Soạn bài Biên bản (SGK Ngữ văn lớp 9 tập 2 trang 123)

1. Các đặc điểm của biên bản: 

– Câu hỏi 1: Đọc nội dung sách giáo khoa 

Trả lời câu hỏi 

a) Những sự kiện nào được ghi lại trong biên bản?

b) Biên bản cần có những điều kiện gì về nội dung và hình thức? 

c) Tài liệu 1 là biên bản cuộc họp, tài liệu 2 là biên bản sự kiện. Bạn có thể kể tên một số biên bản hay gặp thực tế không? 

Trả lời:

a) Biên bản thứ nhất: Tiến trình họp chi đội tuần thứ 6 

Biên bản thứ hai: Cảnh sát trả lại xe cho chủ xe.

b)

+ Nội dung biên bản phải ghi lại các sự kiện một cách chính xác, chi tiết, trung thực, đầy đủ và khách quan

+ Thư ký ghi biên bản phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của biên bản. 

+ Việc trình bày một biên bản phải đảm bảo rõ ràng, thiết kế chặt chẽ: 

Phần mở đầu: 

Quốc hiệu

Tiêu ngữ (đối với văn bản hành chính và sự vụ)

Tên của biên bản

Thời gian, địa điểm, người tham gia và trách nhiệm của họ; 

Nội dung: Ghi lại các sự kiện và kết quả. 

Phần cuối cùng: 

Ngày, chữ ký và họ tên người phụ trách, chữ ký và họ tên của người lập biên bản; 

Bổ sung tài liệu, hiện vật (nếu có). 

c) Các biên bản hay gặp trong thực tế có thể kể đến là: biên bản họp công ty, biên bản vi phạm hành chính…

2. Làm thế nào để viết một biên bản: 

Câu hỏi 1: Biên bản mở đầu như thế nào? Tên của một biên bản được viết như thế nào? (Lưu ý: Các loại tài liệu khác nhau có cách thức ghi tên khác nhau).  

Trả lời chi tiết:

Phần đầu của một biên bản gồm có: Quốc Hiệu, Tiêu ngữ, Tên Cơ Quan Quản Lý, Tên của Biên Bản (viết in hoa và ở giữa trang), địa điểm diễn ra, thời gian, thành phần tham dự và nhiệm vụ của mỗi người.

Câu hỏi 2: Biên bản gồm những nội dung gì? Bình luận cách nội dung này được ghi lại trong một biên bản. Độ chính xác và tính chi tiết của một biên bản có giá trị như thế nào?  

Trả lời chi tiết:

Nội dung của biên bản gồm: Diễn biến và kết quả của sự kiện được trình bày. Độ chính xác cụ thể của nội dung là một phần quan trọng mang lại tính khách quan cho biên bản được ghi lại. 

Câu hỏi 3: Biên bản kết thúc với nội dung gì? Phần chữ ký dưới cùng biên bản có ý nghĩa gì? 

Trả lời chi tiết:

Cuối một biên bản cần có phần chữ ký xác nhận vai trò, trách nhiệm của các bên tham gia liên quan đến nội dung của biên bản đó. 

Câu hỏi 4: Biên bản có lời văn và ngôn ngữ như thế nào? 

Nội dung của biên bản phải ngắn gọn, rõ ràng, chính xác và đơn giản.

3. Luyện tập:

– Câu hỏi 1. Chọn các tình huống cần viết biên bản trong các trường hợp sau: 

a) Diễn biến và kết quả của Đại hội chi Đội (hoặc Công đoàn). 

b) Những mong muốn, góp ý của lớp được gửi đến hiệu trưởng. 

c) Tai nạn giao thông. 

d) Xác nhận của phòng thí nghiệm.

e) Một nhóm học sinh tự ý tổ chức chuyến đi học tập mà không xin phép giáo viên tại nhà. 

Trả lời chi tiết

Các tình huống cần viết biên bản: a, c, d 

– Câu hỏi 2. 

Viết mở đầu, nội dung chính và kết thúc biên bản cuộc họp giới thiệu Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh với các đoàn viên tiêu biểu của Chi Hội.

Trả lời:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN CUỘC HỌP GIỚI THIỆU ĐỘI VIÊN ƯU TÚ CỦA CHI ĐỘI CHO ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH

Khai mạc lúc … giờ, ngày ….

Thành phần tham dự: ….

Đại biểu: Liên đội trưởng

Chủ tọa: Chi đội trưởng

Thư kí: …

Nội dung cuộc họp:

1. Chi đội trưởng tuyên bố lí do, giới thiệu đại biểu.

2. Lớp trưởng đọc bản thành tích của các đội viên ưu tú của chi đội.

3. Ý kiến thảo luận của các đội viên trong chi đội.

4. Phát biểu của Liên đội trưởng.

Cuộc họp kết thúc vào hồi …

Kí tên

4. Liên hệ liệt kê và giải thích ngắn gọn các loại biên bản thường dùng trong đời sống:

Biên bản là một loại văn bản chính thức, ghi lại những nội dung, sự kiện, kết quả hoặc quyết định được thống nhất trong một cuộc họp, hội nghị, đàm phán hoặc thẩm tra. Biên bản có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch, khách quan và chính xác của các hoạt động tập thể. Biên bản cũng là cơ sở để kiểm tra, giám sát và đánh giá hiệu quả của các công việc được giao.

