Hướng dẫn cách ghi số tiền bằng chữ trên hoá đơn GTGT mới nhất. Quy định của pháp luật về nội dung trên hoá đơn đã lập và cách ghi số tiền bằng chữ trên hóa đơn, chứng từ kế toán.
Hóa đơn, là một trong những giấy tờ quan trọng trong lĩnh vực kế toán. Hóa đơn, là căn cứ để xác nhận việc thanh toán tiền mua bán hàng hóa, thanh toán tiền dịch vụ của người mua hàng. Hóa đơn cũng là một trong những chứng từ quan trọng trong lĩnh vực kế toán, là cơ sở để thanh toán, quyết toán thuế cũng như xác định chi phí trong doanh nghiệp.
Chính bởi vậy, việc lập và cách ghi các loại hóa đơn đều yêu cầu phải đáp ứng những nguyên tắc nhất định. Vậy, cách ghi số tiền bằng chữ trên hóa đơn giá trị gia tăng như thế nào là đúng?
Luật sư
Mục lục bài viết
1. Khái quát chung về hóa đơn giá trị gia tăng:
“Hóa đơn”, căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 20 Luật kế toán năm 2015, được hiểu là khái niệm dùng để chỉ một trong những loại chứng từ kế toán do bên bán hàng, bên cung cấp dịch vụ lập, sau khi thực hiện và hoàn thành quan hệ mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Hóa đơn được xác định là loại giấy tờ có mục đích là để ghi nhận và phản ánh tất cả các thông tin về việc hoàn thành quan hệ mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nêu trên. Nội dung này cũng được khẳng định tại khoản 1 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC. Qua khái niệm này, cũng có thể khẳng luật định bên bán hàng hóa, bên cung ứng dịch vụ được xác định là bên xuất hóa đơn cho bên mua hàng hóa, bên sử dụng dịch vụ.
Về khái niệm hóa đơn giá trị gia tăng, hiện nay không có quy định cụ thể về khái niệm hóa đơn giá trị gia tăng. Tuy nhiên, căn cứ vào khái niệm “hóa đơn” được phân tích ở trên, đồng thời căn cứ vào định nghĩa của cụm từ “giá trị gia tăng” có thể hiểu: Hóa đơn giá trị gia tăng (hay còn gọi là hóa đơn VAT) được hiểu là một loại chứng từ kế toán do bên bán hàng hóa, bên cung ứng dịch vụ lập có giá trị phản ánh giá trị gia tăng, là cơ sở trong việc khấu trừ thuế Giá trị gia tăng (GTGT), khấu trừ thuế đầu vào.
Trên hóa đơn giá trị gia tăng, có sự ghi nhận riêng về giá trị của hàng hóa, và giá trị tăng thêm của hàng hóa, dịch vụ. Loại hóa đơn này được áp dụng theo mẫu do Bộ Tài chính phát hành. Cụ thể hóa đơn giá trị gia tăng sẽ được xác định theo mẫu số 3.1 Phụ lục 3 và mẫu 5.1 Phụ lục 5 do Bộ tài chính ban hành kèm theo
Đồng thời, theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 3
Hóa đơn có thể thể hiện dưới các hình thức như hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử, hóa đơn đặt in.
2. Hướng dẫn cách ghi số tiền bằng chữ trên hóa đơn giá trị gia tăng:
Dù được thể hiện dưới hình thức nào, là hóa đơn điện tử, là hóa đơn tự in, hay hóa đơn đặt mua thì cũng giống như các loại hóa đơn khác, hóa đơn giá trị gia tăng cũng phải thể hiện đầy đủ các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn được lập bao gồm:
- Tên hóa đơn
Tên hóa đơn là yếu tố bắt buộc phải được thể hiện trên mỗi hóa đơn. Việc thể hiện tên của mỗi loại hóa đơn không chỉ giúp phân biệt hóa đơn trong hoạt động kế toán mà còn thể hiện sự thống nhất trong mẫu hóa đơn. Ví dụ trong trường hợp này, tên của loại hóa đơn giá trị gia tăng được lập sẽ ghi rõ tên hóa đơn là: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG.
Trường hợp nếu sử dụng hóa đơn này như một chứng từ cụ thể áp dụng cho công tác hạch toán kế toán thì có thể kèm theo tên khác ngoài tên chính của hóa đơn. Tuy nhiên cần lưu ý, tên kèm theo phải ghi sau tên của loại hóa đơn với cỡ chữ có thể nhỏ hơn hoặc ghi trong ngoặc đơn. Ví dụ: ghi theo hướng: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG – PHIẾU BẢO HÀNH, hoặc ghi theo hướng: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (PHIẾU BẢO HÀNH).
- Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn
Trên hóa đơn còn phải thể hiện mẫu số hóa đơn. Mẫu số hóa đơn được hiểu là những thông tin ký hiệu của tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu hóa đơn này. Việc thể hiện mẫu số hóa đơn là căn cứ để phân biệt các hóa đơn trong cùng loại hóa đơn, mang tính chất “đánh dấu” hóa đơn này với hóa đơn khác. Còn ký hiệu hóa đơn sẽ được phân biệt thông qua hệ thống chữ cái tiếng Việt, và hai chữ số cuối của năm theo quy định của pháp luật.
- Tên liên hóa đơn
Mỗi hóa đơn khi được lập thường sẽ có từ 02 liên hóa đơn trở lên. Việc lập hóa đơn thành nhiều liên không chỉ là cơ sở ghi nhận nội dung thông tin về việc lập hóa đơn, còn là cơ sở để đối chiếu khi xảy ra vấn đề tranh chấp, đồng thời đây là yêu cầu trong việc lưu trữ hồ sơ trong hoạt động hạch toán kế toán. Và theo quy định của pháp luật thì số liên tối đa của một hóa đơn được lập không quá 09 liên. Trên mỗi liên hóa đơn phải thể hiện tên của từng liên để thuận tiện trong vấn đề phân loại và sử dụng, ví dụ: liên 1: Lưu; Liên 2: Giao cho bên mua hàng hóa.
- Số thứ tự hóa đơn
Số thứ tự của hóa đơn thường được xác định theo dãy số tự nhiên thể hiện theo ký hiệu của hóa đơn, tối đa trong một ký hiệu hóa đơn sẽ có 07 chữ số tự nhiên. Số thứ tự hóa đơn là cơ sở thuận tiện trong việc kiểm tra, tìm kiếm về thông tin hóa đơn.
+ Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
+ Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
+ Thể hiện thông tin tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ, được thể hiện theo quy định của pháp luật.
+ Ghi rõ họ tên, chữ ký của người mua, người bán và con dấu người bán (nếu có) cũng như thông tin về ngày tháng năm lập hóa đơn.
+ Tên tổ chức nhận in hóa đơn.
Ngoài những nội dung thông tin cần thiết phải có trên, việc thể hiện nội dung thông tin trên hóa đơn, trong đó có nội dung về số tiền trên hóa đơn cũng cần đảm bảo những yêu cầu nhất định. Cụ thể:
Căn cứ theo quy định tại điểm k khoản 1 Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC, được sửa đổi bởi khoản 1 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC, nội dung trên hóa đơn phải thể hiện bằng tiếng Việt. Điều này không có nghĩa là không được thể hiện tiếng nước ngoài trên hóa đơn, tuy nhiên, trường hợp trong hóa đơn có thể hiện tiếng nước ngoài, thì nội dung tiếng nước ngoài sẽ được đặt ngay dưới dòng Tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn hoặc phải được đặt trong ngoặc đơn.
Trong đó, chữ số ghi trên hóa đơn sẽ là các số tự nhiên từ 0 đến 9 (ví dụ: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9). Người bán có thể thể hiện cách thể hiện số tiền bằng số trên hóa đơn theo hai cách:
Cách 1: Nếu như sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ thì phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán.
Cách 2: Nếu như sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau các chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ thì phải sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán.
Ví dụ cùng một số tiền là 100 triệu 850 nghìn đồng 350 đồng có thể viết trên hóa đơn theo hai cách:
Áp dụng cách 1 sẽ viết là: 100.850.350 đồng hoặc áp dụng cách 2 sẽ viết là: 100,850,350 đồng.
Nội dung về “tổng số tiền thanh toán” được thể hiện trên hóa đơn phải được ghi bằng chữ Tiếng Việt. Vậy nên, nếu dòng tổng tiền thanh toán ghi bằng tiếng Việt đầy đủ dấu thì không có vấn đề gì, nhưng nếu nội dung này được viết bằng chữ không dấu thì trường hợp này, cần lưu ý, việc viết dòng chữ này bằng cách nào không quan trọng nhưng phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch về nội dung của hóa đơn, không làm thay đổi cách xác định số tiền trên hóa đơn. Đồng tiền ghi trên hóa đơn phải được thể hiện là đồng Việt Nam. Tuy nhiên, một số trường hợp người bán hàng hóa được phép thu ngoại tệ theo nội dung pháp luật cho phép thì trường hợp này, dù số tiền bằng số có thể thể hiện bằng đơn vị khác Việt Nam đồng thì khi thể hiện tổng số tiền thanh toán bằng chữ, người lập hóa đơn vẫn phải ghi bằng tiếng Việt (Điểm e Khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC).
Đồng thời, theo quy định tại khoản 7 Điều 3
Như vậy, có thể thấy, đối với cách ghi số tiền bằng chữ trên hóa đơn giá trị gia tăng, pháp luật cũng chỉ đưa ra yêu cầu chung chung, không quá chi tiết, trong đó nhấn mạnh đến yêu cầu là thể hiện tổng số tiền bằng chữ phải bằng Tiếng Việt, và dù ghi như thế nào cũng không được dẫn đến cách hiểu sai lệch về nội dung hóa đơn. Do vậy, người lập hóa đơn có thể linh động trong cách viết về số tiền bằng chữ trên hóa đơn, chỉ cần đảm bảo yêu cầu trong phạm vi quy định của pháp luật nêu trên.
3. Tư vấn ghi số tiền đúng trên hoá đơn giá trị gia tăng:
Tóm tắt câu hỏi:
Gửi luật Dương Gia! Bên Em có một hóa đơn viết như sau: Số tiền bằng số: 168.500.000. Số tiền bằng chữ: Một trăm sáu tám triệu, năm trăm ngàn đồng. Nhưng khách hàng không chịu nhận hóa đơn và yêu cầu viết lại là: Một trăm sáu mươi tám triệu, năm trăm ngàn đồng. Luật sư cho em hỏi: Một trăm sáu tám triệu, năm trăm ngàn đồng. Có bị sai không ạ. Cảm ơn luật Dương Gia
Luật sư tư vấn:
Theo thông tin bạn cung cấp thì khi bạn lập hóa đơn cho khách hàng thì có một hóa đơn được viết như sau: Số tiền bằng số: 168.500.000. Số tiền bằng chữ được viết là: Một trăm sáu tám triệu, năm trăm ngàn đồng.
Nhưng phía bên khách hàng không chịu nhận hóa đơn và yêu cầu viết lại số tiền bằng chữ là: Một trăm sáu mươi tám triệu, năm trăm ngàn đồng.
Dựa trên thông tin bạn cung cấp thì trong trường hợp này đang có vướng mắc về việc cách ghi số tiền bằng chữ trên hóa đơn, chứng từ mua bán hàng hóa dịch vụ.
Trong trường hợp này, để xác định cách ghi trên hóa đơn của bạn có đúng hay không thì căn cứ điểm k Điều 4 Thông tư số 39/2014/TT- BTC và được sửa đổi bởi khoản 1 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT – BTC thì:
“Điều 4: Nội dung trên hóa đơn đã lập
…
k) Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; Người bán được lựa chọn: sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.), nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị hoặc sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán;
Dòng tổng tiền thanh toán trên hóa đơn phải được ghi bằng chữ. Trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn
Mỗi mẫu hoá đơn sử dụng của một tổ chức, cá nhân phải có cùng kích thước (trừ trường hợp hoá đơn tự in trên máy tính tiền được in từ giấy cuộn không nhất thiết cố định độ dài, độ dài của hoá đơn phụ thuộc vào độ dài của danh mục hàng hoá bán ra).”
Căn cứ theo quy định tại điểm k Điều 4 Thông tư 39/2014/TT- BTC được sửa đổi bởi khoản 1 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT- BTC được trích dẫn nêu trên thì tổng tiền trên hóa đơn phải ghi bằng chữ. Trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các chữ viết phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung hóa đơn.
Có thể thấy, hiện nay, pháp luật hiện hành chỉ quy định chung chung về việc ghi số tiền bằng chữ mà chưa có hướng dẫn cụ thể về cách đọc chữ số viết số tiền trên hóa đơn bằng chữ.
Đồng thời với số tiền bằng số là: 168.500.000, thì cách viết số tiền bằng chữ: “một trăm sáu tám triệu, năm trăm ngàn đồng” hay cách viết “một trăm sáu mươi tám triệu, năm trăm ngàn đồng” đều không dẫn đến hiểu sai lệch nội dung hóa đơn, mà vẫn xác định được số tiền là 168.500.000 đồng. Do vậy, cách viết của bạn là “một trăm sáu tám triệu, năm trăm ngàn đồng” vẫn được xác định là hợp lệ theo quy định của pháp luật.
