Trên thực tế, có rất nhiều doanh nghiệp phải đi mua hàng của người dân, thuê tài sản, dịch vụ của những cá nhân mà không có hóa đơn, chứng từ, chính vì thế những khoản chi đó các doanh nghiệp sẽ phải đưa nó vào chi phí hợp lý trước khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Vậy cách ghi nhận chi phí hợp lý khi hàng hóa không có hóa đơn như thế nào?
Mục lục bài viết
1. Cách ghi nhận chi phí hợp lý khi hàng hóa không có hóa đơn:
1.1. Được hiểu như thế nào là chi phí hợp lý:
Chi phí hợp lý hay còn gọi là chi phí được trừ, nó được sử dụng rất phổ biến trong các doanh nghiệp, nhất là trong bộ phận kế toán tuy nhiên, hiện nay pháp luật nói chung và pháp luật về thuế nói riêng không có một định nghĩa hay khái niệm giải thích rõ thế nào là chi phí hợp lý.
Việc không định nghĩa được xem là một điều hợp lý, bởi lẽ chi phí hợp lý khi mà xác định thu nhập chịu thuế, tính thuế thu nhập doanh nghiệp rất đa dạng và phức tạp thế nên không thể quy định một khái niệm chung để nhận diện mọi chi phí.
Mặc dù pháp luật không định nghĩa nhưng Bộ Tài chính cũng đã quan hành các quy định về điều kiện được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Theo đó một khoản chi chỉ cần đáp ứng điều kiện theo quy định sẽ trở thành chi phí hợp lý và sẽ được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Căn cứ điều kiện chi phí được trừ quy định tại Điều 4 của Thông tư 96/2015/TT-BTC về thuế thu nhập doanh nghiệp thì có thể hiểu chi phí hợp lý là chi phí được trừ khi doanh nghiệp xác định thu nhập chịu thuế và tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu như đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật thuế thu nhập doanh nghiệp.
1.2. Cách ghi nhận chi phí hợp lý khi hàng hóa không có hóa đơn:
Trên thực tế, có rất nhiều doanh nghiệp phải đi mua hàng của người dân, thuê tài sản, dịch vụ của những cá nhân mà không có hóa đơn, chứng từ, chính vì thế những khoản chi đó các doanh nghiệp sẽ phải đưa nó vào chi phí hợp lý trước khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
Tại điểm 2.4 khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp có quy định chi phí của doanh nghiệp mua các hàng hóa, dịch vụ (không có hóa đơn, được phép lập Bảng kê thu mua các hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN được kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC hướng dẫn
– Mua các hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;
– Mua các sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc những nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra;
– Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra;
– Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt;
– Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân mà không kinh doanh trực tiếp bán ra;
– Mua các hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) mà có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).
Bảng kê thu mua các hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp thực hiện ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, tính trung thực. Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ được phép lập Bảng kê và sẽ được tính vào chi phí được trừ. Các khoản chi phí này sẽ không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Trong trường hợp giá mua các hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê cao hơn so với giá thị trường tại thời điểm mua hàng thì cơ quan thuế sẽ căn cứ vào giá thị trường tại thời điểm mua hàng, dịch vụ cùng loại hoặc là tương tự trên thị trường xác định lại mức giá để tính lại các chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Như vậy, nếu như:
– Mua các hàng hóa của người dân tự sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;
– Mua các tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;
– Mua các hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh có mức doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm;
Thì phải lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN được kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 218/2013/NĐ-CP về thuế thu nhập doanh nghiệp
Còn nếu như mua các hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh mà có mức doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên thì phải yêu cầu cá nhân trực tiếp liên hệ với chi cục thuế nơi cư trú để được hướng dẫn lập hóa đơn bán lẻ giao cho công ty và kê khai nộp thuế theo quy định.
1.3. Cách ghi nhận chi phí hợp lý khi hàng hóa không có hóa đơn cho từng trường hợp:
– Nếu doanh nghiệp mua hàng của người dân, mua các tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra không phân biệt trên hay là dưới 100.000.000 đồng/năm (những mặt hàng được liệt kê ở mục trên) thì cần có:
+ Hợp đồng mua bán, cung ứng dịch vụ;
+ Chứng từ thanh toán (Có thể thanh toán bằng tiền mặt vì không có hóa đơn);
+ Biên bản bàn giao của hàng hóa, dịch vụ;
+ Bảng kê mua hàng không có hóa đơn Mẫu 01/TNDN.
– Nếu mua hàng, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên):
Trong trường hợp có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng 100.000.000 đồng/năm thì cần:
+ Hợp đồng mua bán;
+ Chứng từ thanh toán (Có thể thanh toán bằng tiền mặt vì không có hóa đơn);
+ Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ;
+ Bảng kê mua hàng không có hóa đơn Mẫu 01/TNDN được kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 218/2013/NĐ-CP về thuế thu nhập doanh nghiệp.
Trong trường hợp có mức doanh thu từ 100.000.000 đồng/năm trở lên thì cần:
+ Hợp đồng mua bán;
+ Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ;
+ Hóa đơn bán hàng;
+ Chứng từ thanh toán qua ngân hàng (vì có hóa đơn).
+ Cần có Hóa đơn;
Lưu ý: Cá nhân, hộ kinh doanh lên Cơ quan thuế để được mua hóa đơn bán hàng viết cho doanh nghiệp. Cụ thể cá nhân, hộ kinh doanh sẽ phải thực hiện nộp lệ phí môn bài, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân sau đó thì cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn bán hàng.
2. Điều kiện trở thành chi phí hợp lý:
Điều 4 Thông tư 96/2015/NĐ-CP quy định trừ những khoản chi không được trừ nêu tại khoản 2 Điều này thì doanh nghiệp sẽ được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ 03 điều kiện sau:
– Điều kiện 1: Khoản chi thực tế phát sinh có liên quan đến các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
– Điều kiện 2: Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo đúng quy định pháp luật.
– Điều kiện 3: Khoản chi nếu có hoá đơn mua các hàng hoá, dịch vụ từng lần mà có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá này là đã bao gồm thuế giá trị gia tăng) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo các quy định pháp luật thuế giá trị gia tăng.
Tóm lại, doanh nghiệp sẽ được trừ mọi khoản chi nếu như khoản chi đó phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của chính doanh nghiệp và khoản chi đó có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
Lưu ý:
– Trường hợp mua các hàng hóa, dịch vụ mà từng lần mua có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên ghi trên hóa đơn mà đến tại thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp chưa thanh toán thì sẽ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
– Trường hợp khi thanh toán mà doanh nghiệp không có các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì sẽ phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt (kể cả là trong trường hợp cơ quan thuế và những cơ quan chức năng khác đã có quyết định thanh tra, kiểm tra kỳ tính thuế có phát sinh các khoản chi phí này).
Những văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:
– Thông tư 96/2015/TT-BTC về thuế thu nhập doanh nghiệp tại
– Thông tư 78/2014/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 218/2013/NĐ-CP về thuế thu nhập doanh nghiệp;
– Thông tư 119/2014/TT-BTC sửa các Thông tư để cải cách, đơn giản các TTHC về thuế;
– Thông tư 151/2014/TT-BTC về sửa đổi các Nghị định về thuế.
