người nước ngoài học tại Việt Nam từ mầm non đến trung học phổ thông, được xem xét như một phần của tiền lương, tiền công, với điều kiện rằng có đầy đủ hoá đơn và chứng từ theo quy định. Những khoản này sẽ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

+ Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người lao động và trong đó có ghi rõ việc trả tiền nhà cho người lao động, các khoản này được coi là một phần của tiền lương, tiền công và sẽ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp, miễn là có đầy đủ hoá đơn và chứng từ theo quy định.

+ Trong trường hợp doanh nghiệp Việt Nam ký kết hợp đồng với doanh nghiệp nước ngoài và quy định rõ ràng việc doanh nghiệp Việt Nam phải chi trả các chi phí liên quan đến chỗ ở cho các chuyên gia nước ngoài trong thời gian họ làm việc tại Việt Nam, tiền thuê nhà cho các chuyên gia nước ngoài này sẽ được coi là một phần của chi phí doanh nghiệp có thể khấu trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

– Các khoản tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng đã hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế vẫn chưa được chi trừ, trừ trường hợp doanh nghiệp đã trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề. Mức dự phòng hàng năm được doanh nghiệp quyết định, nhưng không vượt quá 17% quỹ tiền lương hiện tại.

Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả trong năm đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước mà được chi trong năm quyết toán thuế).

Việc trích lập dự phòng tiền lương cần đảm bảo rằng sau khi trích lập, doanh nghiệp không gặp phải tình trạng lỗ. Trong trường hợp doanh nghiệp bị lỗ, việc trích lập dự phòng không được vượt quá 17%.

Nếu trong 06 tháng đầu của năm sau kể từ ngày kết thúc năm tài chính, doanh nghiệp không sử dụng hoặc sử dụng không hết quỹ dự phòng tiền lương đã trích lập trong năm trước, thì doanh nghiệp phải tính giảm chi phí cho năm sau.

– Lương và tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc chủ công ty trách nhiệm hữu hạn là một cá nhân (do một người cá nhân làm chủ); thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hoặc hội đồng quản trị mà họ không tham gia trực tiếp vào việc điều hành sản xuất hoặc kinh doanh.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

– Thông tư 78/2014/TT-BTC ngày 18/06/2014 hướng dẫn thi hành Nghị định 218/2013/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban

– Thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/06/2015 hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp tại Nghị định 12/2015/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 78/2014/TT-BTC, Thông tư 119/2014/TT-BTC, Thông tư 151/2014/TT-BTC do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành

– Thông tư 25/2018/TT-BTC ngày 16/03/2018 hướng dẫn Nghị định 146/2017/NĐ-CP sửa đổi Thông tư 78/2014/TT-BTC, 111/2013/TT-BTC do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành

THAM KHẢO THÊM:

• Chi phí thuê văn phòng được tính vào chi phí hợp lý khi nào?
• Xác định thu nhập tính thuế thu nhập doanh nghiệp
• Cách ghi nhận chi phí hợp lý khi hàng hóa không có hóa đơn?