Hạch toán chi phí quà biếu và tặng khách hàng là một phần quan trọng trong quản lý tài chính của một doanh nghiệp, đặc biệt là trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày nay. Đây là một số lý do về sự cần thiết của việc này: Minh bạch tài chính, tuân thủ quy định pháp lý, điều chỉnh chi phí, tăng cường mối quan hệ,...
Mục lục bài viết
- 1 1. Cách hạch toán chi phí quà biếu, tặng khách hàng:
- 1.1 1.1. Hạch toán chi phí quà biếu, tặng khách hàng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 hướng dẫn Chế độ kế toán Doanh nghiệp do Bộ Tài chính ban hành:
- 1.2 1.2. Hạch toán chi phí quà biếu, tặng khách hàng theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành:
- 2 2. Mức phạt nếu không lập hóa đơn đối với hàng cho, biếu, tặng:
- 3 3. Quà biếu, tặng cho khách hàng có được đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp không?
1. Cách hạch toán chi phí quà biếu, tặng khách hàng:
1.1. Hạch toán chi phí quà biếu, tặng khách hàng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 hướng dẫn Chế độ kế toán Doanh nghiệp do Bộ Tài chính ban hành:
Theo đó, hạch toán hóa đơn quà biếu tặng theo 2 trường hợp:
– Trường hợp hạch toán hàng biếu tặng bên đi cho
– Trường hợp hạch toán hàng biếu tặng bên nhận.
* Hạch toán hàng biếu tặng với bên nhận:
Khi nhận được hàng được biếu, cho, tặng, kế toán hạch toán hàng biếu tặng như sau:
Nợ TK 156, 642, 242,…: Tổng giá trị hàng nhận bao gồm thuế GTGT
Có TK 711: Tổng giá trị hàng nhận bao gồm thuế GTGT
* Hạch toán hàng biếu tặng với bên cho:
Mỗi khi đến dịp lễ, tết, dịp đặc biệt của doanh nghiệp,… doanh nghiệp thường biếu, tặng hàng hóa, sản phẩm của mình cho khách hàng, đối tác hoặc công nhân viên để tri ân.
Khi hạch toán hàng biếu tặng sẽ có các trường hợp xảy ra như:
+ Trường hợp hàng hóa về dùng để biếu, tặng ngay khách hàng, công nhân lao động;
+ Trường hợp mua hàng hóa về nhập kho để dùng tặng, biếu;
+ Trường hợp hàng hóa dùng để biếu, cho người lao động dùng bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi,…
– Trường hợp hàng hóa về dùng để tặng, cho, biếu ngay cho khách hàng không qua kho:
Hạch toán hàng biếu tặng khi doanh nghiệp mua hàng hóa dùng để biếu tặng về nhập kho, căn cứ vào hóa đơn mua vào đã lập và tiền thuế GTGT như sau:
+ Nợ TK 641: Chi phí doanh nghiệp mua hàng biếu tặng.
+ Nợ TK 133: Tiền thuế GTGT đầu vào (nếu có)
+ Có TK 331, 111, 112: Tổng giá trị phải trả khi mua hàng biếu tặng, cho.
+ Có TK 3331: Tiền thuế GTGT đầu ra.
– Trường hợp hàng hóa dùng để biếu, tặng cho công nhân viên dùng bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi:
Khi hàng hóa dùng để biếu, tặng cho người lao động, công nhân viên dùng bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi của DN, kế toán hạch toán hàng biếu tặng như sau:
+ Nợ TK 353: Tổng giá trị doanh nghiệp thanh toán hàng biếu tặng
+ Có TK 511: Trị giá hàng hóa dùng để biếu, tặng
+ Có TK 33311: Tiền thuế GTGT đầu ra.
Sau đó, kế toán ghi nhận giá vốn, hạch toán như sau:
+ Nợ TK 623: Giá vốn hàng hóa doanh nghiệp biếu, cho, tặng
+ Có TK 152, 153, 156,…: Giá vốn hàng hóa doanh nghiệp biếu, cho, tặng
– Trường hợp mua hàng hóa về nhập kho dùng để biếu, tặng:
+ Với trường hợp này, khi hàng hóa dùng để biếu, cho, tặng về nhập kho, căn cứ vào hóa đơn mua vào, kế toán hạch toán hàng biếu tặng:
Nợ TK 152, 153, 156…: Tổng trị giá nguyên vật liệu, hàng hóa doanh nghiệp dùng biếu, tặng
Nợ TK 1331: Tiền thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
Có TK 331, 111,112…: Tổng trị giá phải thanh toán khi mua hàng biếu, tặng.
+ Khi doanh nghiệp xuất kho hàng hóa biếu, cho, tặng căn cứ vào hóa đơn xuất ra, kế toán hạch toán hàng biếu tặng như:
Nợ TK 641: Chi phí hàng hóa doanh nghiệp mua dùng cho biếu, tặng.
Có TK 152, 153, 156: Trị giá sản phẩm, hàng hóa,… mua về để biếu tặng.
Có TK 3331: Tiền thuế GTGT đầu ra.
1.2. Hạch toán chi phí quà biếu, tặng khách hàng theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành:
Đối với những doanh nghiệp sử dụng theo Thông tư
– Nếu doanh nghiệp mua về tặng, cho, biếu ngay khách hàng mà không qua kho:
+ Nợ TK 642: Chi phí hàng hóa doanh nghiệp mua dùng cho biếu, tặng
+ Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu có)
+ Có TK 111, 112, 331
+ Có TK 3331
– Nếu doanh nghiệp mua về tặng, cho, biếu nhập kho, sau đó xuất cho biếu tặng khách hàng, công nhân viên:
+ Nợ TK 152, 153, 156…: Tổng trị giá nguyên vật liệu, hàng hóa doanh nghiệp dùng biếu, tặng
+ Nợ TK 1331: Tiền thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
+ Có TK 331, 111,112…: Tổng trị giá phải thanh toán khi mua hàng biếu, tặng.
– Khi doanh nghiệp xuất kho hàng hóa biếu, cho, tặng kế toán hạch toán hàng biếu tặng như:
+ Nợ TK 642: Chi phí hàng hóa doanh nghiệp mua dùng cho biếu, tặng.
+ Có TK 152, 153, 156: Trị giá sản phẩm, hàng hóa,… mua về để biếu tặng.
+ Có TK 3331: Tiền thuế GTGT đầu ra.
2. Mức phạt nếu không lập hóa đơn đối với hàng cho, biếu, tặng:
Căn cứ theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 24 Văn bản hợp nhất 03/VBHN-BTC năm 2024 hợp nhất Nghị định quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn do Bộ Tài chính ban hành ngày 04/01/2024 quy định về xử phạt hành vi vi phạm quy định về lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ như sau:
Theo đó, hành vi không lập hóa đơn đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động, trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất sẽ bị phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng tùy vào tính chất, mức độ của hành vi vi phạm.
Như vậy, khi doanh nghiệp tặng quà biếu khách hàng thì phải lập hóa đơn như bán hàng bình thường với giá tính thuế là giá của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh biếu tặng.
3. Quà biếu, tặng cho khách hàng có được đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp không?
Căn cứ Điều 9
Theo đó, trừ các khoản chi quy định tại khoản 2 Điều 9
– Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp; khoản chi cho hoạt động giáo dục nghề nghiệp; khoản chi thực hiện nhiệm vụ quốc phòng, an ninh của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật
– Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật. Đối với hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ các trường hợp không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật.
Như vậy, doanh nghiệp tặng quà cho khách hàng có thể đưa vào chi phí được trừ nếu thỏa mãn các điều kiện sau:
+ Chi phí mua quà tặng khách hàng là chi phí liên quan tới hoạt động kinh doanh nhằm mục đích tri ân khách hàng hay mục đích khác có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh
+ Khoản chi này có đầy đủ hóa đơn, chứng từ
+ Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với những hóa đơn có tổng giá thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên.
Các văn bản quy phạm pháp luật sử dụng trong bài viết:
– Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 hướng dẫn Chế độ kế toán Doanh nghiệp do Bộ Tài chính ban hành
– Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành
– Văn bản hợp nhất 03/VBHN-BTC năm 2024 hợp nhất Nghị định quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn do Bộ Tài chính ban hành ngày 04/01/2024
– Văn bản hợp nhất 01/VBHN-VPQH năm 2023 hợp nhất Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp do Văn phòng Quốc hội ban hành ngày 30/01/2023
THAM KHẢO THÊM:
