Nguyên nhân gốc rễ là gì? Phân tích nguyên nhân gốc (RCA)

1. Nguyên nhân gốc rễ là gì?

1.1. Định nghĩa :

Nguyên nhân gốc rễ được xác định là yếu tố gây ra sự không phù hợp và cần được loại bỏ vĩnh viễn thông qua cải tiến quy trình. Nguyên nhân gốc rễ là vấn đề cốt lõi. Nguyên nhân cấp cao nhất đặt ra hoạt động của toàn bộ phản ứng nguyên nhân và kết quả cuối cùng dẫn đến (các) vấn đề. Nguyên nhân gốc rễ được định nghĩa là một thuật ngữ chung mô tả một loạt các cách tiếp cận, công cụ và kỹ thuật được sử dụng để tìm ra nguyên nhân của các vấn đề. Một số phương pháp tiếp cận hướng nhiều đến việc xác định nguyên nhân gốc rễ thực sự hơn những phương pháp khác, một số là các kỹ thuật giải quyết vấn đề tổng quát hơn và những phương pháp khác chỉ đơn giản là cung cấp hỗ trợ cho hoạt động cốt lõi của phân tích nguyên nhân gốc rễ.

1.2. Phân loại nguyên nhân gốc rễ:

Con người : Đây là những sai lầm xuất phát từ những cá nhân thường được cho là nguyên nhân và nguyên nhân chủ quan của vấn đề. Những lỗi như vậy thường do chính người làm ra. Việc sai lầm này do vô ý thiếu trách nhiệm, Cũng có thể là lỗi do thiếu hiểu biết hoặc do nhiều nguyên nhân khác như sự chủ quan của chính người làm ra.

Nguyên nhân xuất phát từ vật lý: nguyên nhân này có thể nói chính là nguyên nhân khách quan của vấn đề. Nguyên nhân vật lý có thể là do hư hỏng thiết bị hoặc nguồn cung ứng thiết bị bị gián đoan, hoặc cũng có thể xảy ra khi trang thiết bị còn lạc hâu, không đủ tiêu chuẩn để sản xuất ra một mặt hàng mới. So với mặt bằng chung hiện nay thì có rất nhiều nơi thiếu thốn trang thiết bị, làm cho những nguyên nhân này xuất hiện với tần xuất nhiều hơn.

Nguyên nhân tổ chức: Nguyên nhân này có thể được xếp vào nhóm nguyên nhân chủ quan nhưng cũng có thể được xếp vào nhóm nguyên nhân khách quan vì có thể do người thiết kế quy trình, nhưng cũng có thể do chính sách lộn xộn và chồng chéo các bước lên nhau. Vì vậy, nếu bạn không biết những gì bạn cần làm trước và những gì bạn cần làm sau, bạn có nhiều khả năng mắc sai lầm. Tuy nhiên, cũng có thể nói đây là do nhà quản trị không sát sao trong việc làm quản lý dẫn đến tính trạng này, cũng có thể do thiếu khả năng lãnh đạo hoặc các vấn đề chuyên môn khác.

2. Phân tích nguyên nhân gốc (RCA):

2.1. Phân tích nguyên nhân gốc rễ là gì?

Phân tích nguyên nhân gốc rễ là một quy trình có hệ thống để xác định nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề hoặc sự kiện và cách tiếp cận để phản ứng với vấn đều này. Phân tích nguyên nhân gốc rễ là một phương pháp hiệu quả để xác định nguyên nhân của sự cố, xác định những lỗi và sai sót của quy trình hoặc cá nhân. Mục tiêu hướng đến của phần tích nguyên gốc rễ là Vấn đề gì đang xảy ra, xảy ra như thế nào, hậu quả như thế nào, tại sao lại xảy ra như vậy và biện pháp khắc phục là gì?

Trong bất cứ việc gì, bạn không thể bắt tay vào giải quyết một vấn đề gì đó ngay. Nếu là một người thông mình hoặc có kinh nghiệm, thì bạn sẽ dưng lại, xem xét liệu nguyên nhân đó có trực tiếp gây ra vấn đề đó không? Tại sao nguyên nhân đó lại xuất hiện? Nếu chỉ nhảy bổ vào làm thì chắc chắn sau này bạn sẽ phải đối mặt với vấn đề đó nhiều lần nữa, nó sẽ khiến bạn mệt mỏi.

2.2. Ưu điểm của phần tích nguyên nhân gốc rễ:

Xác định rào cản và nguyên nhân của các vấn đề để tìm ra giải phấp một cách chắc chắn. Vấn đề sẽ được khắc phục hoàn toàn và lâu dài. Phân tích nguyên nhân gốc rễ còn phát triển cách tiếp cận hợp lý để giải quyết vấn đề, lưu trữ và truyền đạt đến đội ngũ kế tiếp quy trình xác định và xử lý vấn đề đó.  Ngoài ra việc phần tích nguyên nhân gốc rễ xác định nhu cầu của tổ chức trong hiện tại và tương lai.

2.3. Nguyên tắc khi thực hiện phân tích nguyên nhân gốc rễ :

Tập trung vào các biện pháp khắc phục nguyên nhân gốc rễ sẽ hiệu quả hơn so với việc chỉ đơn giản là khoan tìm các dấu hiệu của sự cố hoặc sự cố. RCA hiệu quả nhất khi được thực hiện thông qua một quy trình có hệ thống và có kết luận được hỗ trợ bởi bằng chứng. Thường có nhiều hơn một nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề hoặc sự cố. Điều tra và phân tích thông qua xác định vấn đề tập trung vào lý do tại sao sự cố xảy ra hơn là xác định ai là người gây ra lỗi.

2.4. Công cụ phân tích nguyên nhân gốc rễ:

Phân tích nguyên nhân gốc rễ (RCA) có thể được áp dụng bằng nhiều công cụ khác nhau, không có phương pháp hoàn hảo nào có thể sử dụng được ở mọi nơi, thay vào đó, các nhà quản lý chất lượng sẽ lựa chọn cách tiếp cận phù hợp cho tổ chức và các thành viên trong nhóm, điển hình là sử dụng khả năng tư duy.

Sơ đồ xương cá: còn được gọi là Ishikawa hoặc sơ đồ nhân quả là một trong những công cụ cổ điển cho RCA. Nó được sử dụng để xác định các nguyên nhân có thể dẫn đến hậu quả hiện tại đang được điều tra. Năm lý do là một công cụ phổ biến khác cho RCA, còn được gọi là Gemba Gembustu. Nó là một kỹ thuật khám phá các nguyên nhân tiềm ẩn của một vấn đề cụ thể bằng cách lặp đi lặp lại các câu hỏi tại sao, số 5 không cố định, nhưng thường thì nguyên nhân gốc rễ được xác định xung quanh nó.

Lưu đồ là ánh xạ:  các bước quy trình thông qua các bộ phận hoặc phòng ban khác nhau có thể hữu ích để xác định vị trí nguồn lỗi.

Biểu đồ Pareto thường được thực hiện trong các phiên động não để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho nguyên nhân có thể xảy ra của sự kiện bất lợi. Nguyên tắc Pareto là hai mươi phần trăm nguyên nhân dẫn đến tám mươi phần trăm hiệu quả.

Biểu đồ phân tán là một công cụ hiển thị khác tạo điều kiện cho các mối quan hệ cục bộ hóa bằng cách biểu diễn các biến số trên đồ thị.

3. Các bước phân tích nguyên nhân gốc rễ: 

Xác định vấn đề: Bạn gặp phải trở ngại, việc đầu tiên là xác định được vấn đề nó đang hoặc đã xảy ra là gì? Trong các vấn đề đó thì vấn đề chính gây cản trở nhất công việc của bạn là gì? Có những những nguyên nhân gây ra rất nhiều vấn đề nhưng chúng ta phải xác định được chính xác vấn đề chính ở đây là gì. Việc xác định sẽ giúp chúng ta đặt trọng tâm và tìm được nguyên nhân dễ dàng hơn. Đồng thời việc xác định nguyên nhân cũng có thể tích lũy được nhiều kinh nghiệm hơn để đúc kết cho các vấn đề gặp phải sau này.

Thu nhập dữ liệu: Việc thu thập dữ liệu : những dữ liệu tạo ra vấn đề đó được thu thập lại trong suốt thời gian thực hiện công việc đó. Chúng được ghi lại một cách liện tục và sắp xếp một cách đúng trật tư để dễ dàng quản lý hơn.

Xác định yếu tố nhân quả: Trong một chuỗi nhân quả thì nguyên nhân nào gây ra hậu quả đó. Hậu quả nào sinh ra nguyên nhân như vậy… Nguyên nhân hậu quả nào trước, hậu quả nào sau được sắp xếp trình tự.

Xác định nguyên nhân gốc rễ: Trong một chuỗi các yếu tố nhân quả thì cần xác định đúng điểm cuối của vấn đề. Và luôn đặt ra câu hỏi, còn nguyên nhân nào khác nữa không? Đây có phải nguyên nhân cuối cũng, gốc rễ trong trường hợp này không? Việc xác định nguyên nhân gốc rễ liên quan chặt chẽ đến yếu tố nhân quả và việc xác định chúng không hề dễ dàng. Chính vì thế trong bước này cần phải thực sự thận trọng. Nếu việc xác định sai vừa không thể khắc phục triệt để được vấn đề vừa ảnh hưởng tới quá trình giải quyết.

Các hành động khắc phục hoặc cải thiện : Để đảm bảo những hậu quả này không thể được lặp lại trong tương lai thì cần một giải pháp hoặc một kế hoạch để khắc phục nguyên nhân gốc rễ đó. Sẽ có nhiều giải pháp được đặt ra cho việc khắc phục đó. Chính vì thế phải lựa chọn thật thận trọng giải pháp sao cho hiệu quả nhất.

Dự đoán các chuỗi nhân quả: Khi bạn thay đổi nguyên nhân gốc rễ sẽ ra hàng loạt các chuỗi nguyên nhân hậu quả khác nhau. Xác định các chuỗi nhân quả đó có ảnh hưởng đến kết quả của công việc không.

Chọn ra giải pháp tốt nhất cho nguyên nhân gốc rễ: Giải pháp tốt nhất sẽ được lựa chọn trên tiêu chí hiệu quả, không ảnh hưởng lớn tới quy trình của phương pháp cũ.

Đề xuất và thực hiện: Sau khi lựa chọn được giải pháp tốt nhất thì chúng ta sẽ đề xuất phương án đó đưa vào thực hiện để khắc phục giải pháp.