Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử đã phát hành

1. Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử đã phát hành:

Khoản 11 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ có giải thích về tiêu hủy hóa đơn, chứng từ như sau:

– Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử không còn tồn tại ởtrên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.

– Tiêu hủy hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, tiêu hủy chứng từ đặt in, tự in là việc sử dụng biện pháp đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc lànhững hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo hóa đơn, chứng từ đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.

Căn cứ Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ thì các trường hợp hủy hóa đơn điện tử đã phát hành bao gồm:

– Người bán phát hiện hóa đơn điện tử màđã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót.

– Người bán lập hóa đơn khi thu tiền trướchay trong khi cung cấp dịch vụ theo khoản 2 Điều 9 củaNghị định số123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ sau đómới phát sinh việc hủyhay là chấm dứt việc cung cấp dịch vụ.

Nếu nhưmà thuộc 02 trường hợp trên thì người bán phải thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã phát hành chậm nhất là vàongày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điều chỉnh.

Cụ thể của việc hủy hóa đơn điện tử đã phát hành của 02 trường hợp trên như sau:

1.1. Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử chưa gửi cho người mua có sai sót:

Ở trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưngchưa gửi cho chínhnhững người mua có sai sót thì sẽ được xử lý theo quy địnhở tại khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ, cụ thể như sau:

– Trường hợp người bán phát hiện rahóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưngchưa cóthực hiện gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT ởtại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số123/2020/NĐ-CP củaChính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập rahóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. 

– Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu ởtrên hệ thống của cơ quan thuế.

1.2. Người bán lập hóa đơn khi thu tiền trướchoặc trong khi cung cấp dịch vụ sau đó phát sinh việc hủyhoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ:

Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quyđịnh tại khoản 2 Điều 9 Nghị định số123/2020/NĐ-CP củaChính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ sau đó có phát sinh việc hủyhoặc là chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán:

– Tự hủy hóa đơn điện tử đã lập ởtrên phần mềm kế toán mà doanh nghiệp sử dụng.

– Thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo mẫu 04/SS-HĐĐT ởtại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số123/2020/NĐ-CP củaChính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.

Cụ thể, tạikhoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn như sau:

– Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không cóphân biệt đã hay chưa thu được tiền.

– Trường hợp người cung cấp dịch vụ thu tiền trước/trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thựchiện thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc/tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụnhư là: kế toán, kiểm toán, tư vấn vềtài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).

2. Có buộc phải tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế mà không sử dụng:

Khoản 1 Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP củaChính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ quy định về tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế, Điều này quy định rằngdoanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh màđã có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn. Thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày, bắtđầu kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (sẽtrừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân cókinh doanh thì đơn vị phải tiêu hủy hóa đơn, thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế đãcó thông báo vềviệc hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất. Các loại hóa đơn đã lập của chínhcác đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.Những loại hóa đơnmà chưa đượclập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không tiêu hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.

Theo quy định vừa nêu thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh màđã có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện việctiêu hủy hóa đơn. Thời hạn đểtiến hành việc tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Như vậy, có thể khẳng định được rằng doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh có hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế sẽ bắtbuộc phải tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế mà không sử dụng. Ngoài ra, trong trường hợp hóa đơn hết giá trị sử dụng thì khiđó doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh có hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế cũng sẽphải thực hiện việctiêu hủy hóa đơn trong thời hạn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng.

Tiêu hủy hóa đơn của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sẽthực hiện như sau:

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải thựchiện lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy.

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn sẽphải có đại diện lãnh đạo, cóđại diện củabộ phận kế toán của tổ chức. Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn.

– Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và phảichịu trách nhiệm trước pháp luật nêu có sai sót.

Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn gồm:

– Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn (chỉ trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh)

– Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy ghi chi tiết: Tên củahóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng của hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiếtcủa từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);

– Biên bản về việc tiêu hủy hóa đơn;

– Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do đểhủy, ngày giờ tiến hành hủy, phương pháp tiêu hủy (thực hiện theo Mẫu số 02/HUY-HĐG ởtại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP).

Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn được lưu tại doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh mà sử dụng hóa đơn. Riêng đốivới thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản sẽphải gửi đến cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.

Tiêu hủy hóa đơn của cơ quan thuếnhư sau:

– Cơ quan Thuế thực hiện tiêu hủy hóa đơn do Cục Thuế đặt in đã thông báo phát hành chưa bán hoặc làchưa cấp nhưng không tiếp tục sử dụng,

– Tổng cục Thuế phảicó trách nhiệm quy định quy trình tiêu hủy hóa đơn do Cục Thuế đặt in.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

– Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.

THAM KHẢO THÊM:

• Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử mới
• Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử bằng tiếng Anh, song ngữ
• Hướng dẫn quy trình hủy hóa đơn điện tử mới nhất