Hiện nay, trong các hoạt động sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa, dịch vụ, hóa đơn xuất khẩu là giấy tờ cần có để bảo đảm cho hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa được dễ dàng hơn. Dưới đây là hướng dẫn về cách viết hóa đơn xuất khẩu? Tỷ giá trên hóa đơn xuất khẩu?
Mục lục bài viết
1. Hóa đơn xuất khẩu là gì?
Hóa đơn xuất khẩu được hiểu là loại hóa đơn có mục đích dùng trong các hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài hay xuất vào các khu phi thuế quan. Ngoài ra, hóa đơn xuất khẩu còn được dùng trong nhiều trường hợp được coi như xuất khẩu khác. Hình thức và nội dung của hóa đơn xuất khẩu theo thông lệ quốc tế và quy định của pháp luật về thương mại.
Các trường hợp được xác định xuất khẩu, cụ thể bao gồm:
– Hình thức xuất khẩu hàng hóa trực tiếp, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
– Xuất vào khu phi thuế quan: theo quy định tại Khoản 20 Điều 4
+ Khu chế xuất.
+ Doanh nghiệp chế xuất.
+ Kho bảo thuế.
+ Khu bảo thuế.
+ Kho ngoại quan.
+ Khu kinh tế thương mại đặc biệt.
+ Khu thương mại – công nghiệp và các khu vực kinh tế khác được thành lập và được hưởng các ưu đãi về thuế như khu phi thuế quan theo Quyết định của Thủ tướng Chính phủ.
Và quan hệ trao đổi mua bán hàng hóa phái sinh giữa các khu vực trên với bên ngoài sẽ được coi là quan hệ xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa.
– Các trường hợp được coi như là xuất khẩu:
Căn cứ tại Điều 17
+ Hàng hóa xuất khẩu tại chỗ theo quy định của pháp luật.
+ Hàng hóa gia công chuyển tiếp.
+ Hàng hóa, vật tư do cơ sở kinh doanh trong nước bán cho doanh nghiệp Việt Nam để thực hiện công trình xây dựng ở nước ngoài và thực hiện giao hàng hóa tại nước ngoài theo hợp đồng ký kết.
+ Hàng hóa, vật tư do doanh nghiệp Việt Nam xuất khẩu để thực hiện công trình xây dựng ở nước ngoài.
Hóa đơn xuất khẩu, gồm những nội dung chủ yếu:
– Số thứ tự hóa đơn;
– Tên, địa chỉ đơn vị xuất khẩu;
– Tên, địa chỉ đơn vị nhập khẩu;
– Thông tin hàng hóa: mô tả, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền;
– Chữ ký của đơn vị xuất khẩu
Hóa đơn xuất khẩu thể hiện những thông tin về số tiền bán hàng kèm theo những số lượng, hàng hóa với mục đích để dùng là chứng từ nộp thuế.
2. Cách viết hóa đơn xuất khẩu như thế nào?
2.1. Các loại hóa đơn được sử dụng trong hoạt động xuất khẩu:
Căn cứ theo Điều 8 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, các loại hóa đơn bao gồm:
Thứ nhất, hóa đơn giá trị gia tăng:
Đây là loại hóa đơn dùng cho các tổ chức kê khai thuế giá trị gia tăng sử dụng phương pháp khấu trừ sử dụng trong các hoạt động:
– Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
– Vận tải quốc tế.
– Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.
– Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa.
Thứ hai, hóa đơn bán hàng:
– Cá nhân, tổ chức kê khai, tính thuế giá trị gia tăng sử dụng phương pháp trực tiếp dùng trong các hoạt động:
+ Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
+ Vận tải quốc tế.
+ Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa.
+ Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.
– Cá nhân, tổ chức trong khu phi thuế quan thực hiện bán hàng, cung cấp dịch vụ vào nội địa. Hoặc cá nhân, tổ chức bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, khi đó trên hóa đơn ghi rõ dòng chữ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.
Thứ ba, hóa đơn điện tử:
Hóa đơn điện tử áp dụng cho các cơ quan, đơn vị, tổ chức bán những tài sản sau:
– Tài sản kết cấu hạ tầng.
– Tài sản công tại cơ quan, tổ chức, đơn vị (bao gồm cả nhà ở thuộc sở hữu nhà nước).
– Tài sản của dự án sử dụng vốn nhà nước.
– Tài sản công được Nhà nước giao cho doanh nghiệp quản lý không tính thành phần vốn nhà nước tại doanh nghiệp.
– Tài sản được xác lập quyền sở hữu toàn dân.
– Vật tư, vật liệu thu hồi được từ việc xử lý tài sản công.
– Tài sản công bị thu hồi theo quyết định của cơ quan, người có thẩm quyền.
Thứ tư, hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia:
Loại hóa đơn này áp dụng đối với các đơn vị, cơ quan thuộc hệ thống cơ quan dự trữ nhà nước bán hàng dự trữ quốc gia dựa trên cơ sở quy định của pháp luật.
Thứ năm, các loại hóa đơn khác:
Các loại hóa đơn khác có thể kể đến như:
– Tem, vé, thẻ.
– Các loại phiếu thu, chứng từ khác như chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng;…
– Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
2.2. Thời điểm lập hóa đơn:
Căn cứ quy định tại Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, khi lập hóa đơn phải lưu ý thời điểm lập hóa đơn:
* Trường hợp bán hàng hóa:
– Hàng hóa ở đây bao gồm tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia.
– Thời điểm lập hóa đơn tính là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không suy xét đến việc đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
* Trường hợp cung cấp dịch vụ:
– Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không xem xét là đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
* Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc giao hàng theo hạng mục, công đoạn dịch vụ:
– Mỗi lần giao hàng, bàn giao sẽ phải lập hóa đơn căn cứ theo khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
2.3. Hướng dẫn cách viết hóa đơn điện tử cho hàng xuất khẩu:
Bước 1: Kế toán lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để phản ánh số lượng hàng hóa xuất đi.
Để lập được phiếu xuất kho này, kế toán sẽ căn cứ vào lệnh điều động xuất hàng của thủ trưởng đơn vị đối với hàng xuất ra khỏi kho để đưa ra cảng hoặc đi trên đường
Bước 2: Lập hóa đơn giá trị gia tăng cho hàng xuất khẩu
Sau khi hoàn tất xong thủ tục hải quan, kế toán lập hóa đơn giá trị gia tăng cho hàng xuất khẩu dựa trên tờ khai hải quan đã được thông quan.
Nội dung của hóa đơn gồm:
– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
– Tên liên hóa đơn.
– Số hóa đơn.
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
– Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ.
– Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua.
– Ngày lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu tính là ngày xuất hàng ra khỏi kho.
– Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử: là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
– Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có nội dung mã của cơ quan thuế.
– Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước; chiết khấu (nếu có).
– Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in: Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn
– Chữ viết trên hóa đơn: là tiếng Việt. Nếu có ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài sẽ phải đặt trong ngoặc đơn sau chữ tiếng Việt hoặc dưới dòng tiếng Việt, có cỡ chữ nhỏ hơn tiếng Việt.
– Chữ số: trên hóa đơn chữ số là chữ số Ả-rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9.
– Đồng tiền ghi trên hóa đơn: là đồng Việt Nam, được ký hiệu là “đ”.
3. Tỷ giá trên hóa đơn xuất khẩu hiểu như thế nào?
Tỷ giá thể hiện trên hóa đơn là tỷ giá ngoại tệ so với đồng Việt Nam theo quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành.
Tỷ giá được ghi trên hóa đơn được ghi theo tỷ giá giao dịch thực tế – tỷ giá mua vào của Ngân hàng nơi người nộp thuế mở tài khoản.
4. Những lưu ý khi lập hóa đơn xuất khẩu:
– Kế toán trong các đơn vị, doanh nghiệp khi lập hóa đơn phải đảm bảo ngày lập hóa đơn và ngày ký hiệu điện tử phải trùng nhau.
– Trên các hóa đơn giá trị gia tăng đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu phải bảo đảm các yếu tố bắt buộc bao gồm: tên người mua hàng, địa chỉ, đồng tiền thanh toán, tỷ giá quy đổi, số lượng, đơn giá, thuế suất, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính.
Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:
Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.
Thông tư 219/2013/TT-BTC hướng dẫn thi hành luật thuế giá trị gia tăng và
Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành.
