Văn phòng đại diện là một trong những loại hình mà các nhà đầu tư nước ngoài sử dụng phổ biến nhất tại Việt Nam, khi được hoạt động tại Việt Nam thì văn phòng đại diện cũng cần tuân thủ các quy định pháp luật. Vậy các hành vi vi phạm và mức xử phạt văn phòng đại diện đươc quy định thế nào?
Mục lục bài viết
1. Điều kiện mở văn phòng đại diện:
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 44
Pháp luật mặc dù không ngăn cản việc lập văn phòng đại diện cũng như số lượng văn phòng đại diện nhưng trước khi thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần pải đảm bảo các điều kiện dưới đây thì mới được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận;
– Liên quan đến vấn đề đặt tên văn phòng đại diện:
Doanh nghiệp khi thực hiện đặt tên văn phòng đại diện thì cần tuân theo quy định đặt tên tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020. Cụ thể:
+ Thể hiện đầy đủ và rõ ràng tên văn phòng đại diện, phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm cụm từ “văn phòng đại diện” thì mới đảm bảo về mặt hình thức;
+ Nghiêm cấm việc sử dụng những từ ngữ dưới đây vì có thể gây hiểu lầm cho người xem, cụ thể phần tên riêng trong tên văn phòng đại diện không được sử dụng cụm từ “công ty” hoặc cụm từ “doanh nghiệp”;
+ Thành phần cấu tạo nên tên văn phòng đại diện được viết theo bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, các ký hiệu và chữ số;
+ Bên cạnh đó, ngoài tên tiếng Việt thì pháp luật cũng chấp thuận tên văn phòng đại diệnđược đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài hoặc tên viết tắt.
– Cần lưu ý khi lựa chọn địa chỉ thành lập văn phòng đại diện:
Doanh nghiệp khi chọn địa chỉ văn phòng đại diện cần chứa đựng đầy đủ và chính xác các thông tin để khách hàng có thể tiếp cận cũng như hỗ trợ cơ quan quản lý doanh nghiệp có thể giám sát được, cụ thể là: thông tin về số nhà, tên đường hoặc thôn, xóm, xã, phường; địa chỉ được đặt tại huyện, quận, thị xã; tỉnh hoặc thành phố. Việc lựa chọn nhà chung cư, nhà tập thể để đặt văn phòng đại diện là đang vi phạm pháp luật.
– Khi tiến hành kê khai thông tin người đứng đầu văn phòng đại diện cũng phải chú ý:
Thông tin của người đứng đầu văn phòng đại diện là một trong những nội dung không thể thiếu, khi tiến hành điền thông tin người đứng đầu văn phòng đại diện phải thể hiện được địa chỉ thường trú (nội dung này sẽ được ghi theo thông tin trong CCCD/hộ chiếu còn hiệu lực sử dụng) và cũng cần thể hiện được chỗ ở hiện tại có đầy đủ số nhà, tên đường hoặc thôn, xóm, xã, phường, huyện, quận, thị xã, tỉnh hoặc thành phố…;
Cùng với đó thì cần cung cấp thêm bản sao y chứng thực CCCD/hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện, giấy tờ này sau khi được chứng thực sẽ chỉ được sử dụng trong thời hạn không được quá 6 tháng.
2. Các hành vi vi phạm và mức xử phạt văn phòng đại diện:
Căn cứ theo Điều 67 Nghị định 98/2020/NĐ-CP thì hành vi vi phạm về thành lập và hoạt động của văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam (sau đây gọi tắt là văn phòng đại diện) sẽ bị xử phạt với mức khác nhau, tùy thuộc vào từng hành vi vi phạm. Trong bài viết này thì tác giả sẽ liệt kê tất cả các hành vi vi phạm cũng như mức xử phạt được áp dụng trên thực tế:
– Thứ nhất, việc áp dụng mức phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng sẽ được thực hiện với một trong các hành vi vi phạm sau đây:
+ Có hành vi vi phạm trong việc kê khai thông tin trong hồ sơ đề nghị cấp, cấp lại, điều chỉnh hoặc gia hạn giấy phép thành lập văn phòng đại diện mà những thông tin này được đánh giá là không trung thực các nội dung ;
+ Vi phạm trong việc niêm yết công khai nên việc không thực hiện việc niêm yết công khai theo quy định khi chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện cũng sẽ bị áp dụng theo quy định;
– Bên cạnh đó, mức phạt sẽ tăng lên từ phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng, nếu vi phạm hành vi sau đây:
+ Việc sai lệch thông tin khai báo mà khi bị phát hiện nhận thấy không có địa điểm đặt trụ sở văn phòng đại diện hoặc cho thuê lại trụ sở văn phòng đại diện hoặc hoạt động không đúng địa chỉ ghi trong giấy phép thành lập văn phòng đại diện;
+ Để hỗ trợ cho việc kiểm tra, giám sát hoạt động của văn phòng đại diện thì việc báo cáo định kỳ cần được tuân thủ nhưng trên thực tế văn phòng đai diện lại không thực hiện báo cáo định kỳ hoặc báo cáo không trung thực về hoạt động của văn phòng đại diện với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đã cấp giấy phép theo quy định cũng sẽ bị xử lý nghiêm về hành vi này;
+ Khi nhận được yêu cầu của ơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền theo quy định mà thể hiện hành vi né tránh, gây khó khăn cho công tác quản lý thông qua việc không thực hiện báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của văn phòng đại diện;
+ Chống đối thực hiện trong việc làm thủ tục điều chỉnh hoặc cấp lại giấy phép thành lập văn phòng đại diện trong các trường hợp pháp luật quy định, hành động cụ thể được nhắc đến là không làm theo quy định;
+ Tự ý thực hiện các hành động là sai lệch thông tin vì bất kỳ mục đích gì như viết thêm, tẩy xóa, sửa chữa làm thay đổi nội dung ghi trong giấy phép thành lập văn phòng đại diện được cấp cũng sẽ bị nghiêm cấm thực hiện và xử phạt theo quy định;
– Mức phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng sẽ đượ áp dụng nếu phát hiện hành vi vi phạm sau đây:
+ Cố ý có các hoạt động để giả mạo các giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn giấy phép thành lập văn phòng đại diện, tuy nhiên mức độ chưa nguy hiểm cho xã hội để bị truy cứu trách nhiệm hình sự;
+ Những hoạt động được thực hiện trong văn phòng đại diện lại không đúng nội dung ghi trong giấy phép được cơ quan có thẩm quyền cấp phép;
+ Pháp luật nghiêm cấm việc cá nhân vừa là người đứng đầu văn phòng đại diện lại kiêm nhiệm người đứng đầu chi nhánh của cùng thương nhân nước ngoài đó hoặc của thương nhân nước ngoài khác tại Việt Nam nên nếu thực hiện hành động này có thể bị phạt tiền lên tới 30 triệu đồng;
+ Cơ quan có thẩm quyền phát hiện ra việc người đứng đầu văn phòng đại diện kiêm nhiệm người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam thì cũng không tránh khỏi việc xử phạt;
+ Tiến hành cho thuê, mượn hoặc cho thuê, cho mượn giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
– Mức phạt cao nhất trong hành vi vi phạm của văn phòng đại diện phải kể đến là phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng. Bạn đọc có thể soi chiếu đến hành vi dưới đây để biết về mức xử phạt chính xác:
+ Nếu văn phòng đại diện cố tình tiếp tục hoạt động sau khi thương nhân nước ngoài đã chấm dứt hoạt động sẽ bị xử phạt với mức này;
+ Trong quá trình hoạt động có hành vi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền thu hồi giấy phép thành lập văn phòng đại diện hoặc giấy phép hết hạn, không được gia hạn mà vẫn cố tình hoạt động;
– Bên cạnh xử phạt hành chính về các hành vi này thì hình thức xử phạt bổ sung cũng cần được nhắc đến:
+ Có thể bị tịch thu tang vật vi phạm đối với hành vi quy định tại điểm đ khoản 2 Điều 67;
+ Thậm chí còn bị tước quyền sử dụng giấy phép thành lập văn phòng đại diện từ 01 tháng đến 03 tháng đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm b, c, d, đ và e khoản 3 Điều 67;
– Biện pháp khắc phục hậu quả được áp dụng đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm e khoản 3 Điều 67 đó là buộc nộp lại số lợi bất hợp pháp có được do thực hiện.
Lưu ý: theo quy định tại điểm b khoản 4 Điều 4 Nghị định 98/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm b khoản 1 Điều 3 Nghị định 17/2022/NĐ-CP thì mức phạt trên là mức phạt tiền đối với cá nhân. Mức phạt tiền đối với tổ chức gấp hai lần mức phạt tiền đối với cá nhân.
3. Thực hiện một trong những hoạt động bị xử phạt vi pham hành chính thì văn phòng đại diện có bị chấm dứt hoạt động không?
Căn cứ theo quy định tại Điều 35
– Trường hợp chấm dứt hoạt động sẽ chỉ diễn ra theo đề nghị của thương nhân nước ngoài;
– Đồng thời cũng cần nhắc đến khi thương nhân nước ngoài chấm dứt hoạt động theo pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ nơi thương nhân đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh;
– Đối với trường hợp nếu hết thời hạn hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh mà thương nhân nước ngoài không đề nghị gia hạn nhưng vẫn cố tình thực hiện;
– Pháp luật cũng quy định trường hợp bị chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện là khi hết thời gian hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh mà không được Cơ quan cấp Giấy phép đồng ý gia hạn;
– Ngoài ra còn kể đến trường hợp bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh theo quy định tại Điều 44 Nghị định này;
– Đồng thời, việc thương nhân nước ngoài, Văn phòng đại diện, Chi nhánh không còn đáp ứng một trong những điều kiện quy định tại Điều 7 và Điều 8 Nghị định này thì cũng nằm trong trường hợp này.
Văn bản pháp luật được sử dụng:
– Luật Doanh nghiệp 2020;
– Nghị định số 17/2022/NĐ-CP của Chính phủ: Sửa đổi, bổ sung một số điều của các nghị định quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hóa chất và vật liệu nổ công nghiệp; điện lực, an toàn đập thủy điện, sử dụng năng lượng tiết kiệm và hiệu quả; hoạt động thương mại, sản xuất, buôn bán hàng giả, hàng cấm và vảo vệ quyền lợi người tiêu dùng; hoạt động dầu khí, kinh doanh xăng dầu và khí.
THAM KHẢO THÊM:
