Hoạch định là gì? Quy trình, chức năng và ví dụ về hoạch định?

1. Hoạch định là gì?

Hoạch định là quá trình mà nhà quản lý xác định và lựa chọn các mục tiêu của tổ chức và vạch ra các hành động cần thiết để đạt được chúng.

Lập kế hoạch đơn giản là lập kế hoạch – chức năng quản lý cơ bản nhất, bao gồm việc quyết định trước phải làm gì, khi nào, như thế nào và ai sẽ làm. Đó là một quá trình trí tuệ nhằm xác định các mục tiêu của tổ chức và định hình các hướng hành động khác nhau để tổ chức có thể đạt được các mục tiêu của mình. Đó là quá trình tìm ra cách để đạt được một mục tiêu cụ thể một cách chính xác. Lập kế hoạch là suy nghĩ về tương lai và tìm ra cách biến mọi điều ước thành hiện thực. Nó giúp chúng ta có thể tổ chức tương lai của chính mình, tìm ra cách thực hiện và đảm bảo rằng bạn có tất cả thông tin cần thiết để đưa ra quyết định đúng đắn. Lập kế hoạch rất quan trọng vì nó giúp bạn thông minh hơn và giúp bạn đưa ra những quyết định sáng suốt hơn về những việc cần làm.

Lập kế hoạch là một phần quan trọng trong quá trình tiến hóa của loài người vì nó cho phép chúng ta suy nghĩ trước và lập kế hoạch cho tương lai của mình. Lập kế hoạch là một phần cơ bản của hành vi thông minh và nó liên quan đến việc sử dụng logic và trí tưởng tượng để hình dung không chỉ kết quả cuối cùng mong muốn mà còn cả các bước chúng ta cần thực hiện để đạt được kết quả đó. Dự báo là một khía cạnh quan trọng của việc lập kế hoạch, vì nó giúp chúng ta dự đoán tương lai sẽ như thế nào. Vì vậy, có hai khía cạnh quan trọng của việc lập kế hoạch. Đầu tiên, chọn mục tiêu và chỉ tiêu để đạt được. Nó chỉ là một giai đoạn trong quá trình lập kế hoạch. Giai đoạn quan trọng thứ hai là lựa chọn hoặc tạo ra kế hoạch và quy trình phù hợp để đạt được các mục tiêu. Nếu thiếu một trong hai khía cạnh này, kế hoạch bạn đưa ra không thể thực hiện được và bạn không thể đoán trước điều gì sẽ xảy ra trong tương lai.

– Vai trò của người lập kế hoạch:

Định hướng chức năng quản lý: tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát. Khám phá những cơ hội mới. Dự đoán và tránh những điều không chắc chắn trong tương lai.

Lập kế hoạch giúp thiết lập các mục tiêu, biện pháp, nguồn lực và phương pháp. Vạch ra những hành động hiệu quả. Nhận thức được những rủi ro trong hoạt động của tổ chức. Cải tiến, đổi mới, nâng cao năng lực cạnh tranh.

+ Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả trong môi trường luôn thay đổi (phối hợp giữa các cá nhân tốt hơn, tập trung suy nghĩ về tương lai, kích thích sự tham gia, hoàn thiện hệ thống kiểm soát hoạt động hiệu quả hơn)

Lập kế hoạch được coi là chức năng quản lý tiên quyết vì nó chỉ đạo trực tiếp các chức năng quản lý còn lại. Trong các tổ chức, lập kế hoạch được chia thành hai loại: lập kế hoạch chiến thuật và lập kế hoạch chiến lược.

Đặc điểm của hoạch định:

Chức năng quản lý: Lập kế hoạch là khâu quan trọng đầu tiên trong quản lý. Nó giúp thiết lập nền tảng cho các chức năng quản lý khác, chẳng hạn như tổ chức, bố trí nhân sự, chỉ đạo và kiểm soát.

Định hướng mục tiêu: Định hướng mục tiêu là việc xác định các mục tiêu của tổ chức, xác định các phương thức hành động thay thế và quyết định một kế hoạch hành động phù hợp, được thực hiện để đạt được các mục tiêu.

Tính lan tỏa: Nói quy hoạch có tính lan tỏa là vì quá trình này sẽ được thực hiện ở tất cả các bộ phận, có thể do một cá nhân hoặc một tổ chức thực hiện.

Tính liên tục: Kế hoạch được lập trong một thời gian nhất định và khi mục tiêu đề ra đã được thực hiện thì tùy theo tình hình thực tế mà lập kế hoạch mới. Vì vậy, lập kế hoạch là một quá trình liên tục bởi vì các kế hoạch được lên khung và thực hiện lần lượt.

Dự đoán tương lai: Trong quá trình lập kế hoạch, việc dự đoán các tình huống có thể xảy ra trong tương lai là không thể thiếu. Tính năng này bao gồm phân tích và dự đoán các cơ hội và thách thức có thể đối mặt một cách hiệu quả.

2. Hoạch định chiến lược:

Lập kế hoạch chiến lược được thiết kế để đảm bảo hiệu quả và tăng trưởng dài hạn, đồng thời xác định cách tổ chức tồn tại và cạnh tranh trên thị trường.

Hoạch định chiến lược phát triển đưa ra cái nhìn tổng quan, mục tiêu phát triển của một công ty, một ngành, một quốc gia và tổng hợp các chính sách để thực hiện các mục tiêu đó.

Đây được coi là phương tiện để quản lý và theo đuổi các phương án nhằm đảm bảo các đối tượng chiến lược có khả năng cạnh tranh để phát triển. Hoạch định chiến lược thường có hai chức năng cơ bản là chức năng phát triển và chức năng quản lý phát triển.

3. Những đặc tính của hoạch định chiến lược:

– Tính hệ thống: Chiến lược phát triển phải có tính hệ thống và đã mang tính hệ thống, nó phải có tính ổn định tương đối.

– Bao trùm: Chiến lược phát triển bao trùm các vấn đề dài hạn đồng thời giải quyết thỏa đáng các vấn đề mang tính quyết định ngắn hạn.

– Tính chọn lọc: Thời kỳ chiến lược thường là thời kỳ 5 năm, 10 năm, tuy không ngắn nhưng không đủ để làm hết. Trong khi nguồn lực phát triển là có hạn và luôn thay đổi. Các yếu tố huy động cho phát triển trong từng thời kỳ sẽ thay đổi. Vì vậy, chiến lược phát triển phải chọn những vấn đề mấu chốt để tìm giải pháp.

– Linh hoạt và mềm dẻo: Chiến lược phát triển phải có khả năng nhanh chóng điều chỉnh và thích ứng với hoàn cảnh.

Dài hạn: Các vấn đề lớn, phức tạp có ý nghĩa chiến lược thường mất nhiều thời gian để giải quyết. Tuy nhiên, trong một chiến lược, có những vấn đề cần giải quyết trước mắt, nhưng cũng có nhiều vấn đề cần giải quyết trong dài hạn.

– Tính hiện đại: thể hiện ở tính hiện đại, tính kết nối, không chỉ và không bị giới hạn quá mức bởi địa giới hành chính của một quốc gia. Trong bối cảnh toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế sâu rộng, một quốc gia phải cùng phát triển với các quốc gia khác. Những thành tựu của nhân loại phải được phát huy và những thất bại của thế giới phải được rút kinh nghiệm và tránh.

– Tính cụ thể: thể hiện ở chỗ mục tiêu chiến lược phải cụ thể, những vấn đề trọng tâm mà chiến lược (hoặc nhiệm vụ chiến lược cần thực hiện) giải quyết, các bước triển khai và tổ chức thực hiện cũng phải cụ thể.

Định lượng: Thể hiện ở việc làm rõ các mục tiêu tổng quát cần tính toán và dự báo các chỉ tiêu cụ thể. Mục tiêu cụ thể phải được tính toán và thể hiện bằng con số với biên độ nhất định nhằm cụ thể hóa mục tiêu chung của chiến lược.

4. Quy trình hoạch định chiến lược hiệu quả tại doanh nghiệp:

Các bước trong quy trình hoạch định chiến lược hiệu quả: Hình thành sứ mệnh và tầm nhìn, phân tích môi trường bên trong và bên ngoài, hình thành mục tiêu chung, tạo và lựa chọn chiến lược, phân bổ nguồn lực để tạo mục tiêu.

4.1. Xác định triết lý kinh doanh, sứ mệnh và tầm nhìn của doanh nghiệp:

Xây dựng các mục tiêu hoặc mục tiêu mà công ty hy vọng đạt được trong tương lai. Những mục tiêu đó phải thực tế và có thể định lượng được, thể hiện chính xác những gì công ty muốn đạt được.

Trong quá trình hoạch định chiến lược, các mục tiêu cụ thể nên là: doanh thu, lợi nhuận, thị phần, tái đầu tư.

Các yếu tố cần xem xét khi thiết lập mục tiêu là:

Mong muốn của cổ đông

Khả năng tài chính

Cơ hội

4.2. Phân tích và dự báo môi trường bên ngoài:

Đánh giá môi trường kinh doanh: Nghiên cứu môi trường kinh doanh để xác định yếu tố nào trong môi trường hiện tại là mối đe dọa hay cơ hội đối với các mục tiêu và chiến lược của công ty.

Đánh giá môi trường kinh doanh bao gồm một số yếu tố như: kinh tế, sự kiện chính trị, công nghệ, áp lực thị trường, quan hệ và xã hội.

4.3. Phân tích môi trường bên trong doanh nghiệp:

Phân tích môi trường bên trong doanh nghiệp được coi là phân tích của Porter về chuỗi giá trị hoặc nguồn lực của doanh nghiệp.

Đánh giá nội lực: Phân tích đầy đủ điểm mạnh, điểm yếu của công ty về: Quản lý, Marketing, tài chính, hoạt động sản xuất, nghiên cứu và phát triển

4.4. Phân tích Ma trận SWOT cho doanh nghiệp:

Sau khi hoàn thành bước đánh giá, người lập kế hoạch chuyển sang giai đoạn lựa chọn. Để đưa ra lựa chọn, cần xem xét các biến nội bộ cũng như các biến khách quan.

Sự lựa chọn thông thường là rõ ràng từ tất cả các thông tin liên quan trong các phần đánh giá của quy trình lập kế hoạch. Tuy nhiên, để đưa ra lựa chọn, mỗi dự án phải được xem xét về chi phí, việc sử dụng các nguồn lực khan hiếm, tiến độ thời gian và khả năng chi trả tương đối.