Biên bản tiếp công dân là gì? Biên bản tiếp công dân để làm gì? Mẫu biên bản tiếp công dân 2021? Hướng dẫn, lưu ý soạn thảo mẫu biên bản tiếp công dân? Một số lưu ý của việc tiếp công dân?
Để hướng đến một Nhà nước pháp quyền Xã hội Chủ nghĩa, một xã hội công bằng dân chủ văn minh, một nền kinh tế minh bạch, thì công tác tiếp dân có nhiệm vụ, vai trò chính trị cực kỳ quan trọng. Tiếp công dân là trách nhiệm của các cơ quan Nhà nước và các tổ chức chính trị xã hội. Từ đó, Nhà nước đảm bảo và phát huy quyền làm chủ của công dân trên mọi mặt, mọi phương diện trong đời sống xã hội. Trong quá trình tiếp dân, mẫu biên bản tiếp dân được sử dụng phổ biến và có vai trò quan trọng. Bài viết dưới đây sẽ tìm hiểu về mẫu biên bản tiếp công dân và hướng dẫn soạn thảo chi tiết mẫu đơn này.
1. Biên bản tiếp công dân là gì?
Tiếp công dân là việc cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có thẩm quyền đón tiếp để lắng nghe, tiếp nhận khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh của công dân; giải thích, hướng dẫn cho công dân về việc thực hiện khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh theo đúng quy định của pháp luật. Biên bản tiếp công dân là biên bản được sử dụng trong quá trình tiếp dân để ghi chép lại nội dung của hoạt động này.
2. Biên bản tiếp công dân để làm gì?
Sử dụng biên bản tiếp công dân nhằm mục đích tiếp nhận các thông tin, kiến nghị, phản ánh, góp ý những vấn đề liên quan đến chủ trương, đường lối chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước, công tác quản lý của cơ quan, đơn vị. Việc tiếp công dân sẽ giúp cho công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo của các cơ quan, tổ chức, đơn vị được tiến hành một cách hiệu quả và các cơ quan điều tra nhanh chóng nắm bắt được tình hình tội phạm đang diễn ra.
3. Mẫu biên bản tiếp công dân:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————
BIÊN BẢN
Về việc tiếp công dân
Hôm nay, vào hồi…giờ….ngày….tháng ….năm ….tại: ….
Chúng tôi gồm:
Ông (bà): …, chức vụ: …
Ông (bà): …, chức vụ: …
Ông (bà): …, chức vụ: …
Với sự có mặt của ông (bà): …
Lập biên bản về việc tiếp công dân đối với ông (bà): …địa chỉ…
Ông (bà): … trình bày như sau: …
Sau khi trình bày, ông (bà): … có gửi các tài liệu sau: …
Ý kiến của cán bộ tiếp công dân …
Biên bản lập xong hồi … giờ … cùng ngày, lập thành … bản, đã đọc lại cho mọi người cùng nghe, nhất trí, ký tên.
NGƯỜI GHI BIÊN BẢN
(Ký, ghi rõ họ, tên)
CÁN BỘ TIẾP CÔNG DÂN
(Ký, ghi rõ họ, tên)
NGƯỜI TRÌNH BÀY
(Ký, ghi rõ họ, tên)
4. Hướng dẫn, lưu ý soạn thảo mẫu biên bản tiếp công dân:
Phần mở đầu:
+ Ghi đầy đủ các thông tin bao gồm Quốc hiệu, tiêu ngữ.
+ Tên biên bản cụ thể là biên bản về việc tiếp công dân.
+ Các thông tin liên quan tới thời gian lập biên bản và địa điểm tiếp công dân.
Phần nội dung chính của biên bản:
+ Họ tên đầy đủ và chức vụ của cán bộ tiếp công dân.
+ Họ tên đầy đủ và địa chỉ của người trình bày.
+ Nội dung vấn đề tiếp dân. (nêu rõ ý kiến của người dân)
+ Tài liệu người dân giao nộp liên quan đến nội dung họ trình bày.
+ Ý kiến của cán bộ tiếp dân.
Phần cuối biên bản:
+ Ghi cụ thể thời gian kết thúc buổi họp.
+ Ký và ghi rõ họ tên của người ghi biên bản.
+ Ký và ghi rõ họ tên của cán bộ tiếp công dân.
+ Ký và ghi rõ họ tên của người trình bày.
5. Một số lưu ý của việc tiếp công dân.
– Trách nhiệm của người tiếp công dân.
Người tiếp công dân phải bảo đảm trang phục chỉnh tề, có đeo thẻ công chức, viên chức hoặc phù hiệu theo quy định
Mời công dân đến Phòng tiếp công dân, sắp xếp, bố trí vị trí ngồi cho công dân thuận tiện. Yêu cầu người đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh nêu rõ họ tên, địa chỉ hoặc xuất trình giấy tờ tùy thân,
Cán bộ làm nhiệm vụ tiếp công dân cần có thái độ, tác phong, cử chỉ, lời nói lịch sự, nhã nhặn, bình tĩnh, khiêm tốn, đúng mực ngay từ khi tiếp xúc ban đầu với công dân, cũng như trong quá trình tiếp công dân.
Cán bộ tiếp dân trong bất cứ tình huống nào phải bình tĩnh, thận trọng và tôn trọng công dân. Yêu cầu người vi phạm nội quy nơi tiếp công dân chấm dứt hành vi vi phạm; trong trường hợp cần thiết, lập biên bản về việc vi phạm và yêu cầu cơ quan chức năng xử lý theo quy định của pháp luật.
– Địa điểm tiếp công dân:
Địa điểm tiếp công dân là nơi tiếp công dân do cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền bố trí để tiếp công dân đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh theo quy định của pháp luật.
Địa điểm tiếp công dân của cơ quan thi hành án dân sự phải được bố trí tại nơi có vị trí thuận tiện, bảo đảm các điều kiện vật chất cần thiết để công dân đến trình bày khiếu nại, tố cáo, đề nghị, kiến nghị, phản ánh được dễ dàng, thuận lợi.
Tại địa điểm tiếp công dân cần niêm yết nội quy tiếp dân và bảng hướng dẫn về quy trình tiếp dân.
– Quy trình tiếp công dân:
+ Bước 1: Tiếp xúc với các cá nhân, tổ chức có vấn đề cần trình bày để biết mục đích khiếu nại, tố cáo hay phản ảnh.
+ Bước 2: Kiểm tra tư cách khiếu nại, tố cáo của cá nhân, tổ chức xem có đủ điều kiện để khiếu nại, tố cáo không.
+ Bước 3: Lập Biên bản về việc tiếp công dân. Biên bản phải thể hiện đầy đủ nội dung buổi tiếp xúc. Các thành viên tham dự buổi tiếp xúc phải ký tên vào biên bản. Đề nghị cá nhân, tổ chức xác nhận vào biên bản để tránh những rắc rối về sau. Biên bản được lập thành 2 bản, lưu 1 bản, cá nhân, tổ chức mỗi bên giữ 1 bản.
Trường hợp cá nhân, tổ chức gửi đơn khiếu tố và các chứng cứ kèm theo thì phải liệt kê toàn bộ vào Biên bản về việc tiếp công dân.
+ Bước 4: Ghi vào sổ tiếp công dân và lưu hồ sơ vào tệp hồ sơ tiếp công dân riêng của Tổ. Sau đó tùy theo vụ việc tổ tiếp tục xử lý theo trình tự giải quyết đơn thư khiếu tố.
Việc tiếp công dân phải dựa trên cơ sở lịch tiếp công dân của Ban Giám đốc, lịch tiếp công dân của phòng Thanh tra theo quy chế hàng tuần. Ngoài ra, Tổ phải bố trí cán bộ, viên chức để tiếp công dân trong trường hợp đột xuất.
Lưu ý: Khi tiếp công dân cán bộ-viên chức phải đeo thẻ công chức và thực hiện đúng nội quy Tổ tiếp công dân được quy định trong pháp luật.
– Một số điểm cần lưu ý trong quá trình tiếp công dân.
+ Trường hợp nhiều người cùng khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh về một nội dung.
Khi nhiều người cùng khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh về một nội dung tại nơi tiếp công dân thì người tiếp công dân phải yêu cầu những người này cử ra đại diện để trình bày nội dung khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh với cán bộ tiếp công dân. Người đại diện phải là người khiếu nại, người tố cáo, người kiến nghị, người phản ánh. Việc cử người đại diện phải được thể hiện thông qua hình thức là văn bản có chữ ký của tất cả những người khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh.
Trường hợp có từ 05 đến 10 người thì cử 01 hoặc 02 người đại diện; trường hợp có trên 10 người thì có thể cử thêm người đại diện, nhưng không quá 05 người. Người đại diện phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp của việc đại diện và văn bản cử người đại diện.
Người tiếp công dân về thi hành án dân sự có trách nhiệm tiếp nhận các tài liệu, ghi chép đầy đủ ý kiến trình bày về nội dung khiếu nại, tố cáo của người đại diện, đọc lại cho người đại diện nghe và yêu cầu ký xác nhận.
– Nếu người đại diện là cá nhân có hành vi gây rối, vi phạm nội quy, quy chế tiếp công dân thì người tiếp công dân từ chối không để người đó làm đại diện và đề nghị cử người khác làm đại diện cho người khiếu nại, tố cáo.
– Yêu cầu người đại diện trình bày nội dung vụ việc và các yêu cầu của người khiếu nại, tố cáo. Trên cơ sở trình bày và các thông tin, tài liệu do người đại diện cung cấp và từ các nguồn khác có được, người tiếp công dân xác định nội dung vụ việc, nguyên nhân, động cơ của việc khiếu nại, tố cáo, yêu cầu của người khiếu nại, tố cáo để báo cáo thủ trưởng cơ quan có các biện pháp xử lý kịp thời.
Trong quá trình tiếp công dân, người tiếp công dân chú ý phân loại các đối tượng đến khiếu nại, tố cáo, như: người có quyền lợi trực tiếp liên quan nội dung khiếu nại, tố cáo; người lợi dụng quyền khiếu nại, tố cáo để kích động, lôi kéo người khác khiếu nại, tố cáo; những người bị kích động, lôi kéo; những đối tượng chính sách để có các biện pháp xử lý thích hợp.
+ Trường hợp nhiều người cùng khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh về nhiều nội dung.
Trường hợp khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh phức tạp, có nhiều nội dung, thuộc trách nhiệm của nhiều cấp, nhiều ngành, đã qua nhiều cơ quan, tổ chức, đơn vị xem xét, giải quyết hoặc vụ việc có rất nhiều người tham gia, diễn biến phức tạp thì thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự có trách nhiệm:
– Chủ trì hoặc phối hợp với đại diện cơ quan, tổ chức, đơn vị có liên quan hoặc đại diện UBND địa phương nơi phát sinh khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh tiếp người đại diện khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh, yêu cầu cơ quan thi hành án dân sự nơi xảy ra vụ việc cùng tiếp công dân.
– Yêu cầu cơ quan, tổ chức, đơn vị có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu; cử người có trách nhiệm tham gia tiếp người đại diện khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh.
+ Trường hợp những người đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh có hành vi kích động, gây rối trật tự hoặc đe dọa đối với người tiếp công dân
Trường hợp những người đến địa điểm tiếp dân có hành vi kích động, gây rối trật tự hoặc đe dọa đối với người tiếp công dân thì thủ trưởng cơ quan THA dân sự phải kịp thời tăng cường người tiếp công dân; yêu cầu
