Hiện nay, có nhiều cách đóng dấu khác nhau như đóng dấu treo, đóng dấu giáp lai, dấu thu nhỏ, dấu nổi, dấu xi ... với vai trò và vị trí pháp lý khác nhau. Đây đều là những con dấu được sử dụng phổ biến trong công tác văn thư. Vậy sự khác biệt giữa đóng dấu treo và dấu giáp lai là gì?
Mục lục bài viết
1. Sự khác nhau giữa đóng dấu treo và dấu giáp lai là gì?
Đóng dấu giáp lai là yêu cầu quan trọng trong quá trình quản lý văn bản, nhằm mục đích đảm bảo tính chính xác, tính chân thực của nội dung văn bản, tránh việc thay đổi nội dung văn bản hoặc cố tình làm sai lệch kết quả đã thể hiện trong các văn bản trước đó. Đồng thời, việc đóng dấu giáp lai cũng thể hiện sự bảo mật thông tin, điều hành nội bộ và tuân thủ đầy đủ quy định của pháp luật. Tuy nhiên bên cạnh dấu giáp lai, dấu treo cũng là hình thức đóng dấu phổ biến. Có thể phân biệt sự khác nhau giữa đóng dấu treo và đóng dấu giáp lai như sau:
| Phân biệt | Dấu treo | Dấu giáp lai |
| Khái niệm | Đóng dấu treo là sử dụng con dấu của doanh nghiệp, công ty đóng lên trang đầu tiên, quá trình đóng dấu treo được bao trùm lên một phần tên doanh nghiệp hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. | Đóng dấu giáp lai là hoạt động sử dụng con dấu của doanh nghiệp, công ty đóng lên mép phải của tờ giấy cho đến khi gặp tất cả các tờ vào với nhau sẽ tạo thành hình con dấu doanh nghiệp hoàn chỉnh. |
| Trường hợp | Việc đóng dấu treo được áp dụng trong các trường hợp như sau:
Nhìn chung, văn bản áp dụng chủ yếu bao gồm:
| Đóng dấu giáp lai là hình thức sử dụng con dấu đóng lên văn bản gồm 02 tờ trở lên. Vì vậy, khác với quá trình đóng dấu treo chỉ được áp dụng cho một số trường hợp nhất định thì việc đóng dấu giáp lai có phạm vi rộng hơn, đóng dấu giáp lai có thể áp dụng trong mọi trường hợp. Văn bản áp dụng của dấu giáp lai bao gồm: Những văn bản bao gồm 02 tờ trở lên đều có thể sử dụng dấu giáp lai. |
| Mục đích | Nhằm xác nhận văn bản này do doanh nghiệp ban hành. | Bao gồm một số mục đích như sau:
|
| Cách đóng dấu | Trong trường hợp đóng dấu trên văn bản chính, dấu treo cần phải được đóng lên trang đầu tiên và bao trùm lên một phần tên doanh nghiệp, công ty. Bên cạnh đó, trong trường hợp đóng dấu lên phụ lục văn bản thì dấu treo cần phải được đóng bao trùm lên một phần tên của mỗi phụ lục văn bản đó. | Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 33 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc đóng dấu giáp lai cần phải tuân thủ theo các quy định như sau: Việc đóng dấu giáp lai trên văn bản, giấy tờ sẽ do người đứng đầu cơ quan, người đứng đầu tổ chức quy định cụ thể. Đồng thời, dấu giáp lai cần phải được đóng vào khoảng giữa mép bên phải của văn bản hoặc của phụ lục văn bản, quá trình đóng dấu giáp lai cần phải bao trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu giáp lai được đóng tối đa không quá 05 tờ văn bản. |
| Văn bản thường dùng | Văn bản thường dùng bao gồm: Văn bản hành chính, văn bản nội bộ trong doanh nghiệp, hợp đồng giao kết giữa các bên, phụ lục hợp đồng, các loại hóa đơn, chứng từ kế toán, hoặc các bản sao văn bản khác do doanh nghiệp sao y. | Văn bản thường dùng đóng dấu giáp lai bao gồm: Tất cả các văn bản có số lượng từ 02 tờ trở lên. |
| Tính chất pháp lý | Những văn bản có thực hiện thủ tục đóng dấu treo được công nhận là văn bản do chính doanh nghiệp đó ban hành hoặc thừa nhận là một phần không thể thiếu của văn bản chính. Điều này tương tự như trường hợp công chứng, chứng thực đối với văn bản đó. |
Thủ tục đóng dấu giáp lai giúp xác định cắt to là một phần không thể thiếu của văn bản theo một thứ tự nhất định. Khi các doanh nghiệp giao kết hợp đồng bao gồm nhiều trang khác nhau, ngoài trước ký và đóng dấu của các bên tham gia hợp đồng thì trong phần cuối cùng của hợp đồng các bên còn phải đóng dấu giáp lai (trong trường hợp tất cả các bên tham gia hợp đồng đều là tổ chức có sử dụng con dấu). |
Như vậy, đóng dấu treo và đóng dấu giáp lai có một số điểm khác biệt nêu trên cần phải lưu ý.
