Cách viết thư, Email xin dời lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh

1. Những lý do thuyết phục khi viết thư, Email xin đổi lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh:

Có rất nhiều những lý do khác nhau khiến người gửi phải dời lại lịch phỏng vấn đã được hẹn từ trước đó. Đó có thể là lý do về việc gia đình, lý do về vấn đề sức khỏe, có lịch hẹn bị trùng nhau, vấn đề về địa điểm, …. Đa số các nhà tuyển dụng thường sẽ hiểu và thông cảm sẽ có đôi lúc có những trường hợp hi hữu bất ngờ xảy ra, quan trọng nhất là người gửi nên đưa ra lý do có sự chính đáng để dời lịch hẹn phỏng vấn.

Lưu ý:

– Trong trường hợp ứng viên đã trúng tuyển một công việc có tiềm năng hoặc có đãi ngộ tốt hơn, tốt hơn hết là ứng viên hãy hủy lịch hẹn phỏng vấn thay vì là làm phiền đến nhà tuyển dụng. Để từ đó nhà tuyển dụng có thể sắp xếp được thời gian, địa điểm, ứng viên nên gửi email phản hồi lại cho người tuyển dụng càng sớm càng tốt. Nếu email chưa được ứng viên phản hồi lại trong ngày, nhà tuyển dụng nên gọi trực tiếp đến cho họ để thông báo về việc email dời lịch phỏng vấn của mình. Nếu trường hợp khẩn cấp, nhà tuyển dụng nên chủ động thỏa thuận một khung thời gian cụ thể với nhà ứng tuyển thông qua cuộc gọi với họ. 

– Với lý do xin dời lịch hẹn phỏng vấn là về vấn đề sức khỏe, người gửi nên trừ hao một khoảng thời gian để mình hồi phục hoàn toàn. Tương tự, với các vấn đề khác, người gửi nên tính toán ngày mà mình đã giải quyết xong các việc cá nhân và có thể sẵn sàng cho việc phỏng vấn.

2. Hướng dẫn viết Email xin đổi lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh:

Một Email xin đổi lịch hẹn phỏng vấn bắt buộc phải có đầy đủ bố cục, thông tin, kèm theo đó là lời cảm ơn. Điều này khiến cho nhà tuyển dụng cảm thấy được người gửi tôn trọng đồng thời có sự thiện cảm với họ. Bên cạnh đó, do đây là email dưới dạng công việc, người gửi nên dùng những ngôn ngữ lịch sự, trang trọng để thể hiện phong thái chuyên nghiệp của mình.

* Lời chào

– Lời chào là phần đầu tiên gây ấn tượng mạnh mẽ đối với người đọc. Đối với bất cứ một loại email nào, trước hết chúng ta cũng cần phải có phần chào hỏi trước khi chúng ta bắt đầu bước vào phần nội dung chính. Nhất là trong trường hợp người gửi xin đổi lịch phỏng vấn, bạn vẫn phải tuân thủ theo cấu trúc viết email tiếng Anh một cách chuẩn mực. 

– Để cho lời chào hỏi được chuyên nghiệp hơn, trong trường hợp biết tên người nhận bạn nên sử dụng mẫu câu: Dear Mr. /Mrs. /Ms. ( + tên nhà tuyển dụng / tên người quản lý bộ phận ứng tuyển / tên trưởng bộ phận tuyển dụng). Thông thường trong email mời phỏng vấn, người gửi có ký tên. Bạn nên lưu ý phần tên này để gửi lại email xác nhận lại thư mời phỏng vấn của nhà tuyển dụng. 

– Trong trường hợp không biết tên người nhận, bạn hãy sử dụng mẫu câu: Dear + Recruiting Team/ hiring team/ recruiting manager 

* Nội dung chính

– Đề cập lại các thông tin của buổi phỏng vấn 

+ Sau khi đã chào hỏi, bạn nên đi thẳng vào phần nội dung chính, tránh lòng vòng trình bày các thông tin không liên quan đến nội dung. 

+ Phía bên nhà tuyển dụng có thể đang có hẹn với rất nhiều người, bạn nên nhắc lại các thông tin từ vị trí mà mình ứng tuyển, thời gian, địa điểm của buổi phỏng vấn để nhà tuyển dụng có thể nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng hơn. 

– Trình bày mong muốn của bản thân 

+ Bạn nên thể hiện luôn lý do mà khiến cho bạn không thể có mặt tham gia được buổi phỏng vấn ngày hôm đó và đề nghị mong muốn nhà tuyển dụng rời lịch phỏng vấn sang một ngày khác. 

+ Bạn nên trình bày lý do một cách ngắn gọn, đơn giản, dễ hiểu nhất có thể. Có thể bạn đưa ra một lý do chung chung, nhưng phía bên nhà tuyển dụng có thể sẽ thông cảm cho bạn và không hỏi thêm lý do ấy vì họ tôn trọng các vấn đề cá nhân của bạn. 

+ Bên cạnh đó, bạn cũng nên đưa ra lời xin lỗi cho nhà tuyển dụng vì đã làm cho họ phải thay đổi lại kế hoạch phỏng vấn mà họ đã sắp xếp một cách lịch ặu và khéo léo nhất. 

* Kết thư và ký tên 

– Cuối thư, bạn thể hiện sự mong muốn nhận được hồi đáp từ phía bên nhà tuyển dụng và xin thông tin một buổi phỏng vấn khác.

– Bạn hãy đưa ra lời cảm ơn lịch sự, trang trọng thể hiện bản thân mình là người chuyên nghiệp.

3. Mẫu viết Email xin đổi lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh:

3.1. Mẫu 1:

Dear (Recipients Name), 

I really look forward to meeting you and discussing with you the position of Marketing Manager I am applying for. We will meet at 8:00 am on June 7, 2023 at address 1 Thai Ha.

Unfortunately that day I had some important work to do. Therefore, I ask that you can reschedule my interview for another day. I look forward to meeting you and talking more about the position I am applying for. 

Thank you for understanding. 

Yours sincerely,

(Your Name)

Dịch:

Gửi (Tên người nhận),

Tôi thực sự mong muốn được gặp bạn và thảo luận với bạn về vị trí Giám đốc tiếp thị mà tôi ứng tuyển. Chúng ta hẹn gặp nhau vào lúc 8:00 sáng ngày 7 tháng 6 năm 2023 tại địa chỉ số 1 Thái Hà. 

Thật không may rằng khi ngày hôm đó có một số công việc quan trọng tôi cần phải giải quyết. Do đó, tôi yêu cầu bạn có thể sắp xếp lại một buổi phỏng vấn của tôi vào một ngày khác. Tôi rất mong muốn được gặp bạn và trao đổi thêm về vị trí công việc mà tôi đang ứng tuyển.

Cảm ơn bạn vì đã thông cảm.

Trân trọng,

(Tên của bạn)

3.2. Mẫu 2:

Dear (Recipients Name), 

I am sending this email because I am unable to attend the interview you have scheduled for me at (ngày, giờ và địa điểm cụ thể của buổi phỏng vấn). I really look forward to meeting you and discussing the position I am applying for and my qualifications and I sincerely apologize for the inconvenience this may cause you.

I was unable to attend my interview that day because of (Hãy nêu rõ ràng, cụ thể lý do của mình), but I hope you can schedule another interview and another time that is convenient for you. Which of the following times fits your schedule: (Hãy đưa ra một số thời gian mà bạn cho rằng hợp lý để phỏng vấn)? If not, I’d be happy to arrange another date and time that works best for you and your schedule.

I look forward to meeting you and talking more with you. Hopefully we can reschedule the interview as soon as possible.

Thank you for understanding. 

Yours sincerely,

(Your Name)

Dịch:

Gửi (Tên người nhận),

Tôi gửi email này vì tôi không thể tham gia được buổi phỏng vấn mà bạn đã lên lịch cho tôi vào lúc [ngày, giờ và địa điểm cụ thể của buổi phỏng vấn]. Tôi thật sự rất mong muốn được gặp bạn và thảo luận với bạn về vị trí mà tôi ứng tuyển cũng như trình độ của tôi và tôi thành thật xin lỗi vì sự bất tiện mà điều này có thể gây ra cho bạn.

Tôi không thể tham dự buổi phỏng vấn của mình vào ngày hôm đó vì [Hãy nêu rõ lý do của mình], nhưng mong rằng bạn có thể lên lịch một buổi phỏng vấn khác và thời gian khác thuận tiện cho bạn. Thời gian nào dưới đây phù hợp với lịch trình của bạn: [Hãy đưa ra một số thời gian mà bạn cho rằng đó là hợp lý để phỏng vấn]? Nếu không, tôi rất sẵn lòng sắp xếp một ngày và thời gian khác phù hợp nhất với bạn cũng như với lịch trình của bạn.

Tôi rất mong chờ được gặp bạn và trao đổi thêm với bạn. Hy vọng rằng chúng ta có thể sắp xếp lại lịch buổi phỏng vấn sớm nhất có thể. 

Cảm ơn bạn vì đã thông cảm.

Trân trọng,

(Tên của bạn)

3.3. Mẫu 3:

Dear (Recipients Name), 

I am sending this Email to inform you that I will not be able to attend the Director interview scheduled for Thursday, May 25, 2023. I sincerely apologize for the inconvenience caused this inconvenience.

I was looking forward to participating in the interview. Unfortunately, my current health is not good enough to go to the interview. Therefore, I ask that you please reschedule my interview for next week. I am free on Mondays, Tuesdays and Fridays. I look forward to the opportunity to meet with you to discuss the details of the job I am applying for.

Thank you for considering my request.

Yours sincerely,

(Your Name)

Dịch:

Gửi (Tên người nhận),

Tôi gửi Email này nhằm thông báo đến cho bạn về việc tôi sẽ không thể đến tham gia buổi phỏng vấn cho vị trí Giám đốc đã được lên lịch vào Thứ Năm, ngày 25 tháng 5 năm 2023. Tôi xin chân thành xin lỗi vì sự bất tiện này.

Tôi đã rất mong đợi để tham gia buổi phỏng vấn. Thật không may,  sức khỏe của tôi hiện tại không đủ tốt để đi đến buổi phỏng vấn. Do đó, tôi yêu cầu bạn vui lòng sắp xếp lại cuộc phỏng vấn của tôi vào tuần tới. Tôi rảnh vào Thứ Hai, Thứ Ba và Thứ Sáu. Tôi rất mong có cơ hội được gặp bạn để thảo luận chi tiết về công việc mà tôi ứng tuyển với bạn.

Cảm ơn bạn đã xem xét yêu cầu của tôi.

Trân trọng,

(Tên của bạn)