Thủ tục xin cấp lại hồ sơ Đoàn viên khi bị thất lạc, mất, hỏng

Tóm tắt câu hỏi:

Tôi vào Đoàn năm 1998, đến năm 2005 tôi chuyển sinh hoạt Đoàn đến trường Đại Học nhưng chưa kịp hoàn tất thủ tục thì bị thất lạc Hồ sơ, do chưa ý thức được tầm quan trọng của Đoàn nên tôi không đi làm lại Hồ sơ Đoàn. Nay cơ quan tôi đang yêu cầu xác nhận Đoàn để tạo điều kiện tôi vào Đảng. Vậy thủ tục như thế nào, xin Công ty Luật TNHH Dương Gia tư vấn hỗ trợ giúp tôi. Trân trọng!

Luật sư tư vấn:

Việc quản lý đoàn viên và hồ sơ đoàn viên thực hiện theo quy định tại Chương I, Phần VI Hướng dẫn số 22 HD/TWĐTN:

Điểm c) Mục 3 Hướng dẫn số 22 HD/TWĐTN quy định như sau:

“-Trường hợp do thất lạc hồ sơ đoàn viên thì thủ tục chuyển sinh hoạt đoàn phải có bản tường trình và xác nhận của cơ sở đoàn nơi chuyển đi, được làm lại hồ sơ tại nơi chuyển đến. Trường hợp còn thẻ đoàn viên hoặc những văn bản xác nhận là đoàn viên, đảm bảo các quy định của Điều lệ Đoàn thì làm lại sổ đoàn viên tại nơi chuyển đến. Các trường hợp khác thì bồi dưỡng, xét kết nạp đoàn viên như điều 1, Điều lệ Đoàn TNCS Hồ Chí Minh.”

Theo đó, khi bạn chuyển sinh hoạt Đoàn đến trường đại học mà bị thất lạc hồ sơ thì bạn phải có bản tường trình và xác nhận của cơ sở đoàn nơi chuyển đi và bạn sẽ được làm lại hồ sơ tại nơi chuyển đến.

Theo thông tin bạn cung cấp thì tại thời điểm năm 2005 bạn bị thất lạc hồ sơ Đoàn và bạn đã không làm thủ tục chuyển sinh hoạt cũng như làm lại hồ sơ Đoàn viên. Do bạn không nói rõ bạn bị thất lạc những giấy tờ gì và bạn có đang sinh hoạt tại Đoàn cơ sở nào hay không? Do đó sẽ chia các trường hợp sau:

Trường hợp bạn không tham gia sinh hoạt Đoàn cũng như không đóng Đoàn phí từ năm 2005 đến nay, căn cứ Mục V Hướng dẫn số 22 HD/TWĐTN thì bạn đã bị xóa tên trong danh sách Đoàn viên.

“V- VIỆC XÓA TÊN TRONG DANH SÁCH ĐOÀN VIÊN

1- Chi đoàn xem xét quyết định xóa tên đoàn viên và báo cáo lên đoàn cấp trên trực tiếp đối với trường hợp đoàn viên không tham gia sinh hoạt đoàn hoặc không đóng đoàn phí ba tháng trong một năm mà không có lý do chính đáng.

2- Trường hợp đoàn viên thường xuyên đi học tập, lao động, công tác ở xa không quá 1 năm, trong thời gian đó đoàn viên có báo cáo với ban chấp hành chi đoàn và sau mỗi đợt đi về vẫn tham gia sinh hoạt, đóng đoàn phí đầy đủ và có những đóng góp cho hoạt động của chi đoàn thì không coi là bỏ sinh hoạt và không xóa tên trong danh sách đoàn viên.”

Trường hợp bạn vẫn tham gia sinh hoạt Đoàn tại Đoàn cơ sở nơi bạn đang công tác thì bạn có thể được xem xét cấp lại hồ sơ Đoàn viên, thực hiện như sau:

– Trường hợp mất thẻ đoàn viên( vẫn còn sổ Đoàn viên):

+ Ban Chấp hành chi đoàn lập danh sách những đoàn viên mất thẻ đoàn nhưng còn sổ đoàn viên, báo cáo và đề nghị Ban Chấp hành Đoàn cơ sở cấp lại thẻ đoàn viên.

+ Căn cứ thông tin trong sổ đoàn viên và Nghị quyết kết nạp Đoàn viên mới Ban Chấp hành Đoàn cơ sở ghi lại đầy đủ thông tin trong sổ đoàn viên vào thẻ đoàn viên (ngày vào Đoàn, nơi kết nạp, nơi cấp thẻ…).

+ Ban Chấp hành Đoàn cơ sở tổng hợp danh sách đoàn viên mất thẻ đoàn, thẻ đoàn phục hồi và sổ đoàn viên của những đoàn viên mất thẻ gửi về Đoàn cấp trên để đối chiếu hồ sơ và đóng dấu thẻ Đoàn.

