Hóa đơn giá trị gia tăng là gì? Quy định về hóa đơn giá trị gia tăng?

1. Hóa đơn giá trị gia tăng là gì?

Để hiểu được hóa đơn giá trị gia tăng là gì trước tiên chúng ta phải hiểu hóa đơn là gì? Giá trị gia tăng là gì?

Hóa đơn theo quy định tại Thông tư 37/2017/TT-BTC sửa đổi, bổ sung thông tư 39/2014/TT-BTC quy định như sau: “Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật.”

Hiện nay có các loại hóa đơn sau đây:

• Hóa đơn giá trị gia tăng;
• Hóa đơn bán hàng;
• Hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
• Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng;…hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Giá trị gia tăng theo cách hiểu thông thường là phần chênh lệnh giữa doanh thu hay sản lượng của một doanh nghiệp và chi phí nguyên liệu và dịch vụ hay đầu vào trung gian để sản xuất ra nó.

Vậy hóa đơn giá trị gia tăng hay còn gọi với cái tên phổ biến là “Hóa đơn đỏ” thực chất là một loại chứng từ do người bán lập cụ thể là doanh nghiệp hay hộ kinh doanh dùng để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho bên mua, sử dụng dịch vụ. Hóa đơn giá trị gia tăng do Bộ Tài Chính ban hành và và cho phép các doanh nghiệp, đơn vị tổ chức đã đăng ký kinh doanh theo quy định để sử dụng cho quá trình kinh doanh. Hóa đơn giá trị gia tăng có rất nhiều mẫu doanh nghiệp có thể tùy chọn mẫu thích hợp. Trên hóa đơn giá trị gia tăng sẽ thể hiện nhiều nội dung khác nhau nhưng mục đích chính là để ghi lại các thông tin cần thiết phục vụ cho quá trình kinh doanh cũng như quá trình quản lý của cơ quan  thuế.

Hóa đơn này sẽ giao cho doanh nghiệp quản lý và tự bảo quản và có trách nhiệm thông báo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý hoặc theo tháng tùy từng trường hợp cụ thể.

Khi đó cơ quan quản lý thuế sẽ dựa vào đó để truy thu thuế giá trị gia tăng đối với giá trị của hàng hóa xuất ra của doanh nghiệp dựa theo thông tin trên hóa đơn.

• Hóa đơn giá trị gia tăng tiếng Anh được dịch như sau: Invoices value added.
• Một số cụm từ liên quan:

+ Hóa đơn đỏ: VAT invoice

+ Hóa đơn VAT: VAT bill

+ Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng: Sample of value added invoice

+ Liên hóa đơn: Inter bill

+ Cơ quan thuế: Tax authorities

2. Quy định mới nhất về hóa đơn giá trị gia tăng

2.1. Các hình thức của hóa đơn giá trị gia tăng:

Hiện nay tùy thuộc vào nhu cầu của mỗi tổ chức sẽ áp dụng loại hóa đơn giá trị gia tăng phù hợp. Theo quy định có ba hình thức hóa đơn giá trị gia tăng như sau:

Một, hóa đơn tự in

Hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;

Hai, hóa đơn điện tử

Là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành;

Ba, hóa đơn đặt in

Là hóa đơn do các tổ chức đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân.

2.2. Nội dung trên hóa đơn đã lập:

Tùy thuộc vào mỗi loại hóa đơn mà một tờ hóa đơn được coi là đúng quy định sẽ phải có hoặc không bắt buộc phải có các nội dung sau đây:

Thứ nhất, nội dung bắt buộc trên hóa đơn đã lập phải được thể hiện trên cùng một mặt giấy.

• Tên loại hóa đơn.
• Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn.
• Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn.
• Số thứ tự hóa đơn.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.
• Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn.
• Tên tổ chức nhận in hóa đơn.
• Hóa đơn được viết bằng tiếng Việt

Lưu ý: Mỗi mẫu hóa đơn sử dụng của một tổ chức, cá nhân phải có cùng kích thước (trừ trường hợp hóa đơn tự in trên máy tính tiền được in từ giấy cuộn không nhất thiết cố định độ dài, độ dài của hóa đơn phụ thuộc vào độ dài của danh mục hàng hóa bán ra).

Thứ hai, nội dung không bắt buộc trên hóa đơn đã lập.

Ngoài nội dung bắt buộc theo quy định trên, tổ chức kinh doanh có thể tạo thêm các thông tin khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh, kể cả tạo lô-gô, hình ảnh trang trí hoặc quảng cáo.

Các thông tin tạo thêm phải đảm bảo phù hợp với pháp luật hiện hành, không che khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn.

Ngoài ra còn có một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ các nội dung bắt buộc.

2.3. Nguyên tắc lập hóa đơn:

Mỗi cá nhân, tổ chức sẽ lập hóa đơn giá trị gia tăng theo từng trường hợp quy định và phải đọc kỹ các nguyên tắc dưới đây để hóa đơn được đúng theo quy định của pháp luật.

• Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh chỉ được lập và giao cho người mua hàng hóa, dịch vụ các loại hóa đơn theo hướng dẫn theo quy định.
• Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa.
• Nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có). Trường hợp hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hóa đơn thì không phải gạch chéo.
• Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.
• Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.

3. Một số trường hợp không phải lập hóa đơn:

Ngoài các trường hợp bắt buộc phải lập hóa đơn giá trị gia tăng, cá nhân, tổ chức có thể không phải lập hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ có tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần thì không phải lập hóa đơn, trừ trường hợp người mua yêu cầu lập và giao hóa đơn.

Lưu ý:

• Khi bán hàng hóa, dịch vụ không phải lập hóa đơn, người bán phải lập Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ. Bảng kê phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập Bảng kê. Trường hợp người bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì Bảng kê bán lẻ phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”. Hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên Bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày.
• Cuối mỗi ngày, cơ sở kinh doanh lập một hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng ghi số tiền bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong ngày thể hiện trên dòng tổng cộng của bảng kê, ký tên và giữ liên giao cho người mua, các liên khác luân chuyển theo quy định. Tiêu thức “Tên, địa chỉ người mua” trên hóa đơn này ghi là “bán lẻ không giao hóa đơn”.

4. Xử lý đối với hóa đơn đã lập bị sai:

• Trường hợp phát hiện hóa đơn bị sai khi chưa giao cho người mua thì có thể gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.
• Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.

Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

Căn cứ pháp lý sử dụng trong bài viết:

• Thông tư 37/2017/TT-BTC sửa đổi, bổ sung thông tư số 39/2014/tt-btc ngày 31/3/2014 của bộ tài chính