Mẫu biên bản bàn giao vật tư thiết bị, đồ dùng dạy học

1. Mẫu biên bản bàn giao vật tư, thiết bị dạy học, đồ dùng dạy học chuẩn nhất:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

…, ngày …. tháng …. năm……

BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ THIẾT BỊ DẠY HỌC

Vào …. giờ …. ngày …. tháng …. năm tại … tổ chức kiểm kê tài sản vật tư thiết bị dạy học được thành lập theo Quyết định số:………../QĐ-…..ngày tháng…năm….của Hiệu trưởng …….. đã tiến hành kiểm kê kho ……… từ ngày … đến ngày … tháng …. năm … .

I. NHỮNG CÔNG VIỆC ĐÃ TIẾN HÀNH:

– Kiểm kê, đánh giá chất lượng thiết bị dạy học trong kho ……. do ông (bà) ……… phụ trách/ quản lý.

– Đối chiếu số lượng và chất lượng các thiết bị so với đầu năm học và hóa đơn xuất, nhập thiết bị từ năm học….

II. KẾT QUẢ KIỂM TRA.

– Số lượng và chất lượng (tỉ lệ%) thiết bị đã được kiểm kê có phụ lục kèm theo.

– Tổng số loại thiết bị được kiểm tra:                         

– Số thiết bị bị mất mát, hư hỏng so với kì kiểm kê liềm kề:                         

– Tổng số loại thiết bị không còn sử dụng được cần thanh lý:                         

III. NHẬN XÉT.

– Công tác bảo quản:                         

– Hiệu quả sử dụng:                         

– Nhận xét khác:                         

IV. CÁC ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ

……………………………

Phụ lục kèm theo biên bản:

MẪU BIỂU KÈM THEO BIÊN BẢN KIỂM KÊ

 2. Mẫu biên bản bàn giao vật tư, thiết bị dạy học, đồ dùng dạy học phổ biến nhất:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc.

————— 

BIÊN BẢN BÀN GIAO THIẾT BỊ

(V/v bàn giao thiết bị cho mượn)

Căn cứ vào Hợp đồng mượn tài sản số:…/…-…. ……

Căn cứ: ………………

Chúng tôi gồm:

Bên bàn giao: (Bên A)

Ông/Bà: …………………

Chức vụ:………….Bộ phận: …………

Trường: …………

Bên nhận bàn giao: (Bên B)

Họ và tên: ……………

Chức vụ: ………… Lớp: ……………

Trường: ……………

Hôm nay, ngày…. tháng….. năm…… Bên A tiến hành bàn giao thiết bị cho bên B tại địa điểm:

…………………

1. Các trang thiết bị gồm:

2. Lý do bàn giao:

Bên B có nhu cầu mượn một số loại thiết bị, dụng cụ cho mục đích:  ……………………………………..

Bên B đã nhận đầy đủ số lượng trang thiết bị, dụng cụ như đã yêu cầu và có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn giao trả nguyên vẹn và đúng thời gian đã thỏa thuận.

Biên bản được lập thành 02 bản, các bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên có trách nhiệm giữ một bản.

3. Mẫu biên bản bàn giao vật tư, thiết bị dạy học, đồ dùng dạy học chính xác nhất:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN

BÀN GIAO THIẾT BỊ

Hôm nay, ngày…..tháng…..năm……, tại…………….. chúng tôi gồm:

BÊN GIAO:

1. Họ tên:………………

Chức vụ: ………………

2. Họ tên: ………………

Chức vụ: ………………

BÊN NHẬN (Bên B):

Ông/bà:………………

Thiết bị được bàn giao bao gồm:

Giao cho Ông/bà: ……………

Với mục đích:

Đến thời gian: …………………

Mọi hư hỏng, mất không có lý do chính đáng Ông/bà:……………… hoàn toàn chịu trách nhiệm.

Hai bên thống nhất lập Biên bản bàn giao theo những nội dung như trên và Biên bản Bàn giao được lập thành 02 bản giống nhau, mỗi bên giữ một bản có giá trị tương đương nhau.

4. Quy trình kiểm kê thiết bị dạy học:

Trình tự, thủ tục kiểm kê các thiết bị, dụng cụ dạy học được tiến hành theo một số bước như sau:

Bước 1:Thành lập Hội đồng kiểm kê tài sản của đơn vị

Thành phần Hội đồng kiểm kê tài sản của đơn vị có thể bao gồm:

– Hiệu trưởng/ Ban giám hiệu nhà trường/ Phó hiệu trường;

– Trưởng bộ phận trực tiếp sử dụng dụng cụ, thiết bị dạy học;

– Trưởng phòng quản lý, bảo quản dụng cụ, thiết bị dạy học; 

– Kế toán trưởng/ kế toán tài sản/ kế toán kho, thủ kho nếu kiểm kê kho vật liệu);

– Một số ủy viên khác (nếu cần).

Bước 2: Tiến hành kiểm kê tại các đơn vị trực thuộc:

Hội đồng kiểm kê thiết bị của trường học, bộ phận trực tiếp sử dụng dụng cụ, thiết bị trực tiếp tiến hành kiểm kê thiết bị của trường học vào thời điểm kết thúc năm học hoặc thời điểm cụ thể nhằm phục vụ cho mục đích nhất định và hoặc theo quy định hiện hành của nhà nước. Việc kiểm kê phải dựa trên số lượng tài sản thực tế hiện còn lưu giữ, sử dụng và thuộc phạm vi quản lý trực tiếp của nhà trường, đơn vị đó, tránh trường hợp kiểm kê những tài sản không thuộc sở hữu của doanh nghiệp như tài sản cá nhân, tài sản do bên ngoài gửi trông giữ tạm thời.

Bước 3: Tổng hợp số liệu:

Căn cứ kết quả kiểm kê tài sản thực tế trong bước trên, Hội đồng kiểm kê tài sản tổng hợp, xử lý số liệu kiểm kê, đối chiếu giữa bộ phận quản lý, bộ phận sử dụng và kế toán theo bảng biểu phù hợp với đặc điểm tài sản, mục đích kiểm kê nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu để đánh giá tình hình quản lý, sử dụng tài sản nội bộ gồm:

– Tên, số lượng thiết bị thừa, thiếu.  

– Sự chêch lệch số lượng với lần kiểm kê trước đó

– Thiết bị cần sửa chữa, nâng cấp, thay thay thế. 

– thiết bị cần thanh lý do hư hỏng, chi phí sửa chữa lớn, tiêu hao nhiều nhiên liệu, năng lượng, không hiệu quả

Bước 4: Xử lý số liệu, lập Báo cáo kết quả kiểm kê 

– Đánh giá tình hình quản lý thiết bị trong tổ chức;

– Đánh giá nguyên nhân, lý do, biện pháp khắc phục đối với việc bảo quản thiết bị trong năm học/ học kỳ vừa qua.

– Lập kế hoạch sửa chữa, nâng cấp, bảo trì, điều chuyển trên cơ sở yêu cầu cụ thể do bộ phận trực tiếp sử dụng thiết bị báo cáo.

– Thống kê, phân loại thiết bị đề nghị thanh lý trên cơ sở nguyên nhân cụ thể do bộ phận trực tiếp sử dụng tài sản báo cáo.

Kiến nghị:

– Nhận định chế độ và phương pháp quản lý thiết bị, đồ dùng học tập nội bộ;

– Chế độ luân chuyển, lưu giữ hồ sơ giữa các bộ phận trong quá trình luận chuyển, chuyển giao thiết bị;

– Chế độ bảo trì, bảo hành, sửa chữa thiết bị khi có sự hỏng hóc, hoạt động kém hiệu quả hoặc không đáp ứng được yêu cầu của việc dạy học;

– Thực hiện kiến nghị của những lần kiểm kê trước;

– Kiến nghị biện pháp giải quyết sự chênh lệch số liệu;

– Giao trách nhiệm thực hiện, khắc phục cho bộ phận, ban ngành cụ thể

– Khác 

Bước 5: Báo cáo

– Gửi báo cáo về kết quả kiểm kê đến cơ quan, ban ngành cần thiết

– Chuyển báo cáo, kết quả điều hành của chủ sở hữu thiết bị đến các bộ phận liên quan.

5. Lưu ý khi làm biên bản bàn giao thiết bị: 

Khi làm biên bản bàn giao thiết bị, dụng cụ học tập cần chú ý cung cấp đầy đủ, chính xác và cụ thể những thông tin về thiết bị đã kiểm kê, đặc biệt đối với biên bản bàn giao máy móc thiết bị cần chứa các thông tin cá nhân, thông tin máy móc, thông tin liên lạc của người chuyển và người nhận. Ngoài ra, tất cả những thiết bị được bàn giao cần ghi rõ ràng, cụ thể và chính xác số lượng, thông tin thiết bị cũng như thời gian giao nhận và hoàn trả đúng với thực tế, tránh tình trạng có sự chêch lệch giữa những lần kiểm kê.

Biên bản bàn giao không thể thiếu được chữ ký của hai bên và đóng dấu thì mới có giá trị và mỗi bên giữ một bản để tránh xảy ra những tranh chấp không mong muốn.

 6. Hướng dẫn soạn thảo biên bản bàn giao thiết bị: 

Về cơ bản, trong biên bản bàn giao thiết bị sẽ bao gồm các nội dung sau:

– Quốc hiệu, tiêu ngữ và ngày tháng năm lập biên bản.

– Có tên biên bản: “BIÊN BẢN BÀN GIAO THIẾT BỊ”, viết hoa, in đậm, căn giữa.

– Thời gian lập biên bản: có đầy đủ thông tin ngày, tháng, năm và thời gian lập biên bản, kiểm kê cụ thể.

– Thông tin của bên giao: Họ tên và chức vụ (nếu có).

– Thông tin của bên nhận: Họ tên và chức vụ (nếu có).

– Thông tin về loại thiết bị được bàn giao bao gồm: tên thiết bị, thông số kỹ thuật, mã thiết bị, số lượng và hiện trạng của thiết bị (còn sử dụng/ hư hỏng/ cần cải tiếng)

– Thông tin về việc kiểm tra, bàn giao sản phẩm, ví dụ: Bên nhận bàn giao, ngày nhận bàn giao và bảng kiểm kê số lượng. Lưu ý: Sau khi bàn giao bên sẽ nhận hoàn toàn chịu trách nhiệm, do vậy, hai bên cần thống nhất lập biên bản bàn giao theo nội dung như trên và biên bản bàn giao thiết bị được lập thành hai bản giống nhau, mỗi bên giữ một bản.

– Chữ ký, dấu xác nhận của hai bên.