Khi thực hiện làm hồ sơ, thủ tục hành chính và các thủ tục khác chúng ta cần phải có những giấy tờ bản gốc nhưng cũng có thể chỉ cần cung cấp bản sao. Đây là những thủ tục diễn ra thường xuyên diễn ra nhưng không phải ai cũng phân biệt được các thuật ngữ bản chính, bản sao và bản gốc.
Mục lục bài viết
1. Bản gốc là gì?
Theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư có giải thích như sau:
– Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.
– Bản sao y là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.
– Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.
– Bản trích sao là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.
– Bản gốc trong tiếng anh là The original text
– Định nghĩa bản gốc trong tiếng anh được hiểu là:
Original document means a complete copy of the content and format of the document, signed directly by the competent person on a paper document or digitally signed on an electronic document.
– Một số từ vựng tiếng anh tiêu biểu liên quan trong cùng lĩnh vực này như:
| 1 | a mail digest | bảng tóm tắt thư tín |
| 2 | a telephone message form | mẫu ghi nhớ nhắn tin qua điện thoại |
| 3 | ability | /əˈbɪl.ɪ.ti/, khả năng |
| 4 | active file | hồ sơ đang hoạt động |
| 5 | adaptive | /əˈdæp.tɪv/, thích nghi |
| 6 | address book | sổ ghi địa chỉ |
| 7 | adjusting pay rates | điều chỉnh mức lương |
| 8 | administrative assistant | trợ lý hành chính |
| 9 | administrative control | kiểm tra hành chính |
| 10 | administrative manager | /ədˈmɪn.ɪ.strə.tɪv ˈmæn.ɪ.dʒər/, giám đốc hành chính |
| 11 | administrative official letter | |
| 12 | administrative text | /ədˈmɪn.ɪ.strə.tɪv tekst/, văn bản hành chính |
| 13 | administrator cadre | /ədˈmɪn.ɪ.streɪ.tər ˈkɑː.dər/, (high rank cadre) cán bộ quản trị cấp cao |
| 14 | administrator carde | (high rank cadre) cán bộ quản trị cấp cao |
| 15 | aggrieved employee | nhân viên bị ngược đãi |
| 16 | airline time tables | thời biểu chuyến bay |
| 17 | alphabetic files | hồ sơ theo mẫu tự a b c |
| 18 | alphabetic geographic files | hồ sơ khu vực địa lý theo mẫu tự a b c |
| 19 | alphabetic name files | hồ sơ tên theo mẫu tự a b c |
| 20 | alphabetic subject files | hồ sơ đề tài theo mẫu tự a b c |
2. Phân biệt giữa bản gốc và bản chính của văn bản:
2.1. Phân biệt về các thuật ngữ:
Bản chính văn bản giấy là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
Thuật ngữ trên (bản sao y bản chính) muốn lưu ý: Việc sao chụp có thể lấy căn cứ từ bản gốc hoặc bản chính. Vậy bản gốc và bản chính có gì khác nhau? Trước đây, bản gốc là bản soạn thảo (do ai đó chấp bút) đã được người có thẩm quyền xem, sửa chữa và bút phê để đem đánh máy hoặc nhân bản. Bản gốc sẽ được lưu giữ làm căn cứ đối chiếu (khi cần thiết).
Hiện nay, thì bản gốc được hiểu là văn bản đã chế bản xong, nhân viên trực tiếp xử lý ký nháy và sau đó có chữ ký của thủ trưởng có thẩm quyền. Nhưng thường các vị lãnh đạo chỉ ký một bản. Bản có chữ ký tươi đó sẽ được photocopy thành nhiều bản (cho đủ theo yêu cầu) rồi đem đóng dấu. Bản có chữ ký tươi sẽ là bản gốc và các bản còn lại sẽ là bản chính và đều có hiệu lực pháp lý như nhau. Khi cần sao y thì người ta có thể dùng bản gốc hay bản chính. Song văn bản phát hành có thể về nhiều nơi nên khả năng có bản gốc là khó hoặc không khả thi. Ngữ đoạn “thực hiện từ bản gốc, bản chính” được hiểu là có thể sử dụng một trong hai bản đó như nhau khi cần “sao y bản chính”.
Cũng cần lưu ý một điều: Việc sao y chỉ được thực hiện từ bản chính và không thông qua một bản sao nào khác, dù rằng văn bản đó đã được cơ quan có thẩm quyền xác nhận tính hợp pháp của nó.
“Sao y bản chính” là thực hiện một công việc sao lại một bản (về cơ bản) giống hệt như bản chính, và phải được xác nhận từ một cơ quan có thẩm quyền. Hiện nay, khi làm hồ sơ hay cần minh chứng cho một văn bản nào đó, người ta phải thực hiện công việc này thông qua cơ quan công chứng. Những văn bản như giấy khai sinh, bằng tốt nghiệp, sổ hộ khẩu, giấy đăng ký kết hôn…chỉ được cấp duy nhất một bản. Vì vậy, muốn bổ sung loại giấy tờ này khi cần thiết ta phải làm công việc “sao y”. Sao chụp (hay photocopy) là bước đầu tiên để chúng ta có các bản sao rồi đưa công chứng.
Nhưng nhiều khi, bản chụp có thể không hoàn toàn giống như kích thước thật của bản chính (to hơn hoặc thường là nhỏ ý hơn, để phù hợp với yêu cầu, tránh cồng kềnh, khó quản lý) hoặc không cần phải sao chụp đúng màu sắc (chỉ cần bản đen trắng, trừ trường hợp đặc biệt).
Hơn nữa, có những trường hợp, để tiện kiểm tra theo dõi, một số trang của bản chính có thể chụp trên cùng một mặt giấy (chẳng hạn: hai mặt chứng minh thư, một vài mặt của hộ chiếu, mặt nào chụp trước, mặt nào chụp sau…) hoặc bỏ qua một số trang không liên quan (khi cần minh chứng hộ khẩu, đương sự chỉ cần chụp trang chính có thông tin chủ hộ và trang có thông tin bản thân, không cần chụp trang thông tin của người khác cùng chung chủ hộ). Bản chụp cũng phải chừa một không gian giấy trắng để cơ quan có thẩm quyền xác nhận đóng dấu (Vì cỡ giấy chỉ có mấy loại, nhiều khi chụp nguyên dạng văn bản sẽ không còn lề để viết).
2.2. Quy định về sao văn bản:
– Các hình thức bản sao
+ Sao y gồm: Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.
a) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.
b) Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.
c) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.
+ Sao lục
a) Sao lục gồm: Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.
b) Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.
+ Trích sao
a) Trích sao gồm: Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy, trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.
b) Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.
– Gía trị pháp lý của bản sao
Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý như bản chính.
– Thẩm quyền sao văn bản
+ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.
+ Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
3. Quy định về lập hồ sơ và nộp hồ sơm tài liệu vào lưu trữ cơ quan:
3.1. Lập Danh mục hồ sơ:
Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt, được ban hành vào đầu năm và gửi các đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ. Mẫu Danh mục hồ sơ được thực hiện theo quy định tại Phụ lục V Nghị định này.
Lập hồ sơ
1. Yêu cầu
a) Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, tổ chức.
b) Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.
2. Mở hồ sơ
a) Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch công tác.
b) Cập nhật những thông tin ban đầu về hồ sơ theo Danh mục hồ sơ đã ban hành.
c) Trường hợp các hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc tự xác định các thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu.
3. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
Cá nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
4. Kết thúc hồ sơ
a) Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong.
b) Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; xác định lại thời hạn bảo quản của hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ.
c) Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên và viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ.
d) Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống các thông tin còn thiếu. Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.
3.2. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan:
1. Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định.
2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
a) Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán.
b) Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.
3. Thủ tục nộp lưu
a) Đối với hồ sơ giấy
Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu tại Phụ lục V Nghị định này. Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 01 bản.
b) Đối với hồ sơ điện tử
Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc và lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống.
Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên Hệ thống.
3.3. Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan:
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
2. Trách nhiệm của người đứng đầu bộ phận hành chính
a) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với cơ quan, tổ chức cấp dưới.
b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ tại cơ quan, tổ chức.
3. Trách nhiệm của đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức
a) Người đứng đầu đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan.
b) Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước khi nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
c) Đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan.
d) Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý bằng văn bản và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
đ) Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan, tổ chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác, đi học tập dài ngày phải bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình công tác cho đơn vị, Lưu trữ cơ quan theo quy chế của cơ quan, tổ chức.
