Mẫu báo cáo tổng hợp tồn kho file Excel và hướng dẫn lập

1. Báo cáo tổng hợp tồn kho là gì?

Báo cáo tổng hợp tồn kho là bản báo cáo ghi lại toàn bộ số lượng hàng tồn kho của các tổ chức cơ quan, nơi kinh doanh và doanh nghiệp. Báo cáo tổng hợp tồn kho giúp nơi làm việc kiểm tra định kỳ số lượng hàng hóa, vật tư tồn kho theo định kỳ. Trong đó, chỉ rõ hiện trạng số lượng của sản phẩm còn tồn đọng ở đầu kỳ và cuối kỳ.

Báo cáo tổng hợp tồn kho được sử dụng tại nơi làm việc để doanh nghiệp kiểm soát tiến độ phát triển của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể dựa vào báo cáo tổng hợp tồn kho để nắm bắt tình hình phát triển của của doanh nghiệp mình. Vì vậy khi thực hiện báo cáo cần phải đảm bảo từng bộ phận liên quan đưa ra thông tin số lượng sản phẩm chính xác nhất.

2. Hướng dẫn lập báo cáo tổng hợp tồn kho bằng file Excel:

2.1. Nội dung của một bản báo cáo tồn kho đầy đủ:

Để lập được một bản báo cáo tồn kho cần có những ghi chép của nhân viên kế toán ghi lại thông tin sản phẩm vào và ra mỗi ngày. Đồng thời, việc lập áo cáo tồn kho cũng giúp kế toán viên có những tài liệu kế toán để đối chiếu, so sánh giữa kết quả được ghi lại và kết quả thực tế.

Một mẫu báo cáo tổng hợp tồn kho tiêu chuẩn thường phải đảm bảo các nội dung sau:

Tên địa chỉ, mã số thuế cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp làm báo cáo.

Thời gian thực hiện báo cáo.

Mã sản phẩm, tên sản phẩm thống kê lần lượt theo thứ tự hoặc phân chia theo từng loại, nhóm.

Đơn vị tính với sản phẩm có thể là chiếc, bộ, cái, chai, kg,…

Tồn đầu kỳ: Dóng theo từng loại sản phẩm nhập số lượng sản phẩm tương ứng. Sau đó được tính thành tiền ở cột.

Nhập, xuất trong kỳ: Số lượng, thành tiền của từng mỗi loại sản phẩm được liệt kê. Cách tính tương tự như tồn đầu kỳ.

Tồn cuối kỳ: Ghi thông tin số lượng sản phẩm như cách thực hiện tồn đầu kỳ. Tính tiền tương tự như tồn kho đầu kỳ.

Hàng dưới cùng là hàng tổng cộng.

Ngày tháng năm lập

Ký và ghi rõ họ tên của người lập phiếu, thủ kho, Kế toán trưởng, giám đốc.

Trên đây là một vài nội dung quan trọng mà một báo cáo tổng hợp tồn kho cần có. Để người đọc hiểu và có thể tự thực hiện được một báo cáo tổng hợp tồn kho thì dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dân các bạn cách lập một báo cáo tổng hợp tồn kho. bằng file Excel.

2.2 Hướng dẫn lập file Excel báo cáo tổng hợp tồn kho chi tiết:

Để xây dựng bảng tổng hợp tồn kho định kỳ, chúng ta cần phải có thông tin ghi lại các mặt hàng nhập và xuất mỗi ngày bằng Excel, kế toán doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Lập Sheet tổng hợp tồn kho

Các vật tư nhập vào và xuất ra trong thời gian định kỳ sẽ được tổng hợp ở sheet này. Mỗi vật tư mới đều ghi một mã ký hiệu. Để trống hàng công thức sheets này từ mục Mã vật tư cho đến thành tiền tồn đầu. Tại cột Mã Vật Tư , thực hiện tao tác tổ hợp ctrl + shift + Mũi tên đi xuống đặt tên hộp là: MVT

Quay trở lại với sheet nhập xuất, lúc này tạo list danh mục vật tư được chọn để dùng khi xuất hàng. Trong cột Mã Vật Tư thực hiện tháo tác tổ hợp phím ctrl + shift + Mũi tên đi xuống. Sử dụng các hàm vlookup để thực hiện tự động hiển thị tên: Vật tư, đơn vị tính. Sử dụng hàm này rất tiện lợi, những lần sau dùng tới chỉ cần chọn, mã vật tư khác sẽ tự động tìm kiếm.

Bước 2: Lập công thức cho các cột nhập trong kỳ và xuất trong kỳ

Ở cột số lượng hàng nhập và thành tiền hàng nhập thì không sử dụng công thức gì để tính toán nên phần này khi nhập liệu cần nhập thủ công. Công thứcc tính cột Đơn giá tương ứng =  Giá tiền/ Số lượng hàng nhập

Tương tự, cột số lượng hàng xuất thì cũng không sử dụng phương pháp gì để tính toán nên phần này khi nhập liệu phải nhập thủ công tay Công thức tính cột Giá tiền xuất = Số lượng hàng xuất x Đơn giá hàng xuất. Sử dụng hàm Vlookup ở Cột đơn giá xuất kho để tìm kiếm ở bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho

Để tránh tình trạng xảy ra lỗi âm kho khi hàng xuất sử dụng thì kế toán viên có thê lựa chọn làm thêm hai cột kiểm tra tồn kho và sử dụng hàm Vlookup để dò tìm bên bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho.

