Cách viết thư, Email xin dời lịch phỏng vấn chuyên nghiệp

1. Vì sao nên viết mail xin dời lịch phỏng vấn?

Việc viết email xin dời lịch phỏng vấn không chỉ giúp bạn thông báo về tình hình của mình mà còn cho thấy sự chuyên nghiệp và trách nhiệm của bạn. Tuy nhiên, để email của bạn được chấp nhận, bạn cần lưu ý một số điểm quan trọng. Đầu tiên, bạn nên viết email ngay khi bạn biết rằng bạn không thể đến đúng lịch hẹn. Điều này giúp nhà tuyển dụng có thể sắp xếp lại lịch phỏng vấn một cách thuận tiện hơn.

Thứ hai, trong email của bạn cần trình bày rõ ràng lý do tại sao bạn không thể có mặt đúng lịch hẹn và lời xin lỗi. Bạn cũng nên đề cập đến mong muốn tiếp tục tham gia buổi phỏng vấn trong tương lai. Điều này cho thấy sự quan tâm và sự tôn trọng của bạn đối với vị trí mà bạn đang ứng tuyển.

Cuối cùng, email của bạn cần có sự lịch sự và chuyên nghiệp. Bạn nên chú ý đến ngữ pháp, kiểm tra chính tả, và sử dụng cấu trúc câu rõ ràng. Nếu bạn muốn, bạn cũng có thể đính kèm một lời xin lỗi bằng tiếng Anh, nếu nhà tuyển dụng của bạn là người nước ngoài.

Tóm lại, viết email xin dời lịch phỏng vấn là cách tốt nhất để thông báo với nhà tuyển dụng về tình hình của bạn. Với một thái độ chuyên nghiệp và lịch sự, bạn có thể giữ được mối liên lạc với nhà tuyển dụng và cho họ biết rằng bạn vẫn quan tâm đến công việc này.

2. Cách viết mail xin dời lịch phỏng vấn:

Kỹ năng viết mail là một trong những kỹ năng quan trọng đối với các nhân viên hành chính văn phòng. Việc viết mail có thể liên quan đến nhiều nội dung khác nhau, ví dụ như xin dời lịch phỏng vấn, yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật, hoặc gửi thông báo cho đồng nghiệp. Trong bất kỳ trường hợp nào, cấu trúc của một email cũng quan trọng để giúp người nhận hiểu rõ nội dung và phản hồi kịp thời.

Với email xin dời lịch phỏng vấn, cấu trúc cơ bản gồm ba phần:

– Mở đầu: Bạn nên bắt đầu email bằng cách gửi lời chào hỏi và cảm ơn đối tác của mình vì đã đọc email. Bạn cũng có thể giới thiệu bản thân và giải thích lý do gửi email.

– Nội dung chính: Trong phần này, bạn cần giải thích lý do tại sao bạn muốn dời lịch phỏng vấn và đề xuất một ngày mới thay thế. Bạn có thể giải thích lý do cá nhân, như một sự kiện đột xuất hoặc lý do sức khỏe, hoặc đơn giản chỉ là sự sắp xếp lịch trình. Ngoài ra, bạn cũng nên đề cập đến sự thông cảm và sự giúp đỡ của đối tác để giúp tạo ra một tinh thần hợp tác.

– Kết thúc mail: Cuối cùng, hãy gửi lời cảm ơn và khẳng định mong muốn được gặp đối tác của mình trong tương lai gần nhất. Nếu bạn muốn, bạn cũng có thể đề xuất một số thời điểm khác để phỏng vấn hoặc để thảo luận thêm về bất kỳ vấn đề nào khác.

Viết email là một kỹ năng quan trọng và sẽ được sử dụng thường xuyên trong công việc hành chính văn phòng. Bằng cách tuân thủ cấu trúc cơ bản và chú ý đến các chi tiết, bạn có thể tạo ra các email rõ ràng và hiệu quả để liên lạc với đồng nghiệp và đối tác của mình.

2.1. Thông báo kịp thời:

Thông báo kịp thời cho nhà tuyển dụng về thời gian phỏng vấn là bước đầu tiên cần thiết khi sắp xếp lại lịch phỏng vấn. Việc này tốn nhiều thời gian và công sức, nhưng rất quan trọng cho nhà tuyển dụng và ứng viên. Luôn tôn trọng thời gian của họ bằng cách thông báo trước và cho phép họ chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn tiếp theo.

2.2. Nêu rõ lý do:

Khi gửi email thay đổi lịch phỏng vấn, bạn nên giải thích rõ ràng và chi tiết lý do tại sao bạn cần dời lịch. Ngoài việc giúp người quản lý tuyển dụng hiểu hoàn cảnh của bạn, việc cung cấp thông tin cụ thể về lý do cũng giúp tăng tính minh bạch và độ tin cậy của bạn trong mắt người liên hệ. Điều quan trọng là bạn không nên tỏ ra mơ hồ hay giấu giếm thông tin, bởi điều này có thể khiến người quản lý tuyển dụng hoặc người liên hệ của bạn thiếu sự tin tưởng và khả năng hợp tác. Tuy nhiên, bạn cũng không cần phải chia sẻ quá nhiều chi tiết về hoàn cảnh của mình, đặc biệt nếu đó là những chuyện riêng tư.

Nếu lý do của bạn liên quan đến sức khỏe hoặc các vấn đề cá nhân, bạn có thể nói một cách tế nhị và lịch sự rằng bạn cần phải dời lịch phỏng vấn để giải quyết các vấn đề này. Nếu lý do của bạn liên quan đến công việc hiện tại, bạn có thể giải thích rõ ràng rằng bạn cần thêm thời gian để hoàn thành một dự án quan trọng hoặc phải hoàn tất một số nhiệm vụ trước khi có thể tham gia cuộc phỏng vấn. Nếu lý do của bạn là do sự kiện bất khả kháng như thời tiết xấu hay giao thông tắc nghẽn, bạn có thể đề cập đến những yếu tố này và xin lỗi vì sự bất tiện gây ra.

Tóm lại, việc cung cấp lý do chi tiết và trung thực sẽ giúp tăng khả năng người liên hệ của bạn sẽ đồng ý dời lịch phỏng vấn và sắp xếp lại thời gian phù hợp. Hãy nhớ rằng sự chuyên nghiệp và lịch sự trong cách thức giải quyết vấn đề luôn là điều cần thiết trong môi trường công việc.

2.3. Đề xuất một ngày thay thế:

Cách viết thư dời lịch phỏng vấn chuyên nghiệp có thể được mở rộng để bao gồm các chi tiết thêm về việc lên lịch và việc hẹn giờ phỏng vấn cho vai trò này. Bạn có thể bắt đầu bằng cách ghi đầy đủ thông tin của bạn, bao gồm tên và địa chỉ email của bạn. Sau đó, bạn có thể đề xuất một số ngày và thời gian phù hợp với lịch trình của bạn, và đưa ra một số tùy chọn trong trường hợp liên hệ của bạn không có sẵn. Nếu bạn không có sẵn vào một số ngày hoặc thời gian nhất định, hãy thông báo cho người quản lý tuyển dụng để tránh phải từ chối đề xuất của họ hoặc sắp xếp lại lịch trình một lần nữa. Bằng cách đề xuất một ngày và giờ mới trong email của bạn, bạn có thể thể hiện sự hào hứng của mình về cơ hội phỏng vấn cho vai trò này và quyết tâm của bạn trong việc lên lịch lại vào thời điểm khác. Tuy nhiên, hãy nhớ làm điều này một cách lịch sự và chuyên nghiệp, để tạo sự ấn tượng tốt với người quản lý tuyển dụng.

2.4. Xin lỗi cho sự bất tiện này:

Điều quan trọng là bạn phải xin lỗi người quản lý tuyển dụng hoặc chuyên gia nhân sự vì sự phiền toái mà bạn có thể đã gây ra khi cần phải hoãn cuộc phỏng vấn của mình. Tuy nhiên, đừng quên giải thích nguyên nhân và đưa ra lời xin lỗi chân thành. Bạn cũng nên cho họ biết rằng bạn hiểu tầm quan trọng của việc tuân thủ lịch trình đã xác nhận và thông thường sẽ không dời lịch nếu không phải vì các tình huống bất khả kháng của bạn.

Ngoài ra, bạn cũng có thể trình bày chi tiết về những rắc rối hoặc trở ngại mà bạn đang gặp phải và làm rõ rằng việc hoãn cuộc phỏng vấn là cần thiết và tối ưu nhất trong tình huống hiện tại. Thêm vào đó, hãy cam kết với họ rằng bạn sẽ cố gắng tìm kiếm giải pháp để thực hiện cuộc phỏng vấn như đã lên lịch trong thời gian sớm nhất có thể.

Cuối cùng, hãy nhấn mạnh rằng bạn vẫn rất quan tâm đến công việc và muốn có cơ hội để thể hiện khả năng của mình trong cuộc phỏng vấn. Bạn cũng có thể yêu cầu họ cung cấp thêm thông tin về vị trí và yêu cầu công việc để bạn có thể chuẩn bị tốt hơn cho cuộc phỏng vấn sắp tới.

2.5. Xác nhận ngày giờ phỏng vấn mới

Sau khi bạn nhận được thông báo từ người quản lý tuyển dụng hoặc nhà tuyển dụng về việc thay đổi ngày phỏng vấn, hãy trả lời lại email hoặc gọi điện lại cho họ để xác nhận rằng bạn sẵn sàng tham gia phỏng vấn vào ngày mới. Để thể hiện sự quan tâm và động viên bản thân, bạn có thể đề cập đến mong muốn của mình trong việc tìm hiểu thêm về công việc và nhấn mạnh rằng bạn sẽ sẵn sàng để trả lời bất kỳ câu hỏi nào mà họ có thể có về kinh nghiệm và kỹ năng của bạn. Bạn cũng có thể yêu cầu họ gửi cho bạn thông tin chi tiết về vị trí đó hoặc yêu cầu thêm thông tin nếu cần thiết.

3. Mẫu thư dời lịch phỏng vấn bằng tiếng Việt:

Tiêu đề thư: Thư xin dời lịch phỏng vấn_Họ tên_Vị trí

Kính gửi quý anh chị chịu trách nhiệm tuyển dụng cho công ty X

Em rất cảm ơn và rất vinh dự khi được mời tham dự buổi phỏng vấn của quý công ty cho vị trí… Tuy nhiên, em muốn giải thích cho quý công ty rằng em không thể tham dự buổi phỏng vấn vào ngày đúng lịch hẹn vì một số lý do bất khả kháng. Em xin lỗi vì điều đó và xin hãy thông cảm cho em.

Tuy nhiên, em muốn chia sẻ thêm về bản thân em và mong quý công ty có thể sắp xếp cho em một buổi phỏng vấn khác gần nhất. Em đã đọc kỹ thông tin về công ty và vị trí mà em đang ứng tuyển và em rất nghiêm túc với việc này. Em muốn có cơ hội để giới thiệu bản thân và chia sẻ kinh nghiệm của mình với quý công ty. Ngoài ra, em sẵn sàng học hỏi và tiếp thu các kinh nghiệm mới để phát triển bản thân và đóng góp cho sự phát triển của công ty.

Một lần nữa, em xin lỗi quý công ty vì sự bất tiện này và hy vọng nhận được sự đồng ý của quý công ty để sắp xếp cho em một buổi phỏng vấn khác sớm nhất. Em mong sớm nhận được phản hồi từ phía quý công ty và xin cảm ơn đã đọc đơn xin việc của em.

Trân trọng,

Ký tên bạn

4. Mẫu thư dời lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh:

Dear [Tên của HR/ Người phỏng vấn],

I am writing to inform you that I am unable to make it to the interview we scheduled for [ngày, giờ cụ thể của buổi phỏng vấn] due to unforeseen circumstances. I understand that this may cause inconvenience, and for that, I sincerely apologize. Nevertheless, I am thrilled to have the opportunity to meet with you to discuss the position and my qualifications, and I hope that we can reschedule the interview soon.

The reason why I am unable to attend the interview is [Hãy nêu rõ lý do của mình ở phần này nhé!]. I hope you understand the situation and the urgency of the matter.

I would be grateful if we could arrange another day and time that would suit your schedule. Would you be available on any of these dates and times: [Hãy đưa ra danh sách thời gian mà bạn cho rằng là hợp lý]? If none of these options work for you, I am more than willing to accommodate another day and time that works best for you.

I am eager to speak with you further and discuss my qualifications in more detail. Thank you for your understanding and flexibility.

Best regards,

[Tên của bạn]