Các ví dụ sử dụng biên bản trong thực tế có thể là:

– Biên bản họp: Ghi lại những nội dung được trao đổi, thảo luận và nhất trí trong một cuộc họp của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc nhóm làm việc. Biên bản họp thường bao gồm: Thời gian, địa điểm, danh sách người tham dự, chủ tịch và thư ký họp; Nội dung chính của các ý kiến đóng góp, phản biện và thống nhất; Các nhiệm vụ, trách nhiệm và hạn chót được giao cho các cá nhân hoặc đơn vị liên quan; Kết luận và khuyến nghị của cuộc họp.

– Biên bản kiểm tra: Ghi lại những kết quả, phát hiện và nhận xét của việc kiểm tra một đối tượng nào đó theo một tiêu chuẩn hoặc quy định nào đó. Biên bản kiểm tra thường bao gồm: Thời gian, địa điểm, danh sách người kiểm tra và người được kiểm tra; Mục đích, phạm vi và tiêu chuẩn của việc kiểm tra; Các chỉ tiêu, tiêu chí và phương pháp kiểm tra; Các kết quả, sai sót và khuyết điểm được phát hiện; Các biện pháp khắc phục và cải thiện được đề xuất.

– Biên bản xử lý vi phạm: Ghi lại những hành vi vi phạm pháp luật hoặc quy chế của một cá nhân hoặc tổ chức nào đó và cách xử lý của cơ quan có thẩm quyền. Biên bản xử lý vi phạm thường bao gồm: Thời gian, địa điểm, danh sách người lập biên bản và người vi phạm; Lý do, căn cứ và quy trình lập biên bản; Nội dung chi tiết của hành vi vi phạm và hậu quả gây ra; Các chứng cứ, tài liệu và lời khai liên quan; Hình thức xử lý vi phạm và biện pháp ngăn chặn tái phạm.

5. Liên hệ vai trò của biên bản đối với đời sống:

Biên bản là một loại văn bản ghi chép lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra để làm chứng cứ pháp lý về sau. Biên bản có nhiều loại khác nhau tùy thuộc vào mục đích và nội dung của nó. Vậy thì biên bản có các tác dụng gì? Dưới đây là một số tác dụng chính của biên bản:

– Biên bản ghi lại tiến trình tổ chức thực hiện các cuộc họp hay hội nghị, giúp lưu trữ và theo dõi các nội dung đã thảo luận, các quyết định đã đưa ra và các trách nhiệm được phân công.

– Biên bản ghi chép cách tiến hành một công việc theo quy định hành chính, giúp kiểm soát và đánh giá kết quả của công việc, như biên bản mở đề thi, biên bản giao nhận và bàn giao, biên bản hợp đồng.

– Biên bản ghi chép những vụ việc có liên quan đến pháp luật, giúp cung cấp các thông tin và chứng cứ cho việc xử lý pháp lý, như biên bản phiên tòa, biên bản khám nghiệm tử thi, biên bản tai nạn giao thông .

– Biên bản ghi lại những ý tưởng về nội dung, giúp đưa ra các kế hoạch và chiến lược marketing phù hợp với khách hàng mục tiêu, như biên bản lịch biên tập nội dung.

Biên bản lập ra phải được ghi trung thực, khách quan, chính xác và đầy đủ. Biên bản không được ghi chép rồi chỉnh sửa mà phải được hình thành ngay khi sự việc, vụ việc đã hoặc đang diễn ra mới đảm bảo được tính chân thực. Không chỉ vậy, biên bản còn phải tuân thủ những hình thức nhất định về thể thức, kỹ thuật trình bày, nội dung và văn phong và phải có chữ ký của người lập biên bản và người liên quan để cùng chịu trách nhiệm.

6. Liên hệ viết mẫu một mẫu biên bản cuộc họp của công ty:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN CUỘC HỌP PHÒN/BAN ….. CÔNG TY ….

 Hà Nội, ngày … tháng … năm …

Thời gian: 9:00 – 10:00

Địa điểm: Phòng họp số 1

Thành phần tham dự: A, B, C, D, E

Nội dung chính:

– Báo cáo kết quả hoạt động của tháng 9

– Thảo luận kế hoạch và mục tiêu của tháng 10

– Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc

– Góp ý và đánh giá chất lượng công việc

Kết luận và nhiệm vụ:

– Công ty đã đạt được doanh số cao nhất trong năm, vượt mục tiêu đề ra. Các nhân viên được khen thưởng và động viên.

– Tháng 10 sẽ tiếp tục tập trung vào việc mở rộng thị trường, tăng cường quảng bá sản phẩm và chăm sóc khách hàng.

– Các vấn đề phát sinh như thiếu nguyên liệu, trễ hạn giao hàng, lỗi kỹ thuật sẽ được xử lý kịp thời và nghiêm túc.

– Các nhân viên cần nâng cao trách nhiệm, tinh thần đoàn kết và sáng tạo trong công việc.

Cuộc họp kết thúc lúc 10:00. Biên bản được lập bởi A và ký xác nhận bởi B.

Kí tên