Mẫu sổ gốc cấp bằng tốt nghiệp cao đẳng, trung cấp

1. Mẫu sổ gốc cấp bằng tốt nghiệp cao đẳng, trung cấp là gì?

Bằng tốt nghiệp là chứng chỉ hoặc chứng thư được cấp bởi một tổ chức giáo dục, chẳng hạn như cao đẳng hoặc đại học, chứng nhận rằng người nhận đã hoàn thành thành công một khóa học cụ thể.

Bằng trung cấp là một loại chứng chỉ tốt nghiệp được công nhận sau khi học xong cấp bậc trung cấp. Trung cấp là một hệ đào tạo đứng sau cao đẳng và đại học trong hệ thống giáo dục Việt Nam được quy định là một trong những hình thức đào tạo nghề nghiệp chính quy nhằm tạo công việc cho sinh viên sau khi ra trường.

Theo đó, khi nhà trường quyết định cấp bằng tốt nghiệp cao đẳng, trung cấp cho sinh viên đủ điều kiện nhận bằng thì phải được lập thành sổ gốc cấp bằng tốt nghiệp cao đẳng, trung cấp theo quy định tại Phụ lục 3 kèm theo Văn bản hợp nhất số 3699/VBHN-BLĐTBXH và sổ gốc là sổ lưu trữ thông tin vĩnh viễn.

Mẫu sổ gốc cấp bằng tốt nghiệp cao đẳng, trung cấp được quy định tại Phụ lục 3 là mẫu sổ được nhà trường lập ra với mục đích ghi lại toàn bộ thông tin cá nhân, ngành nghề tốt nghiệp được đánh số trang, đánh dấu giáp lai theo tiêu chuẩn không có vết tẩy xóa, sửa đổi các thông tin liên quan trong bằng tốt nghiệp. . Đây là sổ gốc có vai trò quan trọng trong việc quản lý đảm bảo các thông tin đó trong trường hợp bị mất hoặc hư hỏng có cơ sở để có thể cấp lại.

2. Mẫu sổ gốc cấp bằng tốt nghiệp cao đẳng, trung cấp:

MẪU SỔ GỐC CẤP BẰNG TỐT NGHIỆP

(Kèm theo Thông tư số 10/2017/TT-BLĐTBXH ngày 13 tháng 3 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội)

TRƯỜNG CẤP BẰNG TỐT NGHIỆP

—————–

SỔ GỐC CẤP BẰNG TỐT NGHIỆP CAO ĐẲNG/TRUNG CẤP

Khóa học: ………

Hình thức đào tạo: ………

Quyết định công nhận tốt nghiệp số …. ngày …. tháng …. năm ………

Số TT

Họ và tên người học

Ngày tháng năm sinh

Quê quán

Giới tính

Dân tộc

Quốc tịch

Ngành/nghề đào tạo

Năm tốt nghiệp

Xếp loại tốt nghiệp

Số hiệu bằng TN

Số vào sổ gốc cấp bằng TN

Người nhận bằng TN ký và ghi rõ họ tên

Ghi chú

…….., ngày ……. tháng ……. năm ……..

THỦ TRƯỞNG

(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

3. Hướng dẫn lập mẫu mẫu sổ gốc cấp bằng tốt nghiệp cao đẳng, trung cấp:

Một số nội dung cần được ghi trong bằng tốt nghiệp cao đẳng, trung cấp là:

(1) Ghi chức danh người đứng đầu trường cấp bằng tốt nghiệp bằng tiếng Việt; chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.

(2) Ghi tên trường cấp bằng tốt nghiệp bằng tiếng Việt; chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm.

(3) Ghi tên ngành, nghề đào tạo mà người học đã học theo Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động giáo dục nghề nghiệp của nhà trường được cấp theo mã ngành, nghề đào tạo cấp IV, bằng tiếng Việt; chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.

(4) Ghi họ tên của người được cấp bằng tốt nghiệp theo giấy khai sinh; chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.

(5) Ghi “Nam” hoặc “Nữ” theo giấy khai sinh bằng Tiếng Việt; chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.

