Cách làm biên bản cuộc họp ngắn gọn (Tập làm văn lớp 5)

1. Cách làm biên bản cuộc họp ngắn gọn:

Câu 1 trang 140 sgk Tiếng Việt lớp 5 Tập 1 Đọc biên bản dưới đây (Biên bản Đại hội chi đội ở SGK, trang 140 – 141)

Câu 2 trang 142 sgk Tiếng Việt lớp 5 Tập 1

Trả lời câu hỏi:

a) Chi đội lớp 5A ghi biên bản để làm gì?

b) Cách mở đầu và kết thúc biên bản có gì giống và khác cách mở đầu và kết thúc đơn?

c) Nêu tóm tắt những điểm cần ghi vào biên bản.

Trả lời:

a) Chi đội lớp 5A ghi biên bản về cuộc họp để nhớ sự việc đã xảy ra, ý kiến của mọi người, những điều đã thống nhất… nhằm giúp mọi người thực hiện cho đúng, xem xét lại khi cần thiết.

b)

– Cách mở đầu biên bản có điểm giống và khác cách mở đầu đơn là:

• Giống nhau: có quốc hiệu, tiêu ngữ, tên văn bản.
• Khác nhau: biên bản không có tên nơi nhận (kính gửi), thời gian, địa điểm, lập biên bản ghi ở phần nội dung.

– Cách kết thúc biên bản có điểm giống và khác kết thúc đơn.

• Giống nhau: có tên, chữ kí của người có trách nhiệm.
• Khác nhau: Biên bản cuộc họp có hai chữ kí (của chủ tịch đoàn, thư kí), không có lời cảm ơn như đơn.

c) Nêu tóm tắt những điểm cần ghi vào biên bản.

– Thời gian, địa điểm họp.

– Thành phần tham dự, chủ toạ, thư kí.

– Nội dung cuộc họp (diễn biến, tóm tắt các ý kiến, kết luận của cuộc họp).

– Chữ kí của chủ tịch và thư kí.

2. Luyện tập bài tập làm văn lớp 5 làm biên bản cuộc họp:

Câu 1 trang 142 sgk Tiếng Việt lớp 5 Tập 1

Theo em, những trường hợp nào sau đây cần ghi biên bản. Vì sao?

a) Đại hội liên đội.

b) Họp lớp phổ biến kế hoạch tham quan một di tích lịch sử.

c) Bàn giao tài sản.

d) Đêm liên hoan văn nghệ.

e) Xử lí vi phạm pháp luật về giao thông.

g) Xử lí việc xây dựng nhà trái phép.

Trả lời:

– Những trường hợp nào sau đây cần ghi biên bản là:

• a) Đại hội liên đội.
• c) Bàn giao tài sản.
• e) Xử lí vi phạm pháp luật về giao thông.
• g) Xử lí việc xây dựng nhà trái phép

– Giải thích lý do các trường hợp đó cần ghi biên bản:

Trường hợp cần ghi biên bản	Lý do trường hợp đó cần ghi biên bản
a) Đại hội liên đội.	→ Vì cần ghi lại các ý kiến, chương trình công tác cả năm học và kết quả bầu cử.
c) Bàn giao tài sản.	→ Vì ghi lại danh sách và tình trạng của tài sản lúc bàn giao để làm bằng chứng.
e) Xử lí vi phạm pháp luật về giao thông.	→ Vì cần ghi lại tình hình vi phạm và cách xử lí để làm bằng chứng.
g) Xử lí việc xây dựng nhà trái phép	→ Vì cần ghi lại tình hình vi phạm và cách xử lí để làm bằng chứng.

Câu 2 trang 142 sgk Tiếng Việt lớp 5 Tập 1

Hãy đặt tên cho các biên bản cần lập ở bài tập 1.

Trả lời:

• Biên bản đại hội chi đội.
• Biên bản bàn giao tài sản.
• Biên bản xử lí vi phạm pháp luật về giao thông.
• Biên bản xử lí việc xây dựng nhà trái phép.

3. Biên bản cuộc họp là gì?

Đây là loại văn bản ghi lại toàn bộ nội dung diễn ra trong buổi họp, bao gồm thông tin được thông báo, ý kiến của người tham gia, quyết định cuối cùng… Mỗi cuộc họp đều có ít nhất một thư ký, nhân sự này có trách nhiệm kiểm tra danh sách tham gia và vắng mặt. Đồng thời, thư ký sẽ ghi chép toàn bộ thông tin theo diễn biến cuộc họp.

Biên bản cuộc họp được xem như một loại tài liệu, mặc dù không có hiệu lực về mặt pháp lý nhưng là cơ sở minh chứng cho sự kiện thực tế. Những yêu cầu chỉ đạo của cấp trên hoặc các ý kiến đóng góp của cá nhân… có thể được tổng hợp, thuận lợi cho điều chỉnh và giải quyết công việc. Đồng thời, biên bản này cũng xác nhận những cam kết của cá nhân, đơn vị theo danh sách công việc mà họ được phân công thực hiện. Nội dung biên bản cuộc họp sẽ giúp những nhân sự tham gia buổi họp kế tiếp hiểu và dễ dàng theo sát tình hình hơn.

4. Cách viết biên bản cuộc họp:

Xây dựng bố cục biên bản:

• Quốc hiệu, tiêu ngữ, tên văn bản
• Thời gian lập biên bản (cụ thể giờ, ngày, tháng năm)
• Thành phần tham dự
• Diễn biến buổi họp theo trình tự thời gian
• Kết thúc họp: Lý do, thời gian, những nội dung đã chốt…
• Thủ tục ký xác nhận

Yêu cầu của biên bản cuộc họp

Biên bản cuộc họp là một văn bản quan trọng trong công việc hội họp, đặc biệt là khi cần ghi chép lại các quyết định, ý kiến đóng góp và các chỉ số liên quan. Để đảm bảo tính chính xác và khách quan, nội dung của biên bản cần phải cụ thể và chính xác, không chứa bất kỳ sự suy diễn hay chủ quan nào.

Trong quá trình viết biên bản, người ghi chép cần phải ghi lại đầy đủ các thông tin quan trọng và trọng điểm, như quyết định đã được đưa ra, ý kiến đóng góp của các thành viên, và các chỉ số hoặc số liệu liên quan. Ví dụ, nếu cuộc họp là để thảo luận về kế hoạch tài chính cho dự án, biên bản cần ghi rõ các quyết định về nguồn lực được phân bổ, mục tiêu tài chính, và các biện pháp thực hiện cụ thể.

Tính trung thực cũng là yếu tố quan trọng trong việc viết biên bản. Người viết cần phải ghi chép mọi thông tin một cách trung thực và không thiên vị. Người đọc biên bản cần phải có thể tin tưởng vào sự chính xác của các thông tin được cung cấp.

Đối với tính tin cậy cao, biên bản cần phải được ký xác nhận hoặc được cam kết bởi các bên tham gia chính thức của cuộc họp. Điều này có thể bao gồm việc thu thập chữ ký hoặc xác nhận bằng văn bản từ các quan chức hoặc các bên liên quan khác.

Ngoài ra, để bổ sung thêm tính tin cậy và đầy đủ, biên bản cũng có thể đi kèm với các phụ lục, ví dụ như các bảng số liệu, slide trình bày, hoặc các tài liệu tham khảo khác mà có thể hỗ trợ cho nội dung của biên bản.