Biên bản ghi nhớ là gì? Ưu và nhược điểm của biên bản ghi nhớ?

1. Biên bản ghi nhớ là gì?

Biên bản ghi nhớ là một thỏa thuận giữa hai hoặc nhiều bên được phác thảo trong một văn bản chính thức. Nó không ràng buộc về mặt pháp lý nhưng báo hiệu sự sẵn lòng của các bên trong việc tiến tới với một hợp đồng. Biên bản ghi nhớ (MOU) không có tính ràng buộc pháp lý, mặc dù nó thường báo hiệu một hợp đồng pháp lý sắp xảy ra.

Biên bản ghi nhớ có thể được coi là điểm khởi đầu cho các cuộc đàm phán vì nó xác định phạm vi và mục đích của các cuộc đàm phán. Bản ghi nhớ như vậy thường được thấy trong các cuộc đàm phán hiệp ước quốc tế nhưng cũng có thể được sử dụng trong các giao dịch kinh doanh có giá trị cổ phần cao như đàm phán sáp nhập. Biên bản ghi nhớ, hay MOU, là một thỏa thuận không ràng buộc trong đó nêu rõ ý định của mỗi bên để thực hiện hành động, thực hiện giao dịch kinh doanh hoặc hình thành quan hệ đối tác mới. Loại thỏa thuận này cũng có thể được gọi là thư ý định (LOI) hoặc biên bản thỏa thuận (MOA). Theo luật của Hoa Kỳ, cả ba đều có thể hoán đổi cho nhau một cách hiệu quả.

Biên bản ghi nhớ là một biểu hiện của sự đồng ý để tiến hành. Nó chỉ ra rằng các bên đã đạt được sự hiểu biết và đang tiến về phía trước. Mặc dù nó không ràng buộc về mặt pháp lý, nhưng đó là một tuyên bố nghiêm túc rằng một hợp đồng sắp xảy ra.

Biên bản ghi nhớ là một tài liệu mô tả những nội dung khái quát của một thỏa thuận mà hai hoặc nhiều bên đã đạt được.

Biên bản ghi nhớ thông báo những kỳ vọng được chấp nhận chung của tất cả các bên tham gia đàm phán.

Mặc dù không ràng buộc về mặt pháp lý, nhưng MOU báo hiệu rằng một hợp đồng ràng buộc sắp xảy ra.

Biên bản ghi nhớ thường được tìm thấy nhiều nhất trong quan hệ quốc tế.

Theo luật của Hoa Kỳ, MOU giống như một bức thư ý định.

Trên thực tế, được cho là một biên bản ghi nhớ, một biên bản thỏa thuận và một bức thư ý định hầu như không thể phân biệt được. Tất cả đều đạt được thỏa thuận về mục tiêu đôi bên cùng có lợi và mong muốn hoàn thành mục tiêu đó.  Biên bản ghi nhớ thông báo những kỳ vọng được chấp nhận chung của những người, tổ chức hoặc chính phủ có liên quan. Chúng thường được sử dụng nhiều nhất trong quan hệ quốc tế vì không giống như các hiệp ước, chúng có thể được sản xuất tương đối nhanh chóng và bí mật. Chúng cũng được sử dụng trong nhiều cơ quan chính phủ Hoa Kỳ và tiểu bang, đặc biệt khi các hợp đồng lớn đang trong giai đoạn lập kế hoạch.

Biên bản ghi nhớ nêu rõ những điểm cần hiểu cụ thể. Nó nêu tên các bên, mô tả dự án mà họ đang đồng ý, xác định phạm vi của nó và nêu chi tiết vai trò và trách nhiệm của mỗi bên. Mặc dù không phải là một văn bản có hiệu lực pháp lý, nhưng MOU là một bước tiến quan trọng vì thời gian và nỗ lực liên quan đến việc đàm phán và soạn thảo một văn bản có hiệu lực. Để đưa ra MOU, các bên tham gia cần đạt được sự hiểu biết lẫn nhau. Trong quá trình này, mỗi bên tìm hiểu điều gì là quan trọng nhất đối với những người khác trước khi tiến lên phía trước.

Quá trình này thường bắt đầu với việc mỗi bên soạn thảo một cách hiệu quả MOU trường hợp tốt nhất của riêng mình. Nó xem xét kết quả lý tưởng hoặc ưu tiên của nó, những gì nó tin rằng nó phải cung cấp cho các bên khác và những điểm nào có thể không thể thương lượng được về phía nó. Đây là vị trí bắt đầu đàm phán của mỗi bên.  Biên bản ghi nhớ thông báo những kỳ vọng được chấp nhận chung của những người, tổ chức hoặc chính phủ có liên quan.

Biên bản ghi nhớ là một tài liệu mô tả các khái niệm rất rộng về sự hiểu biết lẫn nhau, các mục tiêu và kế hoạch được chia sẻ bởi các bên. Ngược lại, MOA là tài liệu mô tả chi tiết các trách nhiệm cụ thể và các hành động của mỗi bên để thực hiện các mục tiêu của họ.

Biên bản ghi nhớ có tên trong tiếng anh là: “Memorandum of understanding“.

2. Ưu và nhược điểm của biên bản ghi nhớ:

Biên bản ghi nhớ (MoU) là một loại thỏa thuận giữa hai bên (song phương) hoặc nhiều bên (đa phương). Nó thể hiện sự hội tụ ý chí giữa các bên, chỉ ra một đường lối hành động chung dự kiến. Nó thường được sử dụng trong trường hợp các bên không ngụ ý cam kết pháp lý hoặc trong trường hợp các bên không thể tạo ra một thỏa thuận có hiệu lực pháp luật. Nó là một sự thay thế chính thức hơn cho một thỏa thuận của các quý ông.

Việc một tài liệu có cấu thành một hợp đồng ràng buộc hay không chỉ phụ thuộc vào sự hiện diện hay vắng mặt của các yếu tố pháp lý được xác định rõ ràng trong nội dung văn bản của tài liệu (cái gọi là “bốn góc”). Các yếu tố bắt buộc là đề nghị và chấp nhận, cân nhắc và ý định bị ràng buộc về mặt pháp lý (animus contrahendi). Các chi tiết cụ thể có thể khác một chút tùy thuộc vào việc hợp đồng dành cho hàng hóa (thuộc Bộ luật thương mại thống nhất) hay dịch vụ (thuộc luật chung của tiểu bang). Nhiều công ty và cơ quan chính phủ sử dụng MoU để xác định mối quan hệ giữa các sở, ban, ngành hoặc các công ty có tổ chức chặt chẽ.

2.1. Ưu điểm:

Biên bản ghi nhớ cho phép tất cả các bên trình bày rõ ràng tất cả các mục tiêu và mục tiêu của họ. Điều này giúp giảm thiểu bất trắc và tránh xảy ra các tranh chấp bất ngờ trong tương lai. Hơn nữa, bằng cách trình bày rõ ràng những gì mỗi bên mong đợi ở bên kia, một Biên bản ghi nhớ cung cấp một bản thiết kế cho bất kỳ hợp đồng nào mà cả hai bên có thể hoặc không muốn soạn thảo trong tương lai.

Biên bản ghi nhớ rất quan trọng vì nó cho phép mỗi bên nêu rõ mục tiêu của mình và những gì họ mong đợi ở nhau. Soạn thảo Biên bản ghi nhớ có thể giúp giải quyết mọi tranh chấp trước khi mỗi bên ký kết một hợp đồng ràng buộc về mặt pháp lý.

Biên bản ghi nhớ phải nêu rõ những điều sau: các bên tham gia, bối cảnh của thỏa thuận, ngày đề xuất khi thỏa thuận có hiệu lực, chi tiết liên hệ của tất cả các bên liên quan, mục đích chung của thỏa thuận, những gì mỗi bên hy vọng để đạt được, cũng như một không gian cho tất cả các chữ ký cần thiết.

Một lợi thế của MoU so với các công cụ chính thức hơn là do các nghĩa vụ theo luật quốc tế có thể tránh được, chúng thường có thể có hiệu lực mà không cần sự phê duyệt của cơ quan lập pháp. Do đó, MoU thường được sử dụng để sửa đổi và điều chỉnh các hiệp ước hiện có, trong trường hợp đó, các MoU này có tư cách hiệp ước thực tế.

Tuy nhiên, quyết định liên quan đến việc phê chuẩn được xác định bởi luật nội bộ của các bên và phụ thuộc ở mức độ lớn vào chủ đề đã được thỏa thuận. Các MoU được giữ bí mật (tức là không được đăng ký với LHQ) không thể được thực thi trước bất kỳ cơ quan nào của LHQ và có thể kết luận rằng không có nghĩa vụ nào theo luật quốc tế được tạo ra. Mặc dù ít khi thấy các MoU trong lĩnh vực đa phương, nhưng các hiệp định hàng không xuyên quốc gia thực sự là MoU.

2.2. Nhược điểm:

Tuy nhiên, hạn chế lớn nhất của MOU, tùy thuộc vào quan điểm của bạn, là nó không có tính ràng buộc pháp lý. Mặc dù trong một số trường hợp, đây có thể là một lợi ích, vì không bên nào được yêu cầu thực hiện những gì họ nói trong Biên bản ghi nhớ, họ có thể đơn giản bỏ qua hoặc thay đổi kỳ vọng của mình. Biên bản ghi nhớ có thể mất đáng kể thời gian và kế hoạch để tạo và nếu một bên thay đổi hoàn toàn các yêu cầu của họ, việc tạo ra Biên bản ghi nhớ là một sự lãng phí lớn về nguồn lực.

Mặc dù MOU không có tính ràng buộc pháp lý, nhưng nó cho phép các bên chuẩn bị cho việc ký kết hợp đồng bằng cách giải thích các khái niệm và mong đợi rộng rãi của thỏa thuận của họ. Trao đổi bằng các điều khoản rõ ràng mà mỗi bên hy vọng đạt được từ một thỏa thuận có thể là điều cần thiết để thực hiện suôn sẻ việc ký kết hợp đồng pháp lý trong tương lai.

3. Ví dụ thực tế về biên bản ghi nhớ (MOU):

Trong cuộc đàm phán thương mại với đại diện của Trung Quốc tại Washington vào tháng 4 năm 2019, Tổng thống Mỹ Donald Trump đã được một phóng viên hỏi rằng ông mong đợi các biên bản ghi nhớ giữa Mỹ và Trung Quốc sẽ kéo dài bao lâu. “Tôi không thích MOU vì chúng không có ý nghĩa gì cả”, cựu tổng thống trả lời. Sau một số cuộc thảo luận, người ta quyết định rằng bất kỳ tài liệu nào xuất hiện từ các cuộc đàm phán sẽ được gọi là hiệp định thương mại, không bao giờ là MOU.