Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường.
Khi lập hóa đơn thường gặp nhiều khách hàng có tên, địa chỉ dài. Vậy trong trường hợp này có được viết tắt? Hãy xem các từ được phép viết tắt và không được viết tắt trên hóa đơn qua bài viết dưới đây.
1. Các từ được phép viết tắt trên hóa đơn
Theo điểm b khoản 7 Điều 3
Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”…Cụ thể:
| STT | Từ được phép viết tắt | Cách viết tắt |
| 1 | Phường | P |
| 2 | Xã | X |
| 3 | Thị trấn | TT |
| 4 | Quận | Q |
| 5 | Huyện | H |
| 6 | Thị xã | TX |
| 7 | Thành phố | TP |
| 8 | Việt Nam | VN |
| 9 | Cổ phần | CP |
| 10 | Trách nhiệm hữu hạn | TNHH |
| 11 | Khu công nghiệp | KCN |
| 12 | Sản xuất | SX |
| 13 | Chi nhánh | CN |
| Yêu cầu: Dù được phép viết tắt trong hóa đơn nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp. | ||
Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.
Theo quy định tại Thông tư 26/2015/TT-BTC thì tiêu thức ghi hóa đơn cụ thể như sau:
Tiêu thức “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán”, “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua”
Người bán phải ghi đúng tiêu thức “mã số thuế” của người mua và người bán.
Tiêu thức “tên, địa chỉ” của người bán, người mua phải viết đầy đủ, trường hợp viết tắt thì phải đảm bảo xác định đúng người mua, người bán.
Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.
>>> Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài: 1900.6568
Trường hợp tổ chức bán hàng có đơn vị trực thuộc có mã số thuế trực tiếp bán hàng thì ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị trực thuộc. Trường hợp đơn vị trực thuộc không có mã số thuế thì ghi mã số thuế của trụ sở chính.
Doanh nghiệp cần lưu ý, những từ được viết tắt trên hóa đơn không thể sử dụng tùy tiện mà chỉ được dùng khi viết địa chỉ, tên. Dù kế toán có thể sử dụng các chữ được viết tắt trên hóa đơn thì số nhà, tên đường phố, phường, quận, thành phố vẫn phải có đầy đủ thông tin.
Ví dụ: Công ty A có địa chỉ theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh là 30 phố Duy Tân, Phường Dịch Vọng Hậu, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội. Theo đó, trên hóa đơn xuất cho công ty A thì bên bán hàng, cung cấp dịch vụ có thể viết tắt địa chỉ của công ty A như sau: 30 phố Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, TP Hà Nội.
Đối với các nội dung về nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán thì không được viết tắt, tẩy xóa hay sửa chữa. Bên cạnh đó, kế toán không được để trống trên hóa đơn, nếu có phần còn trống không viết hết thì phải gạch chéo. Hóa đơn lập sai cần phải thực hiện hủy bỏ, lưu trữ và lập hóa đơn thay thế mới (căn cứ tham khảo Khoản 3 Điều 18 Luật Kế toán 2015).
Trên đây là 13 danh từ bạn được phép viết tắt trên hóa đơn. Trong trường hợp khách hàng của bạn có tên hoặc địa chỉ rất dài khiến cho việc lập hóa đơn trở nên lúng túng, không biết phải thể hiện thế nào trên hóa đơn cho đúng và đủ. (Ví dụ: Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên thương mại dịch vụ du lịch cửa hàng An Na Mi Te) Như vậy, tên công ty ở trên có thể viết tắt thành: “Công ty TNHH một thành viên TMDV du lịch cửa hàng An Na Mi Te”.
Tuy nhiên để đảm bảo tính hợp pháp, khi lập hóa đơn kế toán cần chú ý lập đầy đủ thông tin về thông tin số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố để có thể xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiêp, phù hợp với đăng ký thuế và kinh doanh.
Thực tế, có rất nhiều doanh nghiệp mắc phải vi phạm hành chính vì một lỗi nhỏ trên hóa đơn như tẩy xóa, sửa nội dung hay viết tắt những từ không được phép. Vì vậy, khi lập hóa đơn bạn cần đặc biệt lưu ý đến 4 điều dưới đây:
Thứ nhất, bạn chỉ được phép viết tắt 13 danh từ đã liệt kê ở trên. Những nội dung về nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ thì tuyệt đối không được dùng bút tẩy xóa, gạch sửa nội dung và không được viết tắt.
Thứ hai, là cách thức viết hóa đơn. Kế toán không không được để trống trên hóa đơn, nếu có phải gạch chéo.
Thứ ba, đối với những chứng từ đã bị sửa sai, tẩy xóa thì tất nhiên sẽ không có giá trị trong thanh toán, không có giá trị pháp lý.
Thứ tư, khi lập sai hóa đơn phải thực hiện hủy bỏ, lưu trữ và lập thay thế hóa đơn mới
2. Trường hợp không được phép viết tắt trên hóa đơn
Khoản 3 Điều 18 Luật Kế toán 2015 quy định:
– Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa;
– Khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo.
– Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán.
– Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.
Lưu ý, khi lập hóa đơn mà có sai sót trong việc viết tắt về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
Như vậy: Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán thì không được viết tắt, tẩy xóa, sữa chữa; Chỉ được viết tắt tiêu thức “tên, địa chỉ” của người bán, người mua trong trường hợp tên, địa chỉ quá dài.
Quy định tại Thông tư 26/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Điều 16. Lập hóa đơn
…
2. Cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn
…
b) Tiêu thức “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán”, “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua”
Người bán phải ghi đúng tiêu thức “mã số thuế” của người mua và người bán.
Tiêu thức “tên, địa chỉ” của người bán, người mua phải viết đầy đủ, trường hợp viết tắt thì phải đảm bảo xác định đúng người mua, người bán.
Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.
Trường hợp tổ chức bán hàng có đơn vị trực thuộc có mã số thuế trực tiếp bán hàng thì ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị trực thuộc. Trường hợp đơn vị trực thuộc không có mã số thuế thì ghi mã số thuế của trụ sở chính.
Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hoá đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế.
Riêng đối với các đơn vị bán lẻ xăng dầu, nếu người mua không yêu cầu lấy hoá đơn, cuối ngày đơn vị phải lập chung một hoá đơn cho tổng doanh thu người mua không lấy hoá đơn phát sinh trong ngày.
Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Các trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót khác thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 20
3. Tên hóa đơn được quy định viết thế nào?
Tên hóa đơn là tên được thể hiện trên mỗi hóa đơn đó, bao gồm các loại hóa đơn: hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (đối với hóa đơn giấy) hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử (nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử), tem, vé, thẻ,…
Nếu hóa đơn còn được dùng như một chứng từ cụ thể cho công tác hạch toán kế toán hoặc bán hàng thì có thể đặt thêm tên khác kèm theo, tuy nhiên phải ghi sau tên loại hóa đơn với cỡ chữ nhỏ hơn hoặc ghi trong ngoặc đơn, không viết tắt trên hóa đơn.
4. Lưu ý về ký hiệu trên các hình thức hóa đơn
Không giống với hóa đơn giấy truyền thống, hóa đơn điện tử không có khái niệm liên nên không có ký hiệu tượng trưng cho số liên hóa đơn.
Quy định về ký hiệu trên hóa đơn điện tử có một số khác biệt so với hóa đơn giấy do đó người lập hóa đơn cần phải nắm rõ quy định để xuất hóa đơn cho khách hàng theo đúng quy định của từng hình thức hóa đơn.
Thực tế hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp mắc phải vi phạm hành chính chỉ vì một lỗi nhỏ trên hóa đơn như viết tắt những từ không được phép, tẩy xóa nội dung,… Trên đây là những quy định về các trường hợp được phép viết tắt trên hóa đơn cùng một số quy định liên quan đến tên, ký hiệu hóa đơn mà doanh nghiệp cần biết. Với những thông tin này, mong rằng kế toán có thể áp dụng chính xác vào nghiệp vụ để giúp ích cho doanh nghiệp trong quá trình hoạt động.
