Cách hạch toán hóa đơn tiền điện, nước mang tên chủ nhà

1. Cách hạch toán hóa đơn tiền điện, nước mang tên chủ nhà:

Hoạt động hạch toán hóa đơn nói chung và hóa đơn tiền điện, tiền nước, tiền mạng … của các doanh nghiệp trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh đóng vai trò vô cùng quan trọng. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp thuê địa điểm để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, vì vậy các loại hóa đơn này không mang tên doanh nghiệp mà mang tên chủ nhà. Cách hạch toán hóa đơn tiền điện, tiền nước của các doanh nghiệp có thể được thực hiện như sau:

Thứ nhất, nếu tất cả các chi phí phát sinh mang tên của doanh nghiệp thì doanh nghiệp sẽ tiến hành thủ tục hạch toán chi phí bình thường và thuế giá trị gia tăng đầu vào vẫn sẽ được khấu trừ theo quy định của pháp luật. Theo đó, trong trường hợp này thì doanh nghiệp sẽ hạch toán hóa đơn tiền điện và tiền nước thông qua các tài khoản như sau:

– Nợ TK 627, TK 642, TK 641;

– Nợ TK 133;

– Có TK 111, 112, 331.

Thứ hai, trong trường hợp hóa đơn liên quan tới tiền điện và hóa đơn tiền nước không mang tên của doanh nghiệp mà mang tên chủ nhà, tức là người cho doanh nghiệp thuê địa điểm để doanh nghiệp tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, thì trong hợp đồng bắt buộc cần phải ghi rõ doanh nghiệp được xác định là đơn vị chi trả tất cả các khoản tiền liên quan tới chi phí phát sinh này, khi đó thì các chi phí trong hóa đơn tiền điện và hóa đơn tiền nước sẽ được coi là hợp lý. Cách hạch toán đối với hóa đơn tiền điện và tiền nước trong trường hợp này sẽ được thực hiện thông qua các tài khoản như sau:

– Nợ TK 627, 641, 642;

– Có TK 111, 112, 331.

Như vậy, trong trường hợp hóa đơn tiền điện và hóa đơn tiền nước mang tên chủ nhà, không trực tiếp mang tên doanh nghiệp thì cần phải thực hiện thủ tục hạch toán thông qua các tài khoản hạch toán nêu trên.

2. Hóa đơn điện, nước mang tên chủ nhà có phải chi phí hợp lí không?

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 6 của Thông tư 78/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, có quy định về các chi phí hợp lý và chi phí được trừ của doanh nghiệp. Theo đó, doanh nghiệp sẽ được trừ mọi chi phí nếu đáp ứng được đầy đủ các điều kiện sau đây:

– Các khoản chi thực tế phát sinh liên quan trực tiếp đến quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp;

– Các khoản chi có đầy đủ hóa đơn và chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật về hóa đơn chứng từ;

– Các khoản chi nếu có hóa đơn mua bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ từng lần có giá trị từ 20.000.000 đồng trở lên, trong đó đã bao gồm thuế giá trị gia tăng, khi thanh toán bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Đồng thời, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt sẽ được thực hiện theo luật thuế giá trị gia tăng và các văn bản quy phạm pháp luật hướng dẫn có liên quan.

Đồng thời, hóa đơn tiền điện và hóa đơn tiền nước mang tên chủ nhà bên cạnh việc hạch toán thông qua các tài khoản nêu trên, thì cần phải xác định các khoản tiền đó có được coi là chi phí hợp lý của doanh nghiệp hay không. Chi phí này của doanh nghiệp vẫn sẽ được tính là chi phí hợp lý, và được trường trong quá trình tính thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp nếu doanh nghiệp có đầy đủ giấy tờ chứng từ thanh toán tiền điện và tiền nước. Cụ thể, căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 6 của Thông tư 78/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, có quy định cụ thể về các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp. Trong đó bao gồm các khoản chi trả cho tiền điện, tiền nước đối với hợp đồng điện nước do chủ sở hữu là hộ gia đình hoặc các cá nhân cho thuê địa điểm sản xuất kinh doanh ký trực tiếp với các đơn vị cung cấp điện nước không có đủ giấy tờ tài liệu chứng từ thuộc một trong những trường hợp sau:

– Trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất kinh doanh trực tiếp thanh toán tiền điện, tiền nước cho các nhà cung cấp điện nước không có hóa đơn thanh toán tiền điện phải hóa đơn thanh toán tiền nước và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh;

– Trong trường hợp các doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất kinh doanh thanh toán tiền điện, thanh toán tiền nước với chủ sở hữu là người cho thuê địa điểm sản xuất kinh doanh, không có các loại giấy tờ tài liệu chứng từ thanh toán tiền điện phải thanh toán tiền nước đối với người cho thuê địa điểm sản xuất kinh doanh phù hợp với số lượng điện, số lượng nước mà doanh nghiệp đã tiêu thụ trên thực tế và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh.

