Bị cấp trùng mã số thuế thì phải xử lý như thế nào?

1. Bị cấp trùng mã số thuế thì phải xử lý như thế nào?

Mã số thuế cá nhân (viết tắt là MST cá nhân) là dãy số cấp cho cá nhân có đủ điều kiện thực hiện nghĩa vụ về thuế, mã số được cấp cho mỗi cá nhân sẽ có 10 số, và được cấp bởi cơ quan thuế. Hiện nay, việc cấp mã số thuế cho cá nhân sẽ dựa trên CMND/CCCD. Có thể thấy, mục đích chính của việc cấp mã số thuế cá nhân là kê khai các khoản thu nhập của mình và thực hiện nghĩa vụ nộp thuế vào ngân sách nhà nước.

Trên thực tế, không tránh khỏi vì nhiều nguyên nhân khác nhau mà cá nhân có hai mã số thuế nên để có hướng giải quyết thống nhất vấn đề này thì Công văn 896/TCT-KK ngày 08/3/2016 về cấp mã số thuế đối với cá nhân nộp thuế thu nhập cá nhân do Tổng cục Thuế đã được ban hành hướng dẫn trường hợp cá nhân có 2 mã số thuế như sau:

– Trường hợp một: Cá nhân đã được cấp mã số thuế thu nhập cá nhân vì thay đổi nơi đăng ký hộ khẩu thường trú ngoài phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoặc được cấp CMND mới và số CMND mới (09 số tự nhiên hoặc 12 số tự nhiên) theo địa bàn cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi chuyển đến, hoặc được cấp số định danh cá nhân theo quy định của Luật Căn cước công dân, thì cá nhân đó phải thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế theo quy định của pháp luật về quản lý thuế hiện hành;

Để tránh bị trùng mã số thuế thì cần lưu ý không được cấp mã số thuế thu nhập cá nhân mới theo số chứng minh nhân dân mới hoặc số định danh cá nhân mới;

– Trường hợp hai: Nếu xảy ra tình huống cơ quan thuế địa phương nơi người nộp thuế chuyển đến đã cấp mã số thuế mới cho người nộp thuế theo số chứng minh thư mới hoặc số định danh cá nhân mới thì chính cơ quan này phải có trách nhiệm thực hiện thu hồi mã số thuế đã cấp không đúng nguyên tắc trên. Không chỉ vậy cũng hướng dẫn và hỗ trợ người nộp thuế sử dụng mã số thuế đã được cấp để thực hiện kê khai, nộp thuế hoặc khấu trừ các thu nhập phát sinh theo quy định của pháp luật về thuế hiện hành.

Theo đó, trong trường hợp cá nhân bị cấp trùng mã số thuế do những nhầm lẫn hoặc thiếu sót trong hoạt động thay đổi về thông tin cá nhân, địa chỉ, số định danh, số CMND/CCCD… thì sẽ thực hiện thủ tục để hủy mã số thuế bị trùng.

2. Các cách để xử lý mã số thuế bị trùng:

Về nguyên tắc, mã số thuế cá nhân khi được cấp sẽ chỉ được cấp một mã duy nhất, nên sẽ không có hai cá nhân nào có chung một mã số thuế. Nếu xuât hiện tình trạng trùng mã số thuế thì có thể lựa chọn một trong các cách xử lý khi bị trùng mã số thuế cá nhân dưới đây:

1.1. Hủy mã số thuế tại cơ quan Thuế:

Như đã biết, cơ quan Thuế cấp mã số thuế trùng thì có trách nhiệm hủy bỏ đi một mã số. Trước hết, cá nhân phải thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hướng dẫn hoặc cơ quan thuế có cá nhân đang bị báo trùng số CMND. Cụ thể, trình tự xử lý khi bị trùng mã số thuế cá nhân, cụ thể:

Bước 1: Gửi yêu cầu xác minh CMND tới cơ quan cấp mã số thuế

Để hỗ trợ cho việc xác minh CCCD sử dụng khi cấp mã số thuế thì Cơ quan Thuế có cá nhân đang bị báo trùng số CMND ( gọi tắt là cơ quan thuế A) thì sẽ có trách nhiệm gửi phiếu yêu cầu xác minh số CCCD tới cơ quan Thuế có người nộp thuế cùng số CMND đã được cấp mã số thuế (gọi là cơ quan Thuế B).

Khi yêu cầu xác mình thì cần gửi kèm theo bộ hồ sơ có các giấy tờ như: Phiếu yêu cầu xác minh số CMND; Đồng thời là thêm 01 Bản sao CMND của người nộp thuế đang xin cấp mã số thuế tại cơ quan Thuế A. 

Bước 2: Cơ quan thuế bị báo trùng thực hiện việc kiểm tra, xác nhận thông tin yêu cầu:

Khi tiếp nhận hồ sơ đề nghị xác minh thông tin thì cơ quan Thuế B có trách nhiệm kiểm tra số CMND của người nộp thuế bị báo trùng. Việc tra cứu thông tin sẽ dựa trên hồ sơ gốc của người nộp thuế lưu tại cơ quan Thuế. 