Bước 6: Tổng hợp nhập xuất tồn kho: Tạo sheet Bảng thống kê hàng Nhập Xuất. Tại cột Mã Vật Tư sử dụng tổ hợp phím ctrl + shift + Mũi tên đi xuống đặt tên hộp là: MNX. Sau đó, sử dụng hàm Sumif để tạo tổng hợp hàng hập xuất tồn kho để làm cơ sở báo cáo định kỳ.

3. Một số công thức dùng trong mẫu báo cáo tổng hợp tồn kho:

Để thực hiện lập một bảng báo cáo tồn kho bằng excel, kế toán viên cần phải nắm chăc được kỹ năng sử dụng các hàm trong Excel để thao tác dễ dàng hơn. Dưới đây là một số công thức excel thường dùng trong báo cáo tồn kho:

Sumif: Là hàm tính tổng được sử dụng kèm điều kiện mà bạn muốn đặt. Hàm này giúp bạn tính được tổng số lượng nhập xuất của 1 mã sản phẩm từ danh sách nhiều lần nhập/xuất khác nhau. Ví dụ:Trong một cột chứa các số, bạn chỉ muốn tính tổng những giá trị lớn hơn 7. Bạn có thể sử dụng công thức sau: =SUMIF(B2:B25,”>7″)

Vlookup: Hàm Vlookup được sử dụng khi bạn cần tìm nội dung trong một bảng hoặc dải ô theo hàng. Trong việc báo cáo tổng hợp, hàm này sẽ tự động tìm kiếm thông tin bạn cần theo mã hàng bạn nhập.  Ví dụ: tra cứu giá cho một đon hàng nhaoạ vào trong ngày hôm nay hoặc tìm tên sản phẩm dựa trên mã sản phẩm. Công thức hàm này thường sử dụng là:

=VLOOKUP(Thông tin bạn muốn tra tìm, địa chỉ bạn muốn tìm, số cột trong bảng chứa giá trị cần trả về, trả về kết quả gần chính xác hoặc Chính xác – được biểu thị là 1/TRUE hoặc 0/FALSE).

If: Sử dụng hàm If kết hợp vlookup để tạo công thức tìm thông tin hàng hóa cho tất cả các dòng trống của bên nhập xuất.

Ví dụ 2:  một doanh nghiệp muốn kiểm tra sản phẩm “táo” trong trạng thái tồn kho như thế nào thì người ta sẽ sử dụng kết hợp hai hàm này, công thức được minh hoạ trong hình.

Sum: Hàm Sum được sử dụng tính tổng số giá trị hàng tồn kho của bạn. Đây là hàm nhắt định phải sử dụng ở dòng tổng cộng của báo cáo Nhập xuất tồn.

4. Mẫu báo cáo tổng hợp tồn kho bằng file Excel:

Mẫu báo cáo tồn kho đầy đủ sẽ bao gồm các thông tin liên quan đến số lượng các loại sản phẩm tồn đọng. Các thông tin này biểu thị chi tiết về đơn vị, số lượng sản phẩm tồn kho đầu kỳ, số lượng sản phẩm nhập, xuất trong kỳ để sử dụng thực hiện lập báo cáo và lũy kế, số lượng tồn kho cuối kỳ. Báo cáo tồn kho thường do kế toán viên ở kho chịu trách nhiệm thực hiện báo cáo lên lãnh đạo của doanh nghiệp trong kỳ. Sau đây, chúng tôi xin cung cấp một vài mẫu báo cáo minh họa để các bạn nắm được một vài thông tin cơ bản:

Minh họa một mẫu báo cáo về tổng hợp tồn kho hàng hóa dự trữ của một doanh nghiệp.

Minh họa mẫu báo cáo tổng hợp tồn kho đơn giản

5. Lưu ý khi lập mẫu báo cáo tổng hợp tồn kho bằng file Excel:

Để mẫu báo báo tổng hợp tồn kho được chỉn chu thì khi làm báo cáo tồn kho, người chịu trách nhiệm lập cần phải  nẵm vững cách sử dụng chính xác và cần chú ý một số vấn đề sau:

Người chịu trách nhiệm lập mẫu báo cáo tồn kho cần phải nắm vững công thức tính toán chính xác. Để tiện lợi và tiết kiệm thời gian, người thực hiện báo cáo có thể sử dụng các phần mềm trợ giúp để có kết quả chính xác và nhanh nhất. Sau khi hoàn thành báo cáo thì cần thông báo và chữ ký xác nhận của các bên liên quan bao gồm: Người phụ trách bộ phận kế toán, người lập báo cáo và lãnh đạo đơn vị sẽ ký và ghi rõ họ tên. Đối với lãnh đạo đơn vị sẽ cần có con dấu xác nhận toàn bộ thông tin được trình bày trong báo cáo là chuẩn xác. 

– Thời gian lập báo cáo tổng hợp tồn kho cần chứa đầy đủ thông tin ngày, tháng, năm. Các thông tin về thời gian cần phải được trình bày trước khi có chữ ký xác nhận của các bộ phận liên quan.

– Báo cáo tỏng hợp tồn kho cần thể hiện chi tiết và rành mạch hiện trạng xuất, nhập sản phẩm. Như vậy mới giúp kế toán viên dễ dang tính toán được doanh thu bán hàng thực tế.

Bên cạnh đó, để đảm bảo an toàn thông tin dữ liệu khi thao tác lập bảng tổng hợp tồn kho bằng Excel, các đơn vị kinh doanh cũng chú trọng đầu tư trang bị các phần mềm bảo mật nhằm hạn chế các virus gây hại và các file quản lý cần nhập hàm đúng về các giá trị tham chiếu để hạn chế sai sót số liệu.

Sử dụng Excel để tổng hợp tồn kho sản phẩm mang lại nhiều lợi ích, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí.