Lễ tân đối ngoại là gì? Lễ tân ngoại giao và lễ tân đối ngoại?

1. Lễ tân đối ngoại là gì ?

Lễ tân đối ngoại là tổng hợp các quy định và tập quán về phép xử sự quốc tế dựa trên cơ sở tôn trọng tất cả những gì là biểu trưng và đại diện cho quốc gia, được các quốc gia thừa nhận và tôn trọng.

Lễ tân Đối ngoại có quan hệ với vô số tổ chức phi chính phủ nước ngoài, cơ quan đại diện kinh tế, thương mại, văn hóa, xã hội, từ thiện nước ngoài, hàng triệu du khách nước ngoài thuộc đủ loại cộng đồng các dân tộc, các tôn giáo, các chính kiến, nghề nghiệp.

2. Lễ tân ngoại giao và lễ tân đối ngoại:

Lễ tân ngoại giao là việc vận dụng linh hoạt các nguyên tắc và quy định của luật pháp quốc tế, phù hợp luật pháp quốc gia của nước sở tại, đồng thời phù hợp phong tục và tập quán giao tiếp quốc tế, cũng như đặc trưng tín ngưỡng và văn hoá của mỗi dân tộc. Có những thói quen xuất hiện từ lâu đời đã thành nền nếp trong sinh hoạt và giao tiếp quốc tế mà ngày nay lễ tân lễ tân ngoại giao buộc phải thực hiện, dù không có quy dịnh trong bất kỳ điểu ước quốc tế nào.

Lễ tân đối ngoại: Lễ tân ngoại giao và lễ tân đối ngoại cơ bản giống nhau về vị trí, vai trò và nguyên tắc hoạt động, chỉ khác nhau là cách vận dụng sao cho thích hợp, nghĩa là phải linh hoạt trong cách thự hiện không nhất thiết phải chặt theo nguyên tắc.

 Đối tượng phục vụ: Đối tượng phục vụ của lễ tân ngoại giao hẹp hơn lễ tân đối ngoại. Lễ tân ngoại giao có quan hệ thường xuyên với các vị đứng dầu quốc hội và chính phủ, các bộ ngoại giao, các sứ quán và viên chức ngoài ngoại giao. .. Lễ tân Đối ngoại có quan hệ với nhiều tổ chức phi chính phủ nước ngoài và cơ quan đại diện kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội và từ thiện nước ngoài, hàng triệu du khách nước ngoài thuộc nhiều loại cộng đồng các dân tộc thiểu số, các tôn giáo và các ngành, nghề.

3. Một số lưu ý trong lễ tân đối ngoại:

3.1. Bắt tay, chào hỏi:

– Chìa tay phải và nhìn thẳng vào mặt nhau. Không nên giơ tay trái để chụp ảnh chung với người Ả rập và Ấn Độ. Khi bắt tay thì tay phải không nên nắm; không đeo khẩu trang, đội mũ bảo hiểm hoặc đeo găng tay đen – người phụ nữ khi tiếp xúc ngoài xã hội được phép đeo găng tay khi bắt tay.

 – Cần cầm toàn bộ tay của khách (không được cầm quá mạnh gây tổn thương cho khách).

 – Không kéo tay khách về phía trước hoặc đẩy về phía trước, hoặc đẩy từ trên xuống dưới, qua trái hoặc sang phải.

 – Chủ nhà giơ tay lên để bắt tay từng khách. Người phía sau chủ động giơ tay lên để bắt tay khách. Cấp trên hoặc người cao tuổi chủ động giơ tay trước.

 – Không nên từ chối sự bắt tay của khách, nếu tay ướt hoặc dơ thì nên xin lỗi thật rõ ràng.

3.2. Trang phục:

Trang phục của nữ tiếp khách phải phù hợp với tính chất của buổi đón tiếp. Các hoạt động mang tính nghi lễ trang trọng thì nữ cũng nên mặc áo dài. Các hoạt động không chính thức nên mặc thoải mái hơn, miễn sao lịch sự và phù hợp với tính chất của hoạt động. Hài hoà về màu sắc của bộ đồ trang phục, đôi giày dép, túi xách đeo tay và đồ trang sức. 

3.3. Quà tặng:

Phần quà nên trang trọng, có tính chất đặc trưng và riêng biệt của dân tộc, địa phương hay đơn vị mình. Gói quà đảm bảo sang trọng và đẹp mắt để khách dễ dàng lấy ra sử dụng nếu cần. Tặng phẩm mà khách đoàn nên trao tặng trong buổi tiếp đón chính thức. Tặng phẩm mà khách đoàn nên đem đến tận nơi ở của khách. 

3.4. Xếp chỗ ngồi trên ô tô, phòng khách, bàn tiệc, hội đàm:

– Xếp chỗ ngồi trên xe ô tô

Vị trí số 1 là vị trí bên phải, phía sau xe, vị trí số 2 bên trái, nếu ngồi 3 người thì nhân vật thứ 3 ngồi giữa. Khi chủ và khách đi chung xe thì chủ nhà ngồi bên trái khách chính; phiên dịch ngồi ghế cạnh lái xe. Bảo vệ (nếu có) ngồi cạnh lái xe và phiên dịch ngồi ghế phụ (nếu xe có ghế phụ) hoặc ngồi giữa khách và chủ nhà. Tuy nhiên hiện nay ta thường bố trí xe riêng khi đưa đón khách để tiện trao đổi công việc nội bộ.      

– Xếp chỗ ngồi trong phòng khách

Chỗ ngồi danh dự thường đối diện với cửa ra vào. Khi bố trí ghế ngồi theo hình chữ U, chủ và khách chính ngồi ở đường lượn hướng ra phía cửa chính, hai đoàn ngồi ở hai cạnh chữ U, khách ngồi ở bên phải chủ nhà. Nếu bố trí hai dãy bàn dài (kiểu hội đàm) thì chủ nhà và khách chính ngồi ở ghế chính giữa ở hai dãy. Các thành viên khác ngồi kế tiếp từ phải sang trái khách chính và chủ nhà theo ngôi thứ từ cao xuống thấp. 

3.5. Bố trí tiệc:

– Bàn hình chữ nhật:

 Khách không có phu nhân: Khách ngồi trước mặt chủ tiệc. Những người khác theo số thứ tự xen kẽ chủ và khách

Khách có phu nhân: Bà chủ ngồi trước mặt ông chủ, hoặc ông khách ngồi trước mặt ông chủ. Bà khách chính ngồi bên phải ông chủ, ông khách chính ngồi bên phải bà chủ.

– Bàn hình tròn

Chú trọng xây dựng kế hoạch và công tác lễ tân; kiểm tra khẩu hiệu, bàn, ghế, micro, cốc chén, nước uống, biển tên, chỗ ngồi trước họp khai mạc.

Thành phần hai bên tương ứng về chức vụ, nghề nghiệp và số lượng. Vị trí ngồi: phải tôn trọng nguyên tắc ngôi thứ, xếp mỗi đoàn ngồi một bên, kiểu bàn dài, hình ô-van hay bầu dục.

Người chủ trì mỗi bên ngồi giữa, bên phải Trưởng đoàn là người thứ hai, bên trái Trưởng đoàn là phiên dịch (phiên dịch không được coi như xếp số), bên phải số hai là số bốn, bên trái phiên dịch là số ba và tiếp đến xếp theo thứ tự bên phải rồi bên trái cho đến hết.

Nên tạo điều kiện cho các phóng viên vào làm việc lúc mở đầu khoảng 3-4 phút. Sau đó, phóng viên phải ra để cuộc hội đàm được chính thức bàn về các vấn đề nội dung.

3.6. Khẩu hiệu, logo, cờ trong ký kết, hội đàm và lưu ý khi ăn tiệc:

– Khẩu hiệu, logo, cờ trong ký kết, hội đàm

Khẩu hiệu và logo: trên khẩu hiệu tên các cơ quan, đơn vị chủ trì tổ chức được đặt ở bên phải, nước bạn/cơ quan, đơn vị phối hợp được đặt ở bên trái (từ ngoài nhìn vào). Khẩu hiệu nên có hai thứ tiếng là tiếng Việt và tiếng nước bạn, tiếng Việt ở hàng trên, tiếng nước ngoài ở hàng dưới.

– Cờ: Trong Hội nghị, hội thảo cờ nước chủ nhà để ở bên phải và cờ nước bạn để ở bên trái cùng chiều với khẩu hiệu (từ ngoài nhìn vào).

3.7. Đi công tác nước ngoài:

Chuẩn bị trước khi lên đường

– Đảm bảo hộ chiếu và thị thực (visa) được cấp vẫn còn thời hạn sử dụng; kiểm tra giờ bay; tên trên vé máy bay phải theo đúng tên ghi trên hộ chiếu;  kiểm tra số kg hành lý và số kiện được phép.

– Nên đổi một ít ngoại tệ để có tiền chi tiêu trên đường hoặc khi mới đến.

– Trên mỗi kiện hành lí ký gửi nên viết hoặc dán tên tuyến đường bay.

– Để vé máy bay và hộ chiếu trong túi xách nhỏ bên mình hoặc túi đeo trước ngực.

– Ghi các số điện thoại liên lạc khẩn cấp (nơi làm việc, Đại sứ quán ta ở nước sở tại, người thân trong gia đình).

– Tìm hiểu thời tiết để chuẩn bị quần áo cho phù hợp. Nên mang theo 1 bộ áo dài truyền thống hoặc trang phục dân tộc. Nên để một ít quần áo trong hành lý xách tay nếu đi xa và để có đồ dùng trong trường hợp bị thất lạc hành lý ký gửi. Nên mang bàn chải, thuốc đánh răng, dầu tắm gội (vì các khách sạn có thể không có).

– Tùy chương trình làm việc và tính chất quan hệ mà chuẩn bị quà lưu niệm phù hợp, nên là quà đặc trưng của Việt Nam.

– Cần kiểm tra quy định hải quan của các nước về những đồ được nhập cảnh (Một số nước không cho nhập cảnh sản phẩm tươi sống, sản phẩm từ thịt…).

– Tìm hiểu thông tin về nước đến: Thông tin chung (Tên thành phố, dân số, ngôn ngữ, loại tiền tệ sử dụng, tỉ giá); nguồn điện (110V hay 220V, loại ổ cắm); phương tiện giao thông; nơi ở (địa chỉ, điện thoại); thông tin về người sẽ đón tại sân bay (tên, số liên lạc)…

Khi di chuyển và nhập cảnh

– Khai tờ khai nhập cảnh nước sở tại từ trên máy bay (nếu được phát) hoặc khi mới tới. Chuẩn bị sẵn hộ chiếu, tờ khai, thư mời… trước khi qua cửa xuất nhập cảnh.

– Lấy hành lý ký gửi sau khi đi qua khu vực kiểm tra xuất nhập cảnh (nếu có). Nếu hành lý bị thất lạc hay hỏng hóc, hãy đi đến Quầy hành lý trình bày để được hướng dẫn thủ tục.

Khi ở nước ngoài, cần tuân thủ tập tục, luật pháp của nước sở tại. Không tham gia vào các hoạt động mít tinh, biểu tình…

THAM KHẢO THÊM:

• Nội dung, vai trò phép lịch sự xã giao trong lễ tân ngoại giao
• Vai trò của lễ tân ngoại giao