Các biểu mẫu dự thầu có bắt buộc ký tên, đóng dấu không?

1. Các biểu mẫu dự thầu có bắt buộc ký tên, đóng dấu không?

Căn cứ theo quy định tại Điều 30 của Nghị định 24/2024/NĐ-CP, có quy định về vấn đề kiểm tra và đánh dấu thành phần hồ sơ dự thầu. Theo đó:

(1) Kiểm tra tính hợp lệ của thành phần hồ sơ dự thầu:

• Kiểm tra các thành phần của thanh toán hồ sơ dự thầu, trong đó bao gồm: đơn dự thầu, các thỏa thuận liên danh của các bên, giấy ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của các nhà thầu, bảo đảm dự thầu của các nhà thầu, số lượng bản gốc và bản chụp của hồ sơ dự thầu;

• Kiểm tra sự thống nhất về nội dung giữa bản gốc và bản chụp hồ sơ dự thầu, để phục vụ cho quá trình đánh giá chi tiết thành phần hồ sơ dự thầu.

(2) Đánh giá tính hợp lý lệ của thành phần hồ sơ dự thầu:

• Thành phần hồ sơ dự thầu của các nhà thầu được đánh giá là hợp lệ khi đáp ứng được đầy đủ các điều kiện theo quy định tại khoản 3 Điều 24 của Nghị định 24/2024/NĐ-CP;

• Nhà thầu có thành phần hồ sơ dự thầu hợp lệ sẽ được xem xét, đánh giá về năng lực và đánh giá về kinh nghiệm.

(3) Đánh giá về năng lực và kinh nghiệm của các nhà thầu:

• Việc đánh giá về năng lực, đánh giá kinh nghiệm của các nhà thầu sẽ được thực hiện theo tiêu chuẩn đánh giá quy định cụ thể trong thành phần hồ sơ mời thầu;

• Giao thầu có năng lực, có kinh nghiệm đáp ứng đầy đủ yêu cầu sẽ được xem xét, đánh giá về kĩ thuật. 

Đối chiếu với quy định tại khoản 3 Điều 24 của Nghị định 24/2024/NĐ-CP, có quy định về vấn đề lập hồ sơ mời thầu. Theo đó, hồ sơ mời thầu bắt buộc phải quy định nội dung đánh giá tính hợp lý của thành phần hồ sơ dự thầu, cụ thể bao gồm các vấn đề cơ bản như sau:

• Có bản gốc hồ sơ dự thầu;

• Đơn dự thầu được người đại diện theo pháp luật của các nhà thầu ký tên, đóng dấu (nếu có) theo yêu cầu của các hồ sơ mời thầu; thời gian ký đơn dự thầu cần phải được thực hiện sau thời điểm phát hành thành phần hồ sơ mời thầu trên thực tế; không đề xuất các giá dự thầu khác nhau hoặc có kèm theo một số điều kiện bất lợi cho các chủ đầu tư. Riêng đối với nhà thầu liên danh, đơn dự thầu bắt buộc phải do người đại diện hợp pháp của từng thành viên liên danh ký kết và đóng dấu (nếu có), hoặc các thành viên được phân công sẽ thay mặt liên danh để ký vào đơn dự thầu theo phân công trách nhiệm ghi nhận trong thỏa thuận liên danh của các bên;

• Hiệu lực của hồ sơ dự thầu đáp ứng đầy đủ yêu cầu theo quy định trong hồ sơ mời thầu;

• Có bảo đảm dự thầu với giá trị hiệu lực, thời hạn hiệu lực, đơn vị thụ hưởng đáp ứng đầy đủ yêu cầu trong hồ sơ mời thầu. Trong trường hợp hồ sơ mời thầu quy định bảo đảm dự thầu cần phải được thực hiện theo hình thức nộp thư bảo lãnh hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm bảo lãnh thì thư bảo lãnh và giấy chứng nhận bảo hiểm bảo lãnh không được vi phạm một trong những trường hợp sau: Có giá trị thấp hơn yêu cầu hồ sơ mời thầu phải có thời gian hiệu lực ngắn hơn so với yêu cầu trong hồ sơ mời thầu, không đúng tên đơn vị thụ hưởng được quy định trong hồ sơ mời thầu, không có chữ ký hợp lệ, ký trước khi phát hành thành phần hồ sơ mời thầu, có kèm theo một số điều kiện bất lợi cho các chủ đầu tư và bất lợi cho bên mời thầu. Thư bảo lãnh hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm bảo lãnh bắt buộc phải được người đại diện hợp pháp của tổ chức tín dụng trong nước hoặc đại diện của chi nhánh ngân hàng nước ngoài được thành lập, hoạt động hợp pháp theo pháp luật Việt Nam, hoặc doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ trong nước, hoặc chi nhánh doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ nước ngoài được thành lập và hoạt động hợp pháp theo quy định của pháp luật Việt Nam ký tên, đóng dấu (nếu có). Và riêng đối với gói thầu bảo hiểm, thì nhà thầu tham dự gói thầu không được xuất trình các loại giấy chứng nhận bảo hiểm bảo lãnh do doanh nghiệp mình phát hành;

• Không có tên trong 02 (hai) hồ sơ hoặc nhiều hồ sơ dự thầu với tư cách là nhà thầu độc lập hoặc các thành viên trong liên danh;

• Có thỏa thuận liên danh, thỏa thuận đó được đại diện hợp pháp của từng thành viên liên danh ký kết và đóng dấu (nếu có); thỏa thuận liên danh cần phải nêu rõ nội dung công việc và ước tính giá trị tương ứng mà các thành viên trong liên danh sẽ phải thực hiện trên thực tế. Việc phân chia công việc trong