(6) Ghi ngày, tháng, năm sinh theo giấy khai sinh. Nếu ngày sinh từ ngày 1 đến ngày 9, tháng sinh là tháng 1, tháng 2 thì ghi thêm số 0 phía trước; ghi năm sinh đầy đủ 04 chữ số (Ví dụ: 07/02/1981); chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.

(7) Ghi Xuất sắc, Giỏi, Khá, Trung bình khá hoặc Trung bình; chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.

(8) Ghi địa danh tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi trường cấp bằng tốt nghiệp đặt trụ sở chính; chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ nghiêng.

(9) Ghi ngày, tháng, năm cấp bằng tốt nghiệp; chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ nghiêng.

(10) Ghi chức danh của người đứng đầu trường cấp bằng tốt nghiệp bằng tiếng Việt, chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; người đứng đầu trường cấp bằng tốt nghiệp ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu theo quy định.

(11) Do trường cấp bằng tốt nghiệp in phôi ghi khi cấp phôi.

(12) Do trường cấp bằng tốt nghiệp ghi vào sổ gốc cấp bằng tốt nghiệp khi cấp bằng tốt nghiệp.

(13) Ghi chức danh người đứng đầu trường cấp bằng tốt nghiệp bằng tiếng Anh; chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.

(14) Ghi tên trường cấp bằng tốt nghiệp bằng tiếng Anh; chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm.

(15) Ghi tên ngành, nghề đào tạo mà người học đã học theo Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động giáo dục nghề nghiệp của nhà trường được cấp theo mã ngành, nghề đào tạo cấp IV bằng tiếng Anh; chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.

(15) Ghi tên ngành, nghề đào tạo mà người học đã học theo Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động giáo dục nghề nghiệp của nhà trường được cấp theo mã ngành, nghề đào tạo cấp IV bằng tiếng Anh; chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.

(16) Ghi đầy đủ họ tên như đã ghi ở điểm (4) bằng tiếng Việt nhưng không có dấu. Phía trước họ tên, nếu là giới tính Nam ghi “Mr”, nếu là giới tính Nữ ghi “Ms”; chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.

(17) Ghi ngày và năm bằng số, ghi tháng bằng chữ tiếng Anh. (Ví dụ: Tiếng Việt ghi “07/10/2018” thì tiếng Anh ghi “07 October 2018”); chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.

(18) Loại Xuất sắc ghi “Excellent”, loại Giỏi ghi “Very good”, loại Khá ghi “Good”, loại Trung bình khá ghi “Average good”, loại Trung bình ghi “Ordinary”; chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.

(19) Ghi địa danh tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi trường đặt trụ sở chính bằng tiếng Anh (Ví dụ: tiếng Việt ghi “Hà Nội” thì tiếng Anh ghi “Hanoi”); chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ nghiêng.

(20) Ghi ngày và năm bằng số, ghi tháng bằng chữ tiếng Anh. (Ví dụ: tiếng Việt ghi “ngày 07/10/2018” thì tiếng Anh ghi “07 October 2018”); chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ nghiêng.

(21) Đóng dấu nổi của trường.

(22) Tùy theo ngành, nghề đào tạo mà người học đã học để ghi cụm từ “DANH HIỆU CỬ NHÂN THỰC HÀNH” hoặc “DANH HIỆU KỸ SƯ THỰC HÀNH”; chữ in hoa, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng, đậm.

Ghi chú:

– Nếu người được cấp bằng tốt nghiệp là người nước ngoài thì ghi các thông tin tại điểm (4), (5), (6), (16), (17) căn cứ vào hộ chiếu.

– Nếu các nội dung trên bằng tốt nghiệp được viết bằng tay thì trường cấp bằng tốt nghiệp tự căn chỉnh cỡ chữ cho phù hợp, đảm bảo các nội dung đúng quy định và thẩm mỹ.

4. Một số quy định pháp luật liên quan đến cấp bằng tốt nghiệp cao đẳng, trung cấp:

Theo quy định tại Điều 8 Văn bản hợp nhất số 3699/VBHN-BLĐTBXH quy định về sổ gốc cấp bằng tốt nghiệp là tài liệu do trường cấp bằng tốt nghiệp lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính bằng tốt nghiệp trong đó ghi chép đầy đủ những nội dung tiếng Việt như bản chính bằng tốt nghiệp mà trường đó đã cấp. Theo đó, để sổ gốc cấp bằng tốt nghiệp có giá trị và hiệu lực pháp luật thì sổ gốc cấp bằng tốt nghiệp phải được cơ quan cấp ghi chép chính xác, đánh số trang, đóng dấu giáp lai, không được tẩy xóa, đảm bảo quản lý chặt chẽ và lưu trữ vĩnh viễn.

Căn cứ theo Điều 5 quy định đối với việc quản lý bằng tốt nghiệp của nhà trường cấp cho sinh viên thì khi cấp bằng tốt nghiệp cho người học, các trường phải lập sổ cấp bằng tốt nghiệp theo mẫu quy định tại Phụ lục 3 kèm theo Văn bản hợp nhất số 3699/VBHN-BLĐTBXH, trong đó ghi rõ số hiệu, số vào sổ cấp bằng tốt nghiệp và việc lập số hiệu, số vào sổ cấp bằng tốt nghiệp được thực hiện theo quy định như sau:

– Về số hiệu ghi trên phôi bằng tốt nghiệp cấp cho sinh viên được lập liên tục theo thứ tự số tự nhiên từ nhỏ đến lớn trong toàn bộ quá trình hoạt động của trường từ khi thực hiện việc tự in phôi bằng tốt nghiệp đảm bảo phân biệt được số hiệu của từng loại bằng tốt nghiệp;

– Về số vào sổ cấp bằng tốt nghiệp được lập liên tục theo thứ tự số tự nhiên từ nhỏ đến lớn theo từng năm từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12; đảm bảo phân biệt được số vào sổ cấp của từng loại bằng tốt nghiệp, năm cấp và trường cấp bằng tốt nghiệp.

Đối với phôi bằng tốt nghiệp đã hoặc đang sử dụng bị hư hỏng, viết sai, chất lượng không bảo đảm, chưa sử dụng do thay đổi mẫu phôi thì người đứng đầu cơ quan là hiệu trưởng phải lập hội đồng xử lý và có biên bản hủy bỏ, ghi rõ số lượng, số hiệu và tình trạng phôi bằng tốt nghiệp trước khi bị hủy bỏ. Biên bản hủy bỏ phải được lưu trữ vào hồ sơ để theo dõi, quản lý và việc hủy bỏ phải được báo cáo Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi trường đóng trụ sở chính trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày hủy phôi bằng tốt nghiệp để theo dõi, quản lý.

Tại khoản 2 Điều 5 quy định việc lập hội đồng xử lý và có biên bản hủy bỏ, ghi rõ số lượng, số hiệu và tình trạng phôi bằng tốt nghiệp trước khi bị hủy bỏ được áp dụng chung đối với bằng tốt nghiệp bị viết, in sai, đã được ký, đóng dấu cần sử chữa, hủy bỏ. Theo đó, trường hợp phôi bằng tốt nghiệp bị mất, các trường có trách nhiệm lập biên bản và thông báo ngay với cơ quan công an, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội địa phương nơi trường đóng trụ sở chính để xử lý kịp thời.

Thời hạn cấp bằng tốt nghiệp theo quy định tại Điều 7 là Hiệu trưởng có trách nhiệm tổ chức trao bằng tốt nghiệp cho người học đủ điều kiện cấp bằng tốt nghiệp trong thời gian 30 ngày làm việc kể từ ngày người học kết thúc thi môn thi tốt nghiệp cuối cùng hoặc bảo vệ chuyên đề khóa luận tốt nghiệp hoặc kết thúc môn học, mô đun cuối cùng trong chương trình đào tạo và trong thời gian chờ bằng thì sinh viên được cấp giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời

Như vậy, theo quy định của pháp luật về sổ gốc cấp bằng tốt nghiệp là loại số chỉ được lập ra khi nhà trường tiến hành cấp bằng tốt nghiệp cho sinh viên đủ điều kiện tốt nghiệp, được dùng để lưu tữ lại các thông tin liên quan theo đúng nội dung bản chính bằng tốt nghiệp mà trường đó đã cấp.