Cách hạch toán hàng hóa tồn kho bị hết hạn sử dụng, hư hỏng

Tại các doanh nghiệp, trong quá trình sản xuất, kinh doanh về nguyên liệu, hàng hóa sẽ không tránh khỏi các trường hợp bị hư hỏng hay hết hạn sử dụng. Vậy nếu gặp phải trường hợp đó, cách doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho bị hết hạn sử dụng, hư hỏng ra sao. Mời bạn đọc tham khảo bài viết dưới đây:

Căn cứ pháp lý:

– Thông tư 96/2015/TT-BTC hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp tại Nghị định 12/2015/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 78/2014/TT-BTC, Thông tư 119/2014/TT-BTC, Thông tư 151/2014/TT-BTC do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành;

– Thông tư 219/2013/TT-BTC hướng dẫn Luật thuế giá trị gia tăng và Nghị định 209/2013/NĐ-CP do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành;

1. Quy định về các loại thuế đối với hàng hóa tồn kho bị hết hạn sử dụng, hư hỏng: 

1.1. Đối với khoản thuế thu nhập doanh nghiệp: 

Căn cứ theo quy định tại Khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, nếu như hàng hóa bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên hay các hàng hóa hết hạn sử dụng không được bồi thường sẽ được tính vào chi phí được trừ khi xác định khoản thu nhập chịu thuế. 

Trường hợp hàng hóa nào bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hàng hóa hết hạn sử dụng, được tính vào chi phí được trừ như sau:

– Doanh nghiệp lập biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa bị hư hỏng. Trong nội dung biên bản sẽ phải ghi nhận rõ và đầy đủ thông tin của giá trị hàng hóa bị hư hỏng, nguyên nhân hư hỏng là gì; trong trường hợp có hàng hóa có thể thu hồi được thì phải ghi rõ số lượng, chủng loại, giá trị hàng hóa, bên cạnh đó kèm theo bảng kê để xuất nhập tồn hàng hóa bị hư hỏng có xác nhận của doanh nghiệp và chịu trách nhiệm trước pháp luật.

– Nếu được cơ quan bảo hiểm chấp nhận bồi thường thì cần có hồ sơ bồi thường thiệt hại.

– Hồ sơ quy định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân phải bồi thường (nếu có).

Và lưu ý, những loại hồ sơ trên phải được lưu tại doanh nghiệp và khi cơ quan thuế yêu cầu sẽ phải xuất trình để kiểm tra.

1.2. Đối với thuế giá trị gia tăng: 

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC, thuế giá trị gia tăng đầu vào của hàng hóa, dịch vụ dùng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng được khấu trừ toàn bộ, kể cả thuế giá trị gia tăng đầu vào không được bồi thường của hàng hóa chịu thuế giá trị gia tăng bị tổn thất.

Và đối với trường hợp tổn thất không được bồi thường sẽ được tính khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào bao gồm như: thiên tai, hỏa hoạn, các trường hợp tổn thất không được bảo hiểm bồi thường, hàng hóa mất phẩm chất, quá hạn sử dụng phải tiêu hủy. Để chứng minh được điều đó doanh nghiệp phải có hồ sơ, tài liệu xác nhận.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gồm những giấy tờ sau để xử lý hàng tồn kho tính vào chi phí hợp lý trong doanh nghiệp:

– Giấy đề nghị hủy;

– Phiếu xuất kho lượng hàng hóa bị hủy (nếu có);

– Doanh nghiệp phải lập biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa bị hư hỏng;

– Phiếu xuất kho lượng hàng hóa bị hủy (nếu có);

– Nếu được cơ quan bảo hiểm chấp nhận bồi thường thì cần có hồ sơ bồi thường thiệt hại;

– Hồ sơ quy định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân phải bồi thường (nếu có).

2. Cách hạch toán hàng hóa tồn kho bị hết hạn sử dụng, hư hỏng:

2.1.  Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: 

Kế toán ghi:

– Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán (giá mua chưa có thuế GTGT).

Tài khoản TK 632 dùng để phản ánh trị giá vốn có của sản phẩm, hàng hóa hay dịch vụ, bất động sản đầu tư, thể hiện giá thành sản xuất của các sản phẩm xây lắp bán trong kỳ.

Bên cạnh đó, tài khoản này có phản ánh các chi phí liên quan như chi phí khấu hao, sửa chữa, chi phí bán, thanh lý bất động sản đầu tư.

