Mẫu thư phản hồi khách hàng bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

1. Thư phản hồi khách hàng là gì?

Thư phản hồi khách hàng là một công cụ trung gian quan trọng để giúp doanh nghiệp kết nối với khách hàng. Từ đó, doanh nghiệp có thể giải đáp những thắc mắc, phản hồi của khách hàng về sản phẩm hoặc dịch vụ cũng như xin lỗi hoặc cảm ơn khách hàng. Một bức thư phản hồi tốt không chỉ giúp doanh nghiệp thỏa mãn khách hàng mà còn giúp giữ chân khách hàng, cải thiện kết quả kinh doanh và tăng doanh thu.

2. Một vài mẫu thư cảm ơn bằng Tiếng Anh chuyên nghiệp: 

2.1. Mẫu thư cảm ơn vì khách hàng đã tin dùng sản phẩm:

Dear [Tên khách hàng],

I would like to take a moment to express my sincere gratitude for choosing our [sản phẩm/dịch vụ]. We understand that you have many options available to you, and we are honored that you have placed your trust in us.

We take great pride in providing high-quality products and services to our valued customers like you, and we hope that you are completely satisfied with your purchase. If there is anything we can do to enhance your experience or if you have any feedback, please do not hesitate to reach out to us.

Once again, thank you for your patronage, and we look forward to serving you again in the future.

Sincerely,

[Your Name]

Bản dịch:

Tôi muốn dành chút thời gian để bày tỏ lòng biết ơn chân thành của mình vì đã lựa chọn [sản phẩm/dịch vụ] của chúng tôi. Chúng tôi hiểu rằng có rất nhiều lựa chọn cho bạn, và chúng tôi rất vinh dự khi bạn đã tin tưởng chúng tôi.

Chúng tôi tự hào mang đến cho khách hàng như bạn những sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao nhất, và hy vọng rằng bạn hoàn toàn hài lòng với việc mua hàng của mình. Nếu có bất kỳ điều gì chúng tôi có thể làm để nâng cao trải nghiệm của bạn hoặc nếu bạn có bất kỳ phản hồi nào, xin đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi.

Một lần nữa, cảm ơn bạn đã ủng hộ chúng tôi, và chúng tôi mong được phục vụ bạn một lần nữa trong tương lai.

Trân trọng,

[Your Name]

2.2. Mẫu thư cảm ơn vì khách hàng đã gắn bó với sản phẩm/ dịch vụ: 

Dear [Customer],

I would like to express my sincerest gratitude for choosing our product and for your continued loyalty over the past [number] years. It is customers like you who inspire us to strive for excellence and deliver the best possible experience.

We are thrilled to have been a part of your journey and are grateful for the trust you have placed in us. We take great pride in the quality and reliability of our products, and it is an honor to know that you have chosen us time and time again.

Thank you again for your patronage and loyalty. We look forward to continuing to serve you in the future.

Sincerely, [Your name]

Bản dịch: 

Chào [Khách hàng],

Tôi muốn gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến bạn đã lựa chọn sản phẩm của chúng tôi và đã luôn tin tưởng và sử dụng sản phẩm của chúng tôi trong suốt [số năm] năm qua. Khách hàng như bạn là nguồn động lực cho chúng tôi để không ngừng cố gắng để cung cấp cho bạn trải nghiệm tốt nhất có thể.

Chúng tôi rất vui mừng vì đã được đồng hành cùng bạn trong hành trình sử dụng sản phẩm của chúng tôi và rất biết ơn sự tin tưởng mà bạn đã dành cho chúng tôi. Chúng tôi tự hào về chất lượng và độ tin cậy của sản phẩm của mình, và cảm thấy rất vinh dự khi biết rằng bạn đã lựa chọn chúng tôi nhiều lần.

Một lần nữa, tôi muốn gửi lời cảm ơn đến bạn vì đã đồng hành cùng chúng tôi và tín nhiệm sản phẩm của chúng tôi. Chúng tôi sẽ tiếp tục phục vụ bạn trong tương lai.

Trân trọng, [Tên của bạn]

3. Mẫu thư phản hồi những phàn nàn của khách hàng: 

3.1. Mẫu thư phản hồi khách hàng vì chất lượng sản phẩm chưa đạt với yêu cầu:

Dear [Customer Name],

Thank you for taking the time to share your feedback with us regarding your recent purchase. We are sorry to hear that the product did not work well with your skin type.

We take all feedback seriously and would like to assure you that we have shared your comments with our product development team. We are constantly working to improve our products and your feedback is invaluable to us.

As a gesture of our commitment to your satisfaction, we would like to offer you a replacement product that may better suit your skin type. Please let us know if you would like to take advantage of this offer.

Thank you again for your valuable feedback, and we look forward to serving you in the future.

Sincerely,

[Your Name]

[Your Company]

Bản dịch:

Kính gửi [Tên khách hàng],

 Cảm ơn bạn đã dành thời gian để chia sẻ phản hồi của bạn với chúng tôi về giao dịch mua hàng gần đây của bạn. Chúng tôi rất tiếc khi biết rằng sản phẩm không hoạt động tốt với loại da của bạn.

Chúng tôi coi trọng mọi phản hồi và muốn đảm bảo với bạn rằng chúng tôi đã chia sẻ nhận xét của bạn với nhóm phát triển sản phẩm của chúng tôi. Chúng tôi không ngừng làm việc để cải thiện sản phẩm của mình và phản hồi của bạn là vô giá đối với chúng tôi.

Như một cử chỉ thể hiện cam kết của chúng tôi đối với sự hài lòng của bạn, chúng tôi muốn cung cấp cho bạn một sản phẩm thay thế có thể phù hợp hơn với loại da của bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết nếu bạn muốn tận dụng ưu đãi này.

Cảm ơn bạn một lần nữa vì phản hồi có giá trị của bạn và chúng tôi mong được phục vụ bạn trong tương lai.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

[Công ty của bạn]

3.2. Thư phản hồi khách hàng vì nghi ngờ về nguồn gốc sản phẩm:

Dear [Customer Name],

Thank you for taking the time to share your feedback with us regarding your recent purchase. We are sorry to hear that the product did not work well with your skin type.

We take all feedback seriously and would like to assure you that we have shared your comments with our product development team. We are constantly working to improve our products and your feedback is invaluable to us.

As a gesture of our commitment to your satisfaction, we would like to offer you a replacement product that may better suit your skin type. Please let us know if you would like to take advantage of this offer.

Thank you again for your valuable feedback, and we look forward to serving you in the future.

Sincerely, [Your Name] [Your Company]

Bản dịch:

Chào [Tên Khách hàng],

Cảm ơn bạn đã đưa ra quan ngại của mình về tính xác thực của sản phẩm của chúng tôi. Chúng tôi đánh giá cao mọi ý kiến phản hồi từ khách hàng và chúng tôi xin lỗi vì bạn nghi ngờ sản phẩm của chúng tôi là giả.

Xin cam đoan rằng chúng tôi chỉ nhập sản phẩm từ nhà cung cấp đáng tin cậy và chúng tôi có các biện pháp kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt để đảm bảo chỉ bán sản phẩm chính hãng cho khách hàng. Tuy nhiên, chúng tôi hiểu sự hoài nghi của bạn và muốn đề xuất hoàn tiền hoặc đổi sản phẩm cho bạn.

Chúng tôi trân trọng sự tin tưởng của bạn đối với thương hiệu của chúng tôi và hy vọng sẽ tiếp tục phục vụ bạn trong tương lai. Nếu bạn còn bất kỳ quan ngại hay câu hỏi nào, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi.

Xin cảm ơn.

Trân trọng, [Your Name]

4. Hướng dẫn cách viết thư phản hồi khách hàng bằng tiếng Anh: 

Khi phản hồi lại khách hàng bằng tiếng Anh, bạn cần tuân thủ quy trình viết thư thương mại để thể hiện sự tôn trọng đối với khách hàng. Một bức thư tiếng Anh thương mại bao gồm các phần sau:

4.1. Phần tiêu đề (Heading):

Phần tiêu đề của thư phản hồi khách hàng cần ghi đầy đủ tên và địa chỉ của người gửi và người nhận, số điện thoại hoặc số fax, cùng với ngày tháng năm viết thư.

Ví dụ:

Magenest (Tên doanh nghiệp)

District X, Y city (Địa chỉ doanh nghiệp)

Tel or Fax 123456789 (Số điện thoại hoặc số fax)

March 26, 2021 (Ngày tháng năm viết thư)

Alexander K (Tên khách hàng)

Teacher (Vị trí nghề nghiệp người nhận nếu có)

 B primary school (Nơi làm việc của người nhận)

District A, B city (Địa chỉ người nhận)

4.2. Phần mở đầu (Opening): 

Phần mở đầu của thư phản hồi khách hàng có chức năng giới thiệu chủ đề thư và cảm ơn khách hàng đã liên hệ với doanh nghiệp. Ví dụ:

Dear Alexander,

Thank you for your recent inquiry regarding our products.

4.3. Phần trả lời (Reply): 

Phần trả lời cung cấp thông tin cần thiết để giải quyết thắc mắc hoặc phản hồi của khách hàng. Bạn cần sử dụng ngôn từ lịch sự, chính xác và trung thực. Ví dụ:

Regarding your question about our warranty policy, please be assured that our products come with a one-year warranty from the date of purchase.

4.4. Phần kết thúc (Closing): 

Phần kết thúc của thư phản hồi khách hàng cần cảm ơn khách hàng một lần nữa vì đã liên hệ với doanh nghiệp và cho biết rằng bạn mong muốn được phục vụ khách hàng trong tương lai. Ví dụ:

Thank you again for your interest in our products. We look forward to serving you in the future.

Best regards,

[Your Name]

4.5. Chữ ký (Signature): 

Cuối cùng, bạn cần ký tên và ghi rõ chức vụ của mình để khách hàng có thể biết được ai đã gửi thư.

5. Những loại thư phản hồi thường gặp:

Thư cảm ơn: Trong thư cảm ơn, doanh nghiệp cần thể hiện lòng biết ơn đến khách hàng và giải thích lý do vì sao họ cảm ơn. Ví dụ, doanh nghiệp có thể cảm ơn khách hàng đã mua sản phẩm hoặc dịch vụ của họ, hoặc đưa ra phản hồi đóng góp ý kiến. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần cam kết về kế hoạch hoặc hành động tiếp theo để tăng độ tin cậy của khách hàng.

Thư phàn nàn: Trong khi đối với thư phàn nàn, bạn cần thể hiện sự thành tâm và xin lỗi về các vấn đề mà sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn đã gây ra cho khách hàng, bất kể nguyên nhân lỗi có phải từ doanh nghiệp hay không. Sau khi xin lỗi, nhân viên cần giải thích nguyên nhân vấn đề và cho biết rằng doanh nghiệp của bạn đã nghiên cứu và xem xét kỹ càng về vấn đề đó. Tiếp theo, bạn cần đưa ra giải pháp để khắc phục vấn đề và tôn trọng mong muốn tiếp tục hợp tác với khách hàng trong tương lai