Hy vọng thông qua nội dung trên, quý bạn đọc sẽ phân biệt được dấu treo và dấu giáp lai, biết cách sử dụng dấu treo và dấu giáp lai theo đúng quy định của pháp luật trong quá trình công tác chuyên môn tại doanh nghiệp, công ty.
2. Điểm giống nhau giữa đóng dấu treo và dấu giáp lai là gì?
Đóng dấu giáp lai và đóng dấu treo là thủ tục phổ biến tại các doanh nghiệp. Đóng dấu giáp lai thông thường được sử dụng tại các văn bản, giấy tờ, hợp đồng có số lượng từ haitrang trở lên (trong trường hợp văn bản in một mặt) và với số lượng từ 03 trang trở lên (trong trường hợp văn bản được in hai mặt). Việc đóng dấu giáp lai hướng tới mục tiêu nhằm đảm bảo tính chính xác, tính chân thật của từng tờ trong văn bản đó, tránh trường hợp thay đổi các nội dung trong giấy tờ, tài liệu trái quy định của pháp luật. Việc đóng dấu giáp lai góp phần đảm bảo sự thật khách quan của các loại giấy tờ, tài liệu, tránh việc thay thế nội dung, cố tình làm sai lệch kết quả thể hiện trong văn bản đó.
Bên cạnh đó, đóng dấu treo cũng là một trong những thủ tục được nhiều người quan tâm. Việc đóng dấu treo lên các loại giấy tờ, tài liệu không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó, thủ tục đóng dấu treo chỉ hướng tới mục tiêu nhằm khẳng định các loại giấy tờ, tài liệu được đóng dấu treo là một bộ phận không thể thiếu của văn bản chính, hoặc để nhằm mục đích xác định nội dung trong văn bản đó là chính xác, tránh việc giả mạo giấy tờ, thay đổi tài liệu trái quy định pháp luật. Dấu treo được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu và nguyện vọng của từng doanh nghiệp.
Mặc dù có nhiều điểm khác biệt, tuy nhiên đóng dấu treo và dấu giáp lai vẫn có một số điểm giống nhau như sau:
-
Dấu treo và dấu giáp lai đều sử dụng con dấu để đóng vào văn bản được ban hành;
-
Dấu treo và dấu giáp lai không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản;
-
Việc đóng dấu treo hay dấu giáp lai đầu tiên thuộc vào tính chất của từng văn bản khác nhau, quy định của pháp luật cũng như quy định nội bộ của các tổ chức, doanh nghiệp.
3. Ngoài dấu giáp lai và dấu treo, các loại dấu khác được đóng như thế nào?
Bên cạnh việc đóng dấu giáp lai bà dấu treo là hai loại, biến được sử dụng trong các văn bản hành chính, đóng dấu chữ ký cũng được nhiều người quan tâm. Dấu chữ ký và con dấu được đóng trực tiếp lên chữ ký của cá nhân có thẩm quyền ký ban hành văn bản, dấu chữ ký và con dấu được sử dụng để khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó. Cách đóng dấu chữ ký cũng được quy định cụ thể tại Điều 33 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP công tác văn thư, cụ thể như sau:
Đóng dấu sau khi đã có chữ ký của cá nhân có thẩm quyền, tuyệt đối không được đóng dấu chữ ký khi chưa có chữ ký của người có thẩm quyền;
Khi đóng dấu chữ ký, dấu cần phải được đóng bao trùm lên khoảng diện tích 1/3 chữ ký về phía bên tay trái;
Đóng dấu chữ ký cần phải đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, sử dụng đúng màu mực đỏ theo quy định của pháp luật.
THAM KHẢO THÊM:
