Bút toán là một thuật ngữ quen thuộc đối với những người làm trong ngành kế toán. Có nhiều loại bút toán khác nhau như bút toán kết chuyển, bút toán khóa sổ, bút toán điều chỉnh…
Mục lục bài viết
1. Khái niệm bút toán nghĩa là gì?
“Bút toán” có thể hiểu đơn giản chính là hoạt động ghi nhận lại những giao dịch phát sinh liên quan đến vấn đề kinh tế, tài chính trong sổ sách kế toán. Bút toán có thể được ghi lại bằng giấy bút thông thường hoặc cũng có thể lưu lại bằng phần mềm lưu giữ.
Trong đó, một bút toán sẽ có thể có rất nhiều các hạng mục khác nhau, với mỗi hạng mục thì có thể sẽ thể hiện cho một định khoản có hay định khoản nợ nào đó. Theo đó, khi mà tổng giá trị giữa các định khoản bằng nhau thì đây sẽ được xem là bút toán cân đối. Và trong một phép tính toán hay trong các giao dịch thì hai định khoản này bắt buộc phải bằng nhau xét trên phương diện tổng giá trị.
Các bút toán thì có thể sẽ ghi nhận những hạng mục duy nhất, cũng có thể ghi nhận các hạng mục lặp đi lặp lại như là các khoản khấu hao tài sản hay các khoản khấu hao nguồn vốn.
Bút toán tiếng Anh là: Accounting entry
2. Hướng dẫn cách ghi chép bút toán:
Đối với việc ghi chép bút toán bằng phần mềm lưu giữ của kế toán thì toàn bộ những bút toán sẽ được nhập vào các số phụ, khi đó các module sẽ khác nhau trong phần mềm như là phải thu hay phải trả, thêm vào đó thì nó sẽ có sự tác động theo các hình thức gián tiếp rồi mới đến sổ cái kế toán.
Còn đối với các trường hợp nhân viên kế toán thực hiện ghi chép các giao dịch bút toán trực tiếp trên giấy bút thông qua sổ sách thông thường thì sẽ cần ghi lại các định khoản nợ đầu tiên, sau đó mới ghi các khoản định có. Như vậy thì người khác mới có thể phân biệt được các khoản khác nhau. Cụ thể đó là những khoản định có sẽ cần phải được ghi lệch sang một bên thì mới có thể dễ dàng nhận diện được các khoản đó như thế nào.
3. Những loại bút toán cơ bản kế toán cần biết:
Hiện nay, trong kế toán có 3 loại bút toán cơ bản nhất đó là bút toán điều chỉnh, bút toán kết chuyển, bút toán khóa sổ. Cụ thể về các loại bút toán này như sau:
3.1. Bút toán điều chỉnh trong kế toán:
Bút toán điều chỉnh trong kế toán được hiểu là một quá trình mà trong đó người kế toán sẽ tiến hành thực hiện những điều chỉnh về các định khoản vào thời điểm cuối mỗi kỳ trong công tác làm kế toán. Mục đích của việc làm bút toán điều chỉnh chính là đảm bảo về vấn đề đo lường về doanh thu hay các chi phí trở nên chính xác hơn.
Trong đó, bút toán điều chỉnh sẽ bao gồm có 5 loại như sau:
– Bút toán điều chỉnh những khấu hao về tài sản cố định, có nghĩa là loại bút toán này sẽ thực hiện các công việc điều chỉnh về vấn đề phân bố giá gốc của những tài sản kèm theo chi phí của chúng. Và khi sử dụng loại bút toán điều chỉnh này thì hầu hết người ta sẽ cần dùng đến phương pháp khấu hao theo một đường thẳng.
– Bút toán điều chỉnh theo doanh thu đã được nhận trước, có nghĩa là bút toán này sẽ thực hiện việc điều chỉnh lại những doanh thu từ việc đã nhận được những chi phí trước đó của khách hàng cùng với cam kết về bán hàng, đồng thời cung cấp những dịch vụ đến cho khách hàng. Và từ đó cũng dẫn đến việc phát sinh những khoản nợ cần phải trả.
– Bút toán điều chỉnh về doanh thu chưa thu: Đây là loại bút toán đi ngược lại hoàn toàn với bút toán điều chỉnh doanh thu đã được nhận trước. Điều đó có nghĩa là loại bút toán điều chỉnh này sẽ cần phải tiến hành thực hiện điều chỉnh lại những khoản doanh thu có phát sinh nhưng chưa thu được tiền từ khách hàng. Và từ đó sẽ tiến hành xử lý cùng với những khoản nợ cần phải thu.
– Bút toán điều chỉnh về những loại chi phí đã trả trước, có nghĩa là loại bút toán này sẽ thực hiện việc điều chỉnh lại những khoản chi phí đã được khách hàng trả trước và điều này có ảnh hưởng đến hiệu quả cũng như kết quả của quá trình kinh doanh tại tổ chức, doanh nghiệp của các kỳ kế toán sau đó như là các khoản đóng bảo hiểm, thuê mặt bằng, chi phí đầu tư cho hoạt động quảng cáo,…
– Bút toán điều chỉnh về các loại chi phí đã được thanh toán trước. Đây là loại bút toán mà các nhân viên kế toán sẽ cần phải tiến hành điều chỉnh lại những khoản chi phí có phát sinh nhưng chưa được khách hàng trả hoặc là chưa được qua xử lý các vấn đề về khoản nợ cần phải trả như là tiền lương hàng tháng, chi phí sử dụng các dịch vụ,…
Đối với ngành kế toán thì mục đích khi sử dụng bút toán điều chỉnh chính là để đảm bảo được độ chính xác về các số liệu trên một phương diện các chi phí phát sinh cùng các doanh thu phát sinh tại các tổ chức, doanh nghiệp.
3.2. Bút toán kết chuyển trong kế toán:
Một trong những loại bút toán cùng vô cùng quan trọng mà người làm nghề kế toán cần phải nắm bắt được chính là bút toán kết chuyển. Đây là loại bút toán thường sẽ được thực hiện vào các thời điểm cuối kỳ và làm công việc kế toán theo các định mức về thời gian như là thực hiện bút toán kết chuyển theo tháng, quý hay năm. Như vậy, bút toán kết chuyển chính là tiến hành chuyển những tài khoản kế toán theo các loại 5, 6, 7 và 8 vào các tài khoản của loại 9. Từ đó có thể xác định được một cách rõ ràng nhất về các kết quả của hoạt động kinh doanh của tổ chức, doanh nghiệp và tính thuế thu nhập cho các doanh nghiệp, cuối cùng xác định về những lợi nhuận của kinh doanh sau khi đã nộp thuế.
Bút toán kết chuyển cũng bao gồm 1 số loại cơ bản sau đây mà người làm kế toán không thể không biết:
– Bút toán kết chuyển những khoản chi phí giảm trừ doanh thu vào những tài khoản doanh thu của doanh nghiệp. Qua đó có thể kết chuyển được từ những định khoản có những tài khoản doanh thu từ một nguồn thu nhập nhất định thuộc các loại như là 511, 512, 515, 711 vào trong những tài khoản định khoản nợ. Từ đó nhân viên kế toán có thể xác định được một cách rõ ràng và chính xác nhất về hiệu quả doanh thu của các tài khoản 911 trong doanh nghiệp.
– Bút toán kết chuyển từ bên định khoản nợ đó là từ những tài khoản như 632, 635, 641, 642, 811 và 821 vào những tài khoản có 911 để từ đó có thể xác định được những hiệu quả doanh thu của doanh nghiệp.
– Bên cạnh đó thì việc thực hiện bút toán kết chuyển cũng bỏ qua những chi phí không hợp lý sau đó cộng chúng lại thành một khoản trong mục thu nhập để tính thuế. Qua đó có thể xác định được về số thuế thu nhập của doanh nghiệp cần nộp.
3.3. Bút toán khóa sổ trong kế toán:
Bút toán khóa sổ có thể hiểu một cách đơn giản chính là những loại bút toán được tiến hành thực hiện vào cuối kỳ kế toán và được sử dụng để ghi lại các thống số về kế toán một cách đầy đủ nhất vào trong các sổ sách kế toán, qua đó để làm căn cứ và lập các báo cáo liên quan đến tài chính của tổ chức, doanh nghiệp.
Cũng tương tự như cá loại bút toán khác thì bút toán khóa sổ cũng được chia ra thành nhiều loại như sau:
– Bút toán khóa sổ sử dụng để phân bố những khoản được chi trả trước trong thời gian ngắn hay là những khoản được chi trả trước trong thời gian dài hạn, kèm theo đó là có trích ra phần khấu hao về tài sản cố định.
– Bút toán khóa sổ sẽ tập hợp lại những khoản chi phí phát sinh và từ đó sẽ tính toán lại giá thành sao cho hợp lý nhất.
– Bút toán khóa sổ sẽ kiểm kê lại toàn bộ những nguồn tài sản cố định cũng như quỹ tiền mặt và các mặt hàng tồn kho của doanh nghiệp. Từ đó sẽ tiến hành việc đối chiếu với các số phụ ngân hàng và xử lý các vấn đề chênh lệch.
– Bút toán khóa sổ cũng thực hiện việc trích ra những chi phí phát sinh trong suốt 1 năm hoạt động mà chưa có đầy đủ các thông tin về chứng từ hay hóa đơn thanh toán.
– Thực hiện việc đối chiếu với các khoản công nợ và từ đó xem xét về sự chênh lệch và tiến hành xử lý hay điều chỉnh kịp thời để không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cũng như thực hiện khấu trừ công nợ cần thiết.
– Bút toán khóa sổ cũng thực hiện việc lập kế hoạch dự phòng cho các mặt hàng tồn kho của doanh nghiệp, đồng thời dự phòng cho những khoản nợ cần thiết phải thu nhưng lại khó đòi. Bên cạnh đó cũng cần phải dự phòng về đầu tư tài chính kèm theo việc hoàn lại các khoản dự phòng.
Sau khi đã hoàn tất toàn bộ các công việc bút toán khóa sổ thì mọi sổ sách về kế toán sẽ được sử dụng để làm cơ sở cho vấn đề lập ra các báo cáo về tài chính của tổ chức, doanh nghiệp trong các cuộc họp theo tháng, quý, năm.
Tóm lại, trong lĩnh vực kế toán hiện nay có rất nhiều các thuật ngữ chuyên ngành khác nhau mà một người làm trong ngành này cần phải nắm bắt và hiểu thật kỹ lưỡng thì mới có thể hoàn thành công việc thật tốt. Và hy vọng bài viết trên đây sẽ giúp các bạn hiểu rõ về khái niệm bút toán là gì cùng với những thông tin xoay quanh vấn đề này. Từ đó có thể áp dụng một cách chính xác nhất vào công việc, giúp mang lại hiệu quả kinh doanh thật tốt cho doanh nghiệp đó nhé!