Còn trong trường hợp người nộp thuế đăng ký mã số thuế qua hệ thống đăng ký thuế TNCN online thì cơ quan thuế B sẽ yêu cầu người nộp thuế yêu cầu cung cấp bản sao CMND đã được cấp mã số thuế. Khi đó, kết quả xác minh sẽ thuộc một trong hai tình huống sau đây:

+ Tình huống 1: Nếu kết quả cho thấy số CCCD của người nộp thuế được cấp mã số thuế tại cơ quan Thuế B trên hồ sơ gốc không trùng với số CMND đã nhập trong ứng dụng đăng ký thuế do người nộp thuế kê khai sai hoặc do cơ quan Thuế B nhập sai), cơ quan Thuế B thực hiện thay đổi thông tin người nộp thuế được cấp mã trên hệ thống đăng ký thuế. Sau khi thay đổi thông tin thành công, cơ quan Thuế B thông báo cho cơ quan thuế A;

+ Tình huống 2: Còn trong trường hợp số CCCD trên hồ sơ gốc trùng với số CCCD đang phải xác minh thì cơ quan Thuế B lập hồ sơ trả lời xác minh gửi cơ quan Thuế A. 

Như vậy, tùy thuộc vào kết quả xác minh tra cứu thông tin của cơ quan thuế B mà cơ quan này sẽ gửi thông tin phản hồi từ cơ quan Thuế B cho cơ quan Thuế A, bao gồm: Phiếu trả lời yêu cầu xác minh số CMND; Bản sao CMND của người nộp thuế được cấp mã số thuế tại cơ quan Thuế B. 

Bước 3: Cơ quan thuế cấp mã số thuế xử lý theo quy trình sau đây:

– Người nộp thuế được cấp mã tại cơ quan Thuế B và người nộp thuế đang xin cấp mã số thuế tại cơ quan Thuế A là cùng một cá nhân, cơ quan Thuế A thực hiện thủ tục thay thế mã số thuế cho người nộp thuế/ hủy mã só thuế bị trùng;

– Người nộp thuế được cấp mã tại cơ quan Thuế A và người nộp thuế xin cấp mã tại cơ quan Thuế B là hai cá nhân khác nhau nhưng có cùng một số CMND, cơ quan Thuế A giải thích cho người nộp thuế đổi lại CCCD để không bị trùng với cá nhân khác.

Sua khi tiến hành thủ tục này xong thì cơ quan Thuế A sẽ có trách nhiệm lưu kèm hồ sơ đăng ký thuế của người nộp thuế, bản sao CMND của người nộp thuế trùng CMND mà cơ quan Thuế B cấp mã số thuế trước

1.2. Hủy mã số thuế cá nhân bị trùng online:

Để hủy mã số thuế cá nhân bị trùng qua hình thức online, người dân thực hiện theo những bước sau:

Bước 1: Truy cập vào trang Thuế điện tử của Tổng cục Thuế (thuedientu.gdt.gov.vn)

Bước 2:  Tiến hành đăng nhập vào tài khoản nếu đã có tài khoản còn chưa có thì sẽ thực hiện các thao tác đăng ký nếu chưa có tài khoản

Bước 3: Khi đăng nhập thành công thì chọn mục “Đăng ký thuế” và chọn tiếp mục “Kê khai và nộp hồ sơ đăng ký thuế”

Bước 4: Nhấn chuột vào mục điền tờ khai “đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế”

Bước 5: Sau đó là điền tờ khai đính kèm tài liệu tương ứng

Bước 6: Khi đã hoàn tất thì sẽ thực hiện việc gửi hồ sơ bằng chữ ký số và chờ xác nhận của cơ quan thuế

3. Có những nguyên nhân nào dẫn đến tình trạng bị trùng mã số thuế cá nhân?

Có nhiều nguyên nhân khác nhau dẫn đến tình trạng bị trùng mã số thuế, phổ biến nhất là hai nguyên nhân sau đây:

– Trường hợp 1: Người nộp thuế bị trùng số CMND/CCCD

Theo quy định thì CCCD là cơ sở để cấp mã số thuế cho cá nhân nhưng vì có sự chuyển đổi về thông tin cá nhân mà có thể dẫ đến sai sót trong hoạt động này. Chính vì vậy, không phát hiện kịp thời thì việc cấp hai mã số cá nhân đã vi phạm nguyên tắc cấp mã số thuế của  cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

– Trường hợp 2: Số CCCD của người nộp thuế bị lợi dụng/khai báo nhầm

Văn bản pháp luật được sử dụng:

Công văn 896/TCT-KK năm 2016 về cấp mã số thuế đối với cá nhân nộp thuế thu nhập cá nhân do Tổng cục Thuế ban hành.

THAM KHẢO THÊM:

• Mã số thuế cá nhân là gì? Mã số thuế cá nhân dùng để làm gì?
• Hướng dẫn cách tự tra cứu mã số thuế người phụ thuộc
• Mẫu tờ khai đăng ký mã số thuế cá nhân mới nhất