Kết cấu của tài khoản 632:

+ Bên nợ:

Thể hiện trị giá vốn có của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã bán trong kỳ.

Các khoản hư hỏng, hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ đi phần bồi thường do trách nhiệm của cá nhân gây ra.

Các khoản chi phí nguyên liệu, vật liệu, chi phí nhân công vượt trên mức bình thường và chi phí sản xuất chung cố định không phân bổ sẽ được tính vào giá vốn của hàng bán ra trong kỳ.

Số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đối với hàng hóa, nguyên vật liệu bị hủy bỏ do hết hạn sử dụng, không còn giá trị sử dụng… (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn so với số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết).

+ Bên có:

Các hàng bán trong kỳ bị trả lại đưa vào nhập kho.

Cuối kỳ kết chuyển giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã bán trong kỳ sang tài khoản 911 “xác định kết quả kinh doanh”.

Hoàn lại khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho do số dự phòng phải lập của kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã trích lập của kỳ trước mà chưa dùng hết.

Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán nếu đã xuất bán trong kỳ.

Các khoản thuế được hoàn lại như thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường đã được tính khi xác định giá vốn.

Và đối với tài khoản giá vốn hàng bán – 632 không có số dư cuối kỳ.

– Có TK 229: Dự phòng tổn thất tài sản.

Về nguyên tắc, tài khoản TK 229 phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các khoản dự phòng tổn thất tài sản, cụ thể gồm dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh; dự phòng tổn thất đầu tư vào các đơn vị khác; dự phòng khoản phải thu khó đòi hay dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Kết cấu của TK 229 gồm:

+ Bên nợ:

Bù đắp giá trị khoản đầu tư vào đơn vị khác khi có quyết định dùng số dự phòng đã lập để bù đắp số tổn thất xảy ra.

Hoàn nhập các chênh lệch giữa số phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã trích lập kỳ trước chưa sử dụng hết.

Bù đắp lại phần giá trị đã được lập dự phòng của khoản nợ không thể thu hồi được phải xóa sổ.

+ Bên có:

Trích lập các khoản dự phòng tổn thất tài sản tại thời điểm lập báo cáo tài chính.

2.2. Xử lý hàng tồn kho hết hạn sử dụng, bị hư hỏng: 

Nợ TK 229: Dự phòng tổn thất tài sản (nếu số tổn thất bằng số dự phòng).

Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán (nếu số tổn thất lớn hơn số dự phòng).

Các TK 152, 153, 155, 156: nguyên liệu, vật tư, hàng hóa bị hư hỏng

3. Mẫu biên bản kiểm kê hoàng hóa bị hư hỏng trong doanh nghiệp: 

* Hướng dẫn viết mẫu biên bản: 

– Tại phần đầu của biên bản:

+ Ghi đầy đủ quốc hiệu, tiêu ngữ.

+ Thông tin tên và địa chỉ của công ty tiến hành công tác kiểm kê.

+ Thực hiện ghi rõ tên biên bản và ghi ở giữa dòng: Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa bị hư hỏng.

– Nội dung chính phải đảm bảo các tiêu chí sau:

+ Ngày, tháng, năm tiến hành việc kiểm kê hàng hóa.

+ Địa chỉ kiểm kê hàng hóa tại đâu.

+ Đầy đủ thông tin họ và tên, chức vụ, bộ phận tiến hành việc kiểm kê như thủ kho, nhân viên kinh doanh hay giám sát.

+ Nội dung kiểm kê: ghi rõ thông tin tên mặt hàng, chủng loại hàng hóa là gì?, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ cần kể kiểm kê hàng hóa

– Phần cuối biên bản:

+ Tiến hành cam kết, đảm bảo việc trung thực, chính xác trong bảng kiểm kê đã được lập.

+ Ghi rõ thông tin ngày tháng năm sau đó ghi rõ họ và tên của ban kiểm kê. Sau đó chuyển cho các bộ phận liên quan xác nhận trên biên bản: thủ kho, kế toán trưởng, giám đốc.

Lưu ý: biên bản kiểm kê cần được lập thành 3 bản có giá trị pháp lý ngang nhau, lưu tại phòng kế toán 1 bản, bộ phận kho lưu 1 bản, Ban kiểm kê giữ 1 bản.