Cách hạch toán cá nhân cho công ty vay tiền không lấy lãi

Do rơi vào sự túng thiếu đó nên một số doanh nghiệp, công ty phải thực hiện vay vốn ở các đơn vị, tổ chức tín dụng khác với mức lãi suất theo quy định. Vì vay tiền ở các tổ chức tín dụng khiến cho công ty phải thực hiện thêm nghĩa vụ thành toán lãi phát sinh nên nhiều công ty đã thực hiện vay tiền của cá nhân không lấy lãi. Việc cá nhân cho công ty vay tiền không lấy lãi mang lại nhiều lợi thế cho công ty nhưng ngược lại cá nhân lại chịu nhiều rủi ro hơn. Vậy việc cá nhân cho công ty vay tiền không lấy lãi có bị ấn định thuế hay không? Và cách hạch toán cá nhân cho công ty vay tiền không lãi suất được thực hiện như thế nào?

1. Quy định hiện hành về việc cá nhân cho doanh nghiệp vay tiền:

1.1. Doanh nghiệp có được thực hiện vay tiền cá nhân không?

Căn cứ theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 09/2015/TT-BTC thì doanh nghiệp được phép vay vốn của những đối tượng sau đây để phục vụ cho hoạt động kinh doanh:

– Vay tiền của cá nhân;

– Vay tiền của các doanh nghiệp không phải là tổ chức tín dụng, là các doanh nghiệp không được thành lập và tổ chức, hoạt động theo quy định của pháp luật về tổ chức tín dụng.

Như vậy, công ty được quyền vay tiền của cá nhân để phục vụ cho việc duy trì, phát triển hoạt động kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, tại khoản 2 Điều 6 Nghị định số 222/2013/NĐ-CP thì doanh nghiệp, công ty được phép vay tiền của cá nhân dưới hình thức vay tiền mặt. Theo đó khi thực hiện nghĩa vụ thanh toán thì doanh nghiệp có thể dùng tiền mặt để trả nợ cho cá nhân.

1.2. Cá nhân có thể cho doanh nghiệp vay tiền với mức lãi suất như thế nào?

Cá nhân có thể cho doanh nghiệp vay tiền và tính lãi suất theo một trong hai hình thức sau:

Thứ nhất, cá nhân cho doanh nghiệp vay tiền không lấy lãi, có nghĩa là lãi suất 0%;

Thứ hai, cá nhân cho doanh nghiệp vay tiền có lấy lãi và lãi suất phải đảm bảo theo quy định tại khoản 1 Điều 468 Bộ luật Dân sự năm 2015 thì mức lãi suất không được phép vượt quá 20%/ năm cho khoản tiền vay đó.

2. Cá nhân cho doanh nghiệp vay tiền không lấy lãi có bị ấn định thuế không?

Việc cá nhân cho doanh nghiệp vay tiền được cơ quan thuế của Nhà nước xác định là việc làm có rủi ro cao. Theo đó cơ quan thuế sẽ ấn định lại mức lãi suất vay để có thể thực hiện truy thu thuế do giao dịch cá nhân cho doanh nghiệp vay tiền với lãi suất 0% là không phù hợp với mức lãi suất trên thị trường. Theo mức lãi suất trên thị trường thì dù cá nhân có cho doanh nghiệp vay tiền với mức lãi suất thì cũng phải là mức lãi lớn hơn 0%, theo đó việc truy thu, ấn định thuế thì khi doanh nghiệp trả tiền lãi vay phải bị khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là 5% trên tổng số tiền vay.

Khi xác định lãi suất lớn hơn 0% thì tương đương với thu nhập sẽ lớn hơn 0 đồng và thuế thu nhập cá nhân lúc này bị truy thu sẽ được xác định như sau:

Thuế thu nhập cá nhân = (Tổng tiền vay/ mượn x % lãi suất) x 5%

Theo đó, cơ quan thuế vẫn sẽ truy thu thuế từ bên có nghĩa thanh toán là doanh nghiệp. Trong trường hợp cơ quan thuế không trực tiếp truy thu thuế từ bên có nghĩa vụ thanh toán là doanh nghiệp thì có thể thực hiện truy thu trực tiếp với bên còn lại là cá nhân cho doanh nghiệp vay tiền.

Như vậy, cá nhân hay công ty có trách nhiệm nộp thuế phải thực hiện nghĩa vụ nộp thuế theo mức thuế được cơ quan thuế ấn định tại thông báo. Nếu người có nghĩa vụ nộp thuế không đồng ý với mức thuế truy thu của cơ quan quản lý thuế đã ấn định trong thông báo thì vẫn phải thực hiện nghĩa vụ nộp đúng số thuế đó và đồng thời có quyền yêu cầu cơ quan quản lý thuế giải thích lý do thu mức thuế như vậy hoặc có quyền khiếu nại về việc ấn định thuế của cơ quan quản lý thuế.

