Các trường hợp giấy tờ bản chính không được sao y? Bản sao y bản chính có thời hạn sử dụng bao nhiêu lâu? Thẩm quyền sao văn bản? Bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao theo quy định mới nhất?
Theo quy định của pháp luật thì bản sao y là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.Trước đây, người ta dùng bản gốc là văn bản được đánh máy tay và người có thẩm quyền ký sau khi được soạn thảo. Bản gốc sẽ được cơ quan lưu trữ làm căn cứ đối chiếu khi cần.
Trong thời buổi hiện nay, bản gốc được hiểu là văn bản đã hoàn tất, được nhân viên trực tiếp làm ký nháy. Và phải có chữ ký của thủ trưởng có thẩm quyền. Tuy nhiên theo quy định của pháp luật hiện hành không phải trường hợp nào cũng được sao y bản chính. Vậy các trường hợp giấy tờ không được sao y? Bản sao y có thời hạn bao lâu?
Mục lục bài viết
1. Bản chính là gì? Bản sao y là gì?
“Bản chính văn bản giấy” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
“Bản sao y” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.
“Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
2. Quy định về các hình thức bản sao
Căn cứ theo điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư quy định về các hình thức bản sao của văn bản cụ thể như sau:
“Điều 25. Các hình thức bản sao
1. Sao y gồm: Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.
a) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.
b) Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.
c) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.
2. Sao lục
a) Sao lục gồm: Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.
b) Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.
3. Trích sao
a) Trích sao gồm: Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy, trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.
b) Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.
4. Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao y, sao lục, trích sao được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này”
Như vậy theo quy định thì sao y bản sao bao gồm ba hình thức sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy và sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử. Trong đó Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy, Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy, Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.
Theo quy định của pháp luật hiện hành
Như vậy, bản sao có thể tồn tại dưới hai dạng:
+ Bản chụp từ bản chính: thường gặp nhất là phô tô từ bản chính;
+ Bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc (Sổ gốc là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp): thường gặp nhất là bản sao Giấy khai sinh.
Về mặt giá trị pháp lý của bản sao thì bản sao y đúng quy trình sẽ có giá trị pháp lý như bản chính.
3. Về thẩm quyền sao văn bản
Căn cứ điều Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư quy định thẩm quyền sao văn bản cụ thể như sau:
Điều 27. Thẩm quyền sao văn bản
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.
2. Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Như vậy chỉ những người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.
4. Các trường hợp không được sao y bản chính
Căn cứ theo Điều 22 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì có 6 trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao đó là:
“Điều 22. Bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao
1. Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.
2. Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.
3. Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.
4. Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
5. Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghị định này.
6. Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền”
Như vậy căn cứ theo quy định của pháp luật thì bản chính thuộc các trường hợp sau thì không được phép sao lưu bản chính cụ thể như sau:
Thứ nhất: Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.
Thứ hai: Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.
Thứ ba: Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.
Thứ tư: Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
Thứ năm: Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự. Ngoài trừ một số trường hợp không cần hợp pháp hóa lãnh sự:
– Giấy tờ tùy thân do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho cá nhân như: hộ chiếu, thẻ căn cước hoặc các giấy tờ khác như thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ;
– Trường hợp yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch trên bản dịch các giấy tờ này thì cũng không phải hợp pháp hóa lãnh sự.
Thứ sáu: Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Trên đây là một số quy định liên quan đến các trường hợp không được sao y, mọi người cần chú ý để tránh mất thời gian do không thể sao y giấy tờ.
5. Thời hạn sử dụng của bản sao là bao nhiêu lâu?
Không có bất kỳ quy định nào về việc hạn chế thời hạn sử dụng của bản sao được chứng thực từ bản chính. Cũng không có bất kỳ văn bản nào ấn định bản sao y chỉ có hiệu lực trong vòng 6 tháng.Theo Khoản 1, 2 điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch như sau:
“1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
2.Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.”
Tuy nhiên, hiện nay không có quy định về thời hạn có giá trị của các bản sao y này, và trên các bản sao y hay chứng thực không thể hiện thời gian nào thì hết hạn sử dụng.Như vậy, pháp luật Việt Nam hiện nay không có quy định về việc hạn chế thời hạn sử dụng các bản sao y. Do đó, thời hạn sử dụng của bản sao y không được quy định cho nên được hiểu là vô thời hạn.
Xét dưới góc độ thực tiễn, có thể chia bản sao được chứng thực thành 02 loại sau:
– Bản sao “vô hạn”: Là bản sao được chứng thực từ các loại giấy tờ có giá trị vô hạn (bảng điểm, bằng cử nhân, kỹ sư…) thì bản sao có giá trị pháp lý vô hạn. Vì với các loại văn bằng, chứng chỉ về cơ bản thì sẽ không thay đổi đối với người được cấp, kể cả khi họ đã chết.
– Bản sao “hữu hạn”: Là bản sao được chứng thực từ các loại giấy tờ có xác định thời hạn (chứng minh nhân dân…) thì bản sao chỉ có giá trị trong thời hạn bản gốc còn giá trị.bởi những loại giấy tờ đó có thể thay đổi sau một thời gian.