Theo đó, để hóa đơn tiền điện và hóa đơn tiền nước trong quá trình thuê nhà của các doanh nghiệp trở thành chi phí hợp lý thì cần:

– Nếu doanh nghiệp trực tiếp thanh toán cho các nhà cung cấp, thì cần phải có hợp đồng thuê trụ sở công ty, hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh, hợp đồng thuê mặt bằng kinh doanh được giao kết với chủ nhà, hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước, chứng từ thanh toán;

– Trong trường hợp doanh nghiệp thanh toán trực tiếp với chủ nhà thì cần phải có hợp đồng thuê trụ sở doanh nghiệp, hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh, hợp đồng thuê mặt bằng kinh doanh, hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước, chứng từ thanh toán tiền điện và tiền nước thực tế doanh nghiệp đã tiêu thụ với chủ nhà.

3. Hóa đơn điện, nước mang tên chủ nhà,có được khấu trừ thuế giá trị gia tăng không?

Theo quy định tại khoản 15 Điều 14 của Thông tư 219/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính, thì hóa đơn tiền điện và hóa đơn tiền nước mang tên chủ nhà, các loại hóa đơn không trực tiếp mang tên của doanh nghiệp sẽ không được xác định là đối tượng được khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Theo đó, cơ sở kinh doanh sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào đối với những trường hợp cơ bản sau đây:

– Hóa đơn không ghi hoặc ghi không đúng một trong các chỉ tiêu liên quan tới tên, địa chỉ của người bán, mã số thuế của người bán, vì vậy không xác định được người bán;

– Hóa đơn không ghi hoặc ghi không đúng chỉ tiêu liên quan đến người mua, như tên của người mua, địa chỉ của người mua, mã số thuế của người mua, vì vậy không xác định được người mua.

Do đó, đối với những hóa đơn tiền điện và hóa đơn tiền nước mang tên chủ nhà thì doanh nghiệp sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào đối với các loại hóa đơn đó. Tiền điện, tiền nước, tiền thuế giá trị gia tăng này sẽ được hạch toán vào chi phí. Đồng thời cần phải lưu ý, quy định này áp dụng đối với trường hợp doanh nghiệp thuê nhà của cá nhân, trong trường hợp thuê nhà hoặc thuê văn phòng của các doanh nghiệp khác thì yêu cầu doanh nghiệp cho thuê cần phải xuất hóa đơn tiền điện và xuất hóa đơn tiền nước theo quy định của pháp luật.

Bên cạnh đó, theo Công văn 78837/CT-TTHT năm 2018 về hóa đơn tiền điện do Cục thuế thành phố Hà Nội ban hành thì bên cho thuê mặt bằng nếu đứng ra thanh toán tiền điện sau đó thu lại của bên thuê, thì trong quá trình thu lại tiền điện phải lập hóa đơn, khai nộp thuế giá trị gia tăng. Trên hóa đơn thu lại tiền điện áp dụng thuế suất giá trị gia tăng là 10%.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

– Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ;

– Nghị định 41/2022/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ và Nghị định 15/2022/NĐ-CP quy định miễn, giảm thuế;

– Nghị định 125/2020/NĐ-CP xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn;

– Thông tư 78/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn thi hành Nghị định 218/2013/NĐ-CP ngày 26/12/2013 của Chính phủ quy định và hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp;

– Thông tư 25/2018/TT-BTC của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn Nghị định 146/2017/NĐ-CP ngày 15/12/2017 của Chính phủ và sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 78/2014/TT-BTC ngày 18/06/2014 của Bộ Tài chính, Thông tư 111/2013/TT-BTC ngày 15/08/2013 của Bộ Tài chính;

– Thông tư 219/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn thi hành Luật Thuế giá trị gia tăng và Nghị định 209/2013/NĐ-CP ngày 18/12/2013 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Thuế giá trị gia tăng;

– Công văn 78837/CT-TTHT năm 2018 về hóa đơn tiền điện do Cục thuế thành phố Hà Nội ban hành.

THAM KHẢO THÊM:

• Hạch toán hóa đơn đầu vào bỏ sót năm trước được không?
• Mẫu đơn xin đổi tên trên hóa đơn tiền điện chi tiết
• Cách đổi hoá đơn tiền điện tên chủ nhà sang tên công ty