– Trường hợp mất Nghị quyết kết nạp đoàn (nhưng vẫn còn sổ đoàn viên) – tiến hành cấp lại theo các bước như sau:

+ Ban Chấp hành chi đoàn lập danh sách những đoàn viên mất Nghị quyết kết nạp Đoàn (nhưng còn sổ đoàn viên) báo cáo và đề nghị Ban Chấp hành Đoàn cơ sở trực tiếp cấp lại Nghị quyết kết nạp đoàn viên.

+ Căn cứ thông tin trong sổ đoàn viên, Ban Chấp hành Đoàn cơ sở tiến hành cấp lại Nghị quyết kết nạp đoàn viên. Cần ghi lại đầy đủ thông tin theo Nghị quyết cũ, tuy nhiên ở phần ký tên của Ban Chấp hành Đoàn cơ sở ra Nghị quyết, Ban Chấp hành Đoàn cơ sở cấp lại Nghị quyết ghi chú dòng chữ “Nghị quyết được cấp lại ngày….tháng….năm” và ký tên, đóng dấu ở góc trái của Nghị quyết mới.

– Trường hợp mất sổ đoàn viên, Nghị quyết kết nạp đoàn hoặc toàn bộ hồ sơ đoàn viên (sổ đoàn viên, Nghị quyết kết nạp đoàn, thẻ đoàn viên) tiến hành cấp lại theo các bước như sau:

+ Hướng dẫn đoàn viên làm bản tường trình về quá trình từ khi kết nạp đoàn và tham gia hoạt động Đoàn đến khi bị thất lạc hồ sơ, nêu nguyên nhân bị thất lạc hồ sơ, có xác nhận của cơ sở Đoàn mà đoàn viên sinh hoạt trước khi chuyển đến đơn vị hiện tại. Trường hợp tổ chức cơ sở Đoàn làm mất hồ sơ của đoàn viên đang tham gia sinh hoạt Đoàn tại đơn vị thì phải báo cáo với Đoàn cấp trên trực tiếp, tiến hành cấp lại đầy đủ hồ sơ cho đoàn viên và phải thực hiện kiểm điểm các cá nhân có liên quan trước tập thể chi đoàn.

+ Căn cứ vào xác nhận trong bản tường trình và hồ sơ còn lại, tiến hành làm lại toàn bộ hồ sơ hoặc bổ túc hồ sơ thiếu đối với đoàn viên không vi phạm kỷ luật, không bỏ sinh hoạt Đoàn theo quy định của Điều lệ, không bị xóa tên khỏi danh sách đoàn viên. Hồ sơ mới được làm lại dựa trên thông tin trước đó của người đoàn viên về ngày kết nạp đoàn, nơi kết nạp đoàn, và toàn bộ quá trình tham gia sinh hoạt đoàn, thành tích của đoàn viên từ khi kết nạp đến thời điểm hiện tại vào sổ đoàn viên mới. Đồng thời Ban Chấp hành Đoàn cơ sở ra quyết định khôi phục hồ sơ đoàn viên (theo mẫu) và xác nhận trong hồ sơ mới của đoàn viên, quy trình cụ thể:

+ Bổ sung đầy đủ thông tin của đoàn viên trong sổ đoàn viên.

+ Đối với Nghị quyết kết nạp đoàn viên: điền đầy đủ thông tin về ngày kết nạp, đơn vị kết nạp…. Ở phía góc trái của mẫu Nghị quyết, Ban Chấp hành Đoàn cơ sở ký xác nhận khôi phục hồ sơ đoàn viên với nội dung sau: khôi phục hồ sơ đoàn viên …… theo quyết định số…… ngày ….. tháng … năm …… của Ban Chấp hành Đoàn ……. về việc khôi phục hồ sơ đoàn viên.

+ Ghi nhận lại toàn bộ quá trình phấn đấu, thành tích của đoàn viên vào phần nhận xét, đánh giá của sổ đoàn viên.

+ Tiếp tục quản lý đoàn viên theo số quyết định khôi phục đoàn viên, đính kèm quyết định khôi phục vào sổ đoàn viên mới cho đoàn viên.

+ Tạo điều kiện cho đoàn viên phấn đấu kết nạp lại nếu gián đoạn sinh hoạt Đoàn quá lâu (từ 1 năm trở lên) hoặc không có xác nhận của Đoàn cơ sở trước khi chuyển đến Đoàn cơ sở mới.

– Các trường hợp khác: lập danh sách, xin ý kiến của Đoàn cấp trên để có hướng giải quyết cụ thể.

Như vậy, trường hợp của bạn, ban có thể viết đơn yêu cầu Ban chấp hành Đoàn cơ sở nơi bạn đang công tác làm thủ tục cấp lại hồ sơ Đoàn viên cho bạn hoặc xin ý kiến Đoàn cấp trên để có hướng giải quyết.