Theo quy định, người bán hàng hoá được phép chuyển đổi từ hoá đơn điện tử thành hoá đơn giấy. Vậy hóa đơn chuyển đổi là gì? Hóa đơn chuyển đổi có giá trị pháp lý không?
Mục lục bài viết
1. Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử chuyển đổi được hiểu là bản hóa đơn giấy được chuyển từ file hóa đơn điện tử gốc. Một số trường hợp cần sử dụng hóa đơn điện tử chuyển đổi bao gồm:
– Trong quá trình lưu thông hàng hóa, đơn vị cần chứng từ giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử để chứng minh nguồn gốc, xuất xứ của hàng hóa.
– Khách hàng yêu cầu lấy chứng từ giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.
– Trong quá trình vận chuyển, hàng hóa của doanh nghiệp bị kiểm tra, cần xuất trình giấy tờ, hóa đơn liên quan đến hàng hóa.
– Doanh nghiệp cần chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để kẹp vào các chứng từ thanh toán hoặc phục vụ cho các mục đích nội bộ khác.
– Sử dụng để lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán.
2. Hóa đơn chuyển đổi có giá trị pháp lý không?
Thông tư 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài Chính có quy định về hiệu lực của một số văn bản pháp luật đến hết ngày 31/10/2020, trong đó có Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ tài chính hướng dẫn khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Như vậy, trước ngày 1/11/2020, doanh nghiệp vẫn được phép chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy áp dụng theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.
Tuy nhiên, từ 1/11/2020, Thông tư 32/2011/TT-BTC hết hiệu lực thi hành, doanh nghiệp chỉ được phép áp dụng quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử theo chứng từ giấy căn cứ theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Cụ thể, theo Khoản 3, Điều 10 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử chuyển đổi thành chứng từ giấy chỉ có giá trị để lưu trữ, ghi sổ, theo dõi quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch và thanh toán (trừ trường hợp được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với với hệ thống dữ liệu với cơ quan thuế theo quy định của Nghị định này).
3. Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn:
Người bán hàng hóa được ủy quyền chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc vật chất của hàng hóa đang lưu hành và chỉ được chuyển đổi một lần. Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc của hàng hóa phải tuân thủ các quy định pháp luật và phải được ký bởi người đại diện theo pháp luật từ người bán, trong đó bao gồm dấu của người bán.
Người mua và người bán chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy để cho phép lưu giữ hồ sơ kế toán theo Luật
Kế toán. Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn giấy để lưu trữ tài liệu kế toán phải tuân thủ các quy định bắt buộc theo ban hành của pháp luật.
– Điều kiện chuyển đổi hóa đơn
Hóa đơn điện tử chuyển đổi thành hóa đơn giấy phải tuân thủ các điều kiện chuyển đổi quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14 tháng 3 năm 2011 của Bộ Tài chính. Trong đó có các nội dung:
Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý: Khi xác minh các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn như nguồn, chữ ký xác nhận được chuyển đổi, chữ ký và tên đầy đủ của người thực hiện chuyển; Việc trao đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về việc chuyển đổi chứng từ điện tử.
4. Quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy:
Đây là một nội dung quan trọng được quy định trong Nghị định 119/2018/NĐ-CP điều chỉnh hóa đơn điện tử (EC) khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ.
Do đó, các quy tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang loại chứng từ giấy cần:
– Hóa đơn điện tử phải là hợp pháp mới được chuyển thành chứng từ giấy
– Việc chuyển đổi phải đảm bảo tính thống nhất giữa nội dung hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.
– Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành tài liệu giấy chỉ có giá trị lưu giữ với mục đích ghi theo quy định của pháp luật về các kế toán và pháp luật về các giao dịch điện tử, không có tác dụng hiệu lực của thanh toán, trừ khi hóa đơn được thiết lập từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo Nghị định 119.
5. Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có cần ký:
Theo Khoản 2 Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định: Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.
Căn cứ Khoản 7 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
+ Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, trên hóa đơn phải có chữ ký của người bán, dấu của người bán (nếu có), chữ ký của người mua (nếu có).
+ Đối với hóa đơn điện tử:
Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
– Một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua được quy định tại Khoản 14 Điều 10 Nghị định 23/2020/NĐ-CP.
+ Hóa đơn điện từ cần phải cung cấp đầy đủ các nội dung gồm:
Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn; Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính; Số hóa đơn; Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán; Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua; Cần phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật về người bán; ngày và tháng chuẩn bị và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử sẽ tiến hành thực hiện theo luật của người mua nếu như họ là đơn vị kế toán; …
+ Trong một số trường hợp, hóa đơn điện tử không có tất cả các nội dung cần thiết để tuân thủ các chỉ thị cụ thể của Bộ Tài chính.
Dựa trên các quy định trên:
Nếu bên mua không phải là đơn vị kế toán hay nếu đơn vị kế có sở hữu chứng từ hoặc hồ sơ có cung cấp về dịch vụ giữa hai bên thuộc một trong những trường hợp như:
+ Các loại hợp đồng kinh tế
+ Phiếu mua xuất hàng hóa
+ Biên lai thu mua hàng hóa….
Trong trường hợp này sẽ cần phải lập hóa đơn điển tử theo chỉ định của pháp luật, và đây cũng là trường hợp không bắt buộc phải có chữ ký người mua.
Bộ Tài chính hướng dẫn Cục Thuế kiểm tra từng trường hợp cụ thể và các điều kiện phản hồi của công ty để đưa ra quyết định cuối cùng về việc miễn trừ chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử.
Tóm lại:
– Hóa đơn điện tử không bắt buộc cần có người mua ký tên
– Hóa đơn điện tử phải có chữ ký của bên bán
6. Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy:
Theo quy định tại Điều 7 Thông tư số 123/2020/TT-BTC ngày 14 tháng 3 năm 2011 của Bộ Tài chính.
– Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.
– Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.
– Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
*Các văn bản pháp luật có liên quan đến bài viết:
– Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13/6/2019, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ
