Một trong vấn đề đáng lưu ý và quan tâm tại các doanh nghiệp trong công tác quản lý nhân sự là việc theo dõi ngay giờ làm việc của người lao động. Một trong cách thức hữu hiệu nhất là lập bảng chấm công. Vậy Bảng chấm công là gì? Hướng dẫn cách làm bảng chấm công như thế nào?
Mục lục bài viết
1. Bảng chấm công là gì?
Chấm công là một hình thức khai báo và ghi nhận việc đi làm của công nhân viên tại một đơn vị, doanh nghiệp, công ty; từ đó chủ doanh nghiệp, nhân sự kế toán công ty nắm bắt được thời gian làm việc, số ngày nghỉ của từng nhân viên làm cơ sở tính lương.
Bảng chấm công là một loại bảng biểu thường được dùng trong các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp nhằm theo dõi ngày công thực tế (ngày đi làm) của nhân viên (bao gồm cả người đang làm việc, người đang nghỉ làm hoặc nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội trong tháng).
Để xác nhận được việc chấm công thì mỗi doanh nghiệp luôn có bảng chấm công, đó là căn cứ xác nhận giờ làm và giờ tan ca thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng chế độ BHXH,… để đánh giá sự chuyên cần, chăm chỉ, tích cực, hiệu quả công việc của từng nhân viên, là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp trả lương cho nhân viên.
Hiện tại, trong các doanh nghiệp cơ quan, bảng chấm công hàng ngày trên Exel được sử dụng khá phổ biến trong hoạt động chấm công ngày làm việc của nhân viên.
2. Các hình thức chấm công phổ biến hiện nay:
2.1. Chấm công thủ công theo giấy:
Đây là hình thức chấm công khá thủ công và tồn tại từ lâu trong các doanh nghiệp. Hình thức chấm công này là cá nhân người lao động đến công ty tự tích hoặc điền giờ làm giờ tan ca theo bảng giấy được quy định trong nội bộ doanh nghiệp.
2.2. Chấm công bằng thẻ từ:
Hình thức này đòi hỏi về cơ sở vật chất tại doanh nghiệp có máy chấm công bằng thẻ từ. Mỗi nhân viên sẽ được cấp 1 thẻ từ khi ra vào công ty sẽ chấm thẻ từ ghi nhận giờ làm việc của nhân viên.
2.3. Chấm công bằng khuôn mặt:
Đây là hình thức mới xuất hiện và được nhiều doanh nghiệp sử dụng khá nhiều, đây là công nghệ cao, tiên tiến và doanh nghiệp phải có máy chấm công khuôn mặt, ứng dụng dựa vào các đặc điểm trên khuôn mặt để so sánh, nhận dạng và định danh một đối tượng một cách tự động thông qua cơ sở dữ liệu khuôn mặt đã được lưu trữ từ trước.
2.4. Chấm công bằng vân tay:
Đây là một trong những hình thức chấm vân tay được sử dụng hầu hết, doanh nghiệp sử dụng máy chấm công điện tử vân tay. Bằng việc ứng dụng công nghệ sinh trắc học vân tay kết hợp cùng các công nghệ xử lý hình ảnh máy có thể xác định danh tính của mỗi người bằng dấu vân tay.
3. Mẫu bảng chấm công mới nhất hiện nay:
3.1. Mẫu bảng chấm công hàng ngày:
TÊN ĐƠN VỊ: …
BẢNG CHẤM CÔNG
Tháng…. năm 20…..
| STT | Họ và tên | Chức vụ | Ngày trong tháng | Tổng cộng | Ngày nghỉ | ||||||||||||||||||||||||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | Nghỉ không lương | Nghỉ lễ | Nghỉ phép | ||||
| 1 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 2 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 3 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 4 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 5 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 6 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 7 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 8 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 9 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Ký hiệu chấm công:
- Ốm, điều dưỡng: Ô
- Con ốm: Cô
- Thai sản: TS
- Tai nạn: T
- Chủ nhật CN
- Nghỉ lễ NL
- Nghỉ bù: NB
- Nghỉ nửa ngày không lương: 1/2K
- Nghỉ không lương: K
- Ngừng việc: N
- Nghỉ phép: P
- Nghỉ nửa ngày tính phép: 1/2P
- Làm nửa ngày công: NN
- Ngày……tháng…….năm…….
| Người chấm công (Ký, họ tên) | Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) | Giám đốc (Ký, họ tên) |
3.2. Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ:
Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ được ban hành theo
| Đơn vị:…………… Địa chỉ:…………… | Mẫu số: 01b-LĐTL (Ban hành theo Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính) |
Số:…………………..
BẢNG CHẤM CÔNG LÀM THÊM GIỜ
Tháng…………….năm……………
| STT | Họ và tên | Ngày trong tháng | Cộng giờ làm thêm | ||||||
| 1 | 2 | … | 31 | Ngày làm việc | Ngày thứ bảy, chủ nhật | Ngày lễ, tết | Làm đêm | ||
| A | B | 1 | 2 | … | 31 | 32 | 33 | 34 | 35 |
|
| |||||||||
| Cộng | |||||||||
Ký hiệu chấm công:
NT: Làm thêm ngày làm việc (Từ giờ………….đến giờ:………………….)
NN: Làm thêm ngày thứ bảy, chủ nhật (Từ giờ…………đến giờ……….)
NL: Làm thêm ngày lễ, tết (Từ giờ…………….đến giờ……………………)
Đ: Làm thêm buổi đêm (Từ giờ…………….đến giờ………………………..)
Ngày……tháng…….năm……..
| Xác nhận của bộ phận (phòng ban) có người làm thêm (Ký, họ tên) | Người chấm công (Ký, họ tên) | Người duyệt (Ký, họ tên) |
Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ được ban hành theo Thông tư
| Đơn vị:…………………………. | Mẫu số 01b – LĐTL | |
| Bộ phận : …………………….. | (Ban hành theo của Bộ Tài chính) |
Số:……………….
BẢNG CHẤM CÔNG LÀM THÊM GIỜ
Tháng…..năm……
| Số TT | Ngày trong tháng | Cộng giờ làm thêm | |||||||
| Họ và tên | 1 | 2 | … | 31 | Ngày làm việc | Ngày thứ bảy, chủ nhật | Ngày lễ, tết
| Làm đêm | |
| A | B | 1 | 2 | … | 31 | 32 | 33 | 34 | 35 |
| Cộng | |||||||||
Ký hiệu chấm công
NT: Làm thêm ngày làm việc (Từ giờ…..đến giờ)
NN: Làm thêm ngày thứ bảy, chủ nhật (Từ giờ…..đến giờ)
NL: Làm thêm ngày lễ, tết (Từ giờ…..đến giờ)
Đ: Làm thêm buổi đêm
Ngày… tháng… năm…
| Xác nhận của bộ phận (phòng ban) có người làm thêm | Người chấm công | Người duyệt |
| (Ký, họ tên) | (Ký, họ tên) | (Ký, họ tên) |
4. Hướng dẫn cách làm bảng chấm công trên Excel:
Bước 1: Xác định rõ mô hình sử dụng bảng chấm công:
Phòng nhân sự – hành chính cần xác định cơ bản mô hình chấm công của doanh nghiệp làm theo hướng nào, gồm số lượng các sheet, nội dung của bảng chấm công, cách thức hoạt động của bảng chấm công,…
Bước 2: Từng bước lập bảng chấm công:
– Đầu tiên bạn cần vẽ đầy đủ mô hình của 13 sheet trong trang tính excel. Tuy nhiên lúc đầu bạn chỉ cần thực hiện với mô hình 2 sheet dưới đây:
+ Sheet 1: Danh sách nhân viên trong công ty.
Trong sheet này, người lập bảng chấm công cần ghi nhận thông tin đầy đủ gồm họ và tên; mã nhân viên của từng nhân viên; cụ thể hơn có thể cập nhật những thông tin khác như ngày sinh, quê quán, số CMND, ngày bắt đầu làm việc,…
+ Sheet 2: Sheet chấm công cho tháng đầu tiên. Sau đó chỉ cần copy bảng chấm công cho sheet này cho các tháng sau và đổi số tháng để giúp tiết kiệm thời gian.
– Tiến hành lập khung cho bảng chấm công: trong khung của bảng chấm công, người lập chú ý các nội dung bao gồm tiêu đề (tháng, bộ phận, tổng tổng ngày công trong tháng, …). Bảng chấm công thể hiện rõ số ngày trong tháng, tối thiểu 28 ngày và tối đa 31 ngày tùy theo tháng. Tương ứng với các ngày là các thứ trong tuần. Việc lập bảng chấm công càng chi tiết thì sẽ càng thuận lợi cho người quản lý trong việc theo dõi, đánh giá nhân viên của mình.
Ở các cột sẽ đề những nội dung như: mã số nhân viên, họ tên, các ngày trong tháng (số lượng ngày trong một tháng).
– Tạo ngày tháng trong bảng chấm công.
– Nên đặt ký hiệu chấm công cụ thể như sau để dễ quản lý:
+ Ngày công tính trên thực tế (Đi làm đầy đủ với số ngày công).
+ Nửa ngày công.
+ Ngày nghỉ được hưởng nguyên lương.
+ Ngày nghỉ không lương.
Lưu ý: khi tính công thực tế cho nhân viên, nhân sự hành chính của công ty sẽ sử dụng các hàm Countif được dùng để đếm số lần xuất hiện của giá.
Các kí hiệu cụ thể trong bảng chấm công như:
– SP: Tổng số công làm việc trong tháng của người lao động.
– P: Tổng số ngày người lao động nghỉ phép trong tháng.
– L: Tổng số ngày nghỉ lễ trong tháng theo quy định của Nhà nước (ban gồm ngày nghỉ chính thức và ngày nghỉ bù).
– Ô: Tổng số ngày người lao động nghỉ ốm trong tháng (nếu có).
– CĐ: Tổng số ngày người lao động nghỉ hưởng chế độ trong tháng (du lịch, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, nghỉ không hưởng lương, lao động nghĩa vụ,…).
5. Ý nghĩa của việc xây dựng bảng chấm công:
Hiện nay, trong thị trường lao động, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp, công ty, việc xây dựng bảng chấm công có nhiều lợi ích nhất định như:
– Ghi nhận lại ngày giờ làm việc của người lao động, từ đó để trả lương hàng tháng.
– Cũng là công cụ để xem xét và đánh giá ý thức kỷ luật đối với người lao động. Thực tế, nhiều doanh nghiệp sẽ có khoản thưởng động viên cho người lao động chuyên cần làm việc. Bên cạnh thưởng thì cũng có những hình thức xử lý theo nội quy lao động của công ty khi người lao động thường xuyên đi làm muộn, không tuân thủ nghiêm túc giờ giấc làm việc.
– Giúp cho công ty kiểm soát được sự quy củ trong công việc cũng như làm cơ sở để xây dựng công tác quản lý được chặt chẽ và có hiệu quả.
– Thông tin trên bảng chấm công cũng giúp cho người sử dụng lao động bảo đảm được quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động như chế độ giờ làm việc tối thiểu, tối đa trong điều kiện bình thường; hay chế độ làm thêm giờ; chế độ nghỉ ngơi, thời gian nghỉ ngơi của người lao động theo quy định tại
– Cơ sở để doanh nghiệp có thể phân bổ nguồn nhân lực cho từng đầu công việc:
Vào cuối tuần hoặc cuối tháng, nếu vượt quá số giờ dự kiến cho dự án hoặc tiến độ công việc chậm, người giám sát có thể dựa vào đó để cân nhắc phân bổ lại nguồn lực lao động sao cho phù hợp và có hiệu quả.
CÁC VĂN BẢN PHÁP LÝ ĐƯỢC SỬ DỤNG TRONG BÀI VIẾT:
Thông tư số 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành.