3. Cách hạch toán cá nhân cho công ty vay tiền không lấy lãi:

Do việc cá nhân cho doanh nghiệp không lấy lãi được cơ quan quản lý thuế nhận định là việc làm có rủi ro cao nên vẫn ấn định lãi suất vay để có thể truy thu thuế để phù hợp với mức lãi suất trên thị trường. Do đó nên có thể thực hiện hạch toán cá nhân cho công ty vay tiền không lấy lãi. Cụ thể cách hạch toán được thực hiện như sau:

– Nợ TK 112 (Vì khi đi vay không được dùng tiền mặt để thực hiện giao dịch)

– Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính (3411).

Chi phí đi vay liên quan trực tiếp đến khoản vay (ngoài lãi vay phải trả) như chi phí kiểm toán, lập hồ sơ thẩm định, thẩm tra… hạch toán như sau:

– Nợ các TK 241, 635

– Có các TK 111, 112, 331

4. Các giấy tờ cần có giữa các bên để thực hiện giao dịch vay giữa cá nhân và doanh nghiệp:

– Hợp đồng vay tiền giữa công ty và cá nhân có công chứng, chứng thực hoặc không;

– Giấy tờ tuỳ thân của cá nhân như Căn cước công dân/ Chứng minh thư nhân dân;

– Giấy tờ tuỳ thân của người đại diện doanh nghiệp như Căn cước công dân/ Chứng minh thư nhân dân;

Chứng từ chứng minh cho việc chuyển tiền, thanh toán tiền: phiếu thu hoặc thông báo, xác nhận chuyển khoản của ngân hàng;

Biên bản kiểm kê tiền mặt đối với trường hợp các bên giao dịch bằng tiền mặt;

Tờ khai thuế thu nhập cá nhân và chứng từ nộp tiền thuế thu nhập doanh nghiệp đối với khoản lãi vay trong trường hợp cá nhân cho công ty vay và có tính lãi.

5. Một số lưu ý khi cá nhân cho doanh nghiệp vay tiền để duy trì hoạt động kinh doanh:

Việc cá nhân cho doanh nghiệp vay tiền cần lưu ý một số điểm sau để tuân thủ theo quy định pháp luật và tránh những rủi ro tiềm ẩn khi kí kết hợp đồng vay:

Thứ nhất, cá nhân và doanh nghiệp cần lưu ý vấn đề về lãi suất. Việc tính lãi suất 0% được cho là không phù hợp với lãi suất thị trường. Do đó nên việc tính lãi suất có thể thu mức lãi suất thấp nhưng phải lớn hơn 0%. Bên cạnh đó, căn cứ theo Khoản 1 điều 468 Bộ luật Dân sự 2015 có quy định theo đó lãi suất vay do các bên tự thỏa thuận với nhau. Trường hợp các bên có sự thỏa thuận về lãi suất thì lãi suất theo thỏa thuận thì mức lãi suất đó được quy định là không được vượt quá mức 20%/năm của khoản tiền vay, trừ trường hợp luật khác có liên quan quy định khác. Trường hợp lãi suất theo sự thỏa thuận của các bên vượt quá lãi suất giới hạn được quy định trên thì mức lãi suất vượt quá không có hiệu lực.

Thứ hai, cá nhân và doanh nghiệp cần lưu ý về mức hạch toán đối với chi phí vay lãi. Theo đó, căn cứ theo hướng dẫn của cơ quan thuế, trong trường hợp công ty vay vốn cá nhân để thực hiện phục vụ cho hoạt động sản xuất – kinh doanh thì chi phí lãi vay chỉ được hạch toán không quá 150% mức lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước công bố. Doanh nghiệp có thể lấy chi phí lãi vay cao hơn, nhưng lãi vay này không được khấu trừ thuế và điều này đem lại nhiều rủi ro cho doanh nghiệp.

Thứ ba, cá nhân và doanh nghiệp cần lưu ý về thoả thuận phương thức chuyển và nhận tiền. Cá nhân có thể cho doanh nghiệp vay bằng tiền mặt và từ đó doanh nghiệp cũng có thể thực hiện nghĩa vụ trả nợ cho cá nhân bằng tiền mặt. Đôi khi việc sử dụng tiền mặt cũng có nhiều rủi ro như việc đếm thiếu tiền, sử dụng tiền giả,…Do đó, các bên khi ký kết hợp đồng vay có thể thoả thuận và ghi trong hợp đồng hình thức nhận tiền và chuyển tiền phù hợp.

Thứ tư, cá nhân và doanh nghiệp cần lưu ý về việc ký kết hợp đồng vay. Các bên cần lưu ý về điều khoản liên quan đến số tiền vay, kỳ hạn vay và lãi suất (nếu có).

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

– Nghị định số 222/2013/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 31 tháng 12 năm 2013 quy định về thanh hoá bằng tiền mặt và các văn bản hướng dẫn thi hành;

– Thông tư số 09/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 29 tháng 1 năm 2015 hướng dẫn giao dịch tài chính của doanh nghiệp theo quy định tại Điều 6 Nghị định số 222/2013/NĐ-CP ngày 31/12/2013 của Chính phủ về thanh toán bằng tiền mặt