Kế hoạch 4230/KH-UBND năm 2020 về thực hiện Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước trên địa bàn tỉnh Bình Thuận giai đoạn 2020-2025”

KẾ HOẠCH

THỰC HIỆN ĐỀ ÁN “LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH THUẬN GIAI ĐOẠN 2020 - 2025”

Căn cứ Luật Lưu trữ năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”;

Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Thuận ban hành Kế hoạch thực hiện Đề án Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước trên địa bàn tỉnh giai đoạn 2020 - 2025 (sau đây gọi tắt là Đề án) với những nội dung sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

a) Tổ chức thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ và giải pháp đã được quy định tại Quyết định số 458/QĐ-TTg, đảm bảo đúng tiến độ, từng bước đạt được các mục tiêu mà Đề án đề ra trên địa bàn tỉnh Bình Thuận, góp phần vào việc thực hiện nhiệm vụ xây dựng Chính phủ điện tử của Nhà nước ta.

b) Nâng cao vai trò, trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức trong việc chỉ đạo, triển khai thực hiện các nội dung của Quyết định số 458/QĐ-TTg.

2. Yêu cầu

a) Tăng cường hiệu quả phối hợp giữa các cơ quan, tổ chức trong việc triển khai thực hiện các nhiệm vụ theo Đề án đã đề ra.

b) Có sự kế thừa các kết quả đã thực hiện được trong công tác lưu trữ tài liệu điện tử lâu nay trên địa bàn tỉnh, đảm bảo việc tận dụng cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật và trang thiết bị đã có.

II. MỤC TIÊU

1. Mục tiêu chung

a) Quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan Nhà nước.

b) Nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan Nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan Nhà nước.

2. Mục tiêu cụ thể

a) Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan:

- Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trong tỉnh được tạo lập dạng điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và lưu trữ điện tử (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác).

- Bảo đảm tối thiểu 90% Lưu trữ cơ quan thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác).

- Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh có thời hạn bảo quản vĩnh viễn được trích xuất chuyển giao vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh trong thời hạn 03 năm kể từ khi tài liệu được tạo lập (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác).

b) Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh (trực thuộc Sở Nội vụ):

- Bảo đảm cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh có giải pháp nhằm bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.

- Bảo đảm số hóa tối thiểu 30% tài liệu lưu trữ không ở định dạng điện tử tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh có tần suất sử dụng cao, biên mục dữ liệu đặc tả đáp ứng yêu cầu phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến ở mức độ 4.

- Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh không thuộc danh mục hạn chế sử dụng được xây dựng dữ liệu đặc tả và được tổ chức sử dụng trên môi trường mạng.

- Bảo đảm tài liệu lưu trữ điện tử tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh được tích hợp vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ Nhà nước.

c) Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có đủ năng lực, trình độ, kỹ năng đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ điện tử trong các cơ quan, đơn vị Nhà nước.

III. NỘI DUNG, THỜI GIAN THỰC HIỆN

1. Rà soát, xây dựng và thực hiện lưu trữ tài liệu điện tử:

a) Xây dựng Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh và Lưu trữ cơ quan đáp ứng các yêu cầu của pháp luật và bảo đảm giải pháp tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất, nộp lưu tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh đối với các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Nội dung này hoàn thành trong năm 2021- 2025.

b) Thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ giấy tại các cơ quan, đơn vị nhằm đáp ứng yêu cầu việc quản lý, lưu trữ tài liệu điện tử và thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu điện tử tại Lưu trữ cơ quan.

Nội dung này hoàn thành trong năm 2022 - 2025.

c) Triển khai thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ cơ quan và Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Nội dung này hoàn thành trong năm 2021.

2. Rà soát, nâng cấp Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành hiện có của tỉnh đảm bảo đầy đủ các tính năng hỗ trợ việc thực hiện quy trình kỹ thuật tạo lập văn bản, ký số, trao đổi văn bản giữa các cơ quan, tổ chức trong và ngoài tỉnh; lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh theo đúng quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử và Quyết định số 458/QĐ-TTg.

Nội dung này hoàn thành trong năm 2021 - 2025.

3. Thực hiện việc xây dựng cơ sở dữ liệu đặc tả, số hóa tài liệu lưu trữ và tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử:

a) Xây dựng cơ sở dữ liệu đặc tả và số hóa tài liệu lưu trữ có tần suất sử dụng cao phục vụ độc giả sử dụng tài liệu trực tuyến.

Nội dung này hoàn thành trong năm 2022.

b) Thực hiện việc tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ Nhà nước.

Nội dung này hoàn thành trong năm 2025.

4. Thực hiện công tác đào tạo, bồi dưỡng đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức quản lý công tác lưu trữ và công chức, viên chức nghiệp vụ lưu trữ đáp ứng tiêu chuẩn vị trí việc làm.

Nội dung này hoàn thành năm 2024.

5. Xây dựng Kho lưu trữ số theo tiêu chuẩn kỹ thuật do Bộ Nội vụ ban hành gắn với việc xây dựng Kho Lưu trữ chuyên dụng lưu trữ tài liệu giấy của tỉnh.

Nội dung này hoàn thành năm 2025.

IV. KINH PHÍ THỰC HIỆN

- Nguồn kinh phí thực hiện Đề án từ nguồn ngân sách Nhà nước và các nguồn kinh phí hợp pháp khác.

- UBND tỉnh bố trí thực hiện các nhiệm vụ của Đề án trong dự toán ngân sách hàng năm theo phân cấp ngân sách.

- Khuyến khích việc huy động kinh phí ngoài ngân sách theo quy định pháp luật.

V. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Giao Sở Nội vụ

a) Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông xây dựng Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh và Lưu trữ cơ quan theo điểm a khoản 1 mục III của Kế hoạch này.

b) Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thực hiện việc số hóa tài liệu lưu trữ; quy trình khai thác, sử dụng tài liệu điện tử tại Lưu trữ cơ quan; các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử.

c) Chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh triển khai thực hiện các nội dung theo khoản 3 mục III của Kế hoạch này.

d) Phối hợp với các cơ quan, tổ chức có liên quan xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức quản lý công tác lưu trữ và công chức, viên chức làm nghiệp vụ lưu trữ đáp ứng tiêu chuẩn vị trí việc làm gắn với kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức chung hàng năm của tỉnh.

đ) Phối hợp với các cơ quan có liên quan thực hiện việc xây dựng Kho lưu trữ số theo tiêu chuẩn kỹ thuật do Bộ Nội vụ ban hành gắn với việc xây dựng Kho Lưu trữ chuyên dụng lưu trữ tài liệu giấy của tỉnh.

e) Tổng hợp báo cáo tiến độ thực hiện các nhiệm vụ của Kế hoạch này cho UBND tỉnh; sơ kết, tổng kết việc thực hiện Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2020-2025” theo yêu cầu của Bộ Nội vụ.

2. Giao Sở Thông tin và Truyền thông

a) Phối hợp với Sở Nội vụ để xây dựng Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh và Lưu trữ cơ quan theo điểm a khoản 1 mục III của Kế hoạch này; thẩm định, đánh giá về chất lượng, yêu cầu kỹ thuật, giải pháp công nghệ đối với Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh và Lưu trữ cơ quan do đơn vị trúng thầu cung cấp.

b) Phối hợp với Sở Nội vụ hướng dẫn Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh thực hiện việc xây dựng cơ sở dữ liệu đặc tả và số hóa tài liệu lưu trữ có tần suất sử dụng cao phục vụ độc giả sử dụng tài liệu trực tuyến tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.

c) Phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh để thực hiện nội dung nhiệm vụ rà soát, nâng cấp Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành hiện có của tỉnh theo khoản 2 mục III của Kế hoạch này.

3. Giao Văn phòng UBND tỉnh

Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông để rà soát, nâng cấp Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành hiện có của tỉnh theo đúng quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, Thông tư số 02/2019/TT- BNV và Quyết định số 458/QĐ-TTg.

4. Giao Sở Tài chính

Trên cơ sở đề nghị của các cơ quan, đơn vị theo nhiệm vụ được giao, chủ động xây dựng kế hoạch gửi Sở Tài chính tổng hợp trình UBND tỉnh bố trí trong dự toán kinh phí hoạt động của cơ quan được giao nhiệm vụ để tổ chức thực hiện các nội dung, nhiệm vụ của Đề án theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước và khả năng cân đối ngân sách.

5. Các Sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã, thành phố

a) Chỉ đạo, tổ chức triển khai thực hiện nội dung nhiệm vụ theo điểm b, điểm c khoản 1 mục III của Kế hoạch này cho các cơ quan, đơn vị trực thuộc sở, ban, ngành, địa phương mình.

b) Bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo đủ năng lực, trình độ, kỹ năng quản lý và thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tài liệu điện tử; cử công chức, viên chức đi đào tạo, bồi dưỡng theo kế hoạch của Sở Nội vụ.

6. Dự kiến lộ trình thực hiện hằng năm

- Năm 2021 thực hiện tại các đơn vị: Sở Nội vụ, Sở Tài chính, Văn phòng UBND tỉnh, Văn phòng HĐND tỉnh, Sở Tư pháp, Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Giáo dục và Đào tạo, Thanh tra tỉnh và Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh trực thuộc Sở Nội vụ;

- Năm 2022 thực hiện tại các đơn vị: Sở Công thương, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Giao thông Vận tải, Sở Y tế, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch.

- Năm 2023 thực hiện tại các đơn vị: Sở Xây dựng, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Ban Dân tộc, Ban Quản lý các Khu công nghiệp.

- Năm 2024 thực hiện tại các địa phương: UBND huyện Tánh Linh, UBND huyện Tuy Phong, UBND huyện Hàm Thuận Bắc, UBND huyện Hàm Thuận Nam; UBND thành phố Phan Thiết.

- Năm 2025 thực hiện tại các địa phương: UBND thị xã La Gi, UBND huyện Đức Linh, UBND huyện Bắc Bình, UBND huyện Phú Quý, UBND huyện Hàm Tân.

Quá trình thực hiện nếu có những phát sinh, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị, địa phương có văn bản báo cáo UBND tỉnh (qua Sở Nội vụ) để xem xét, giải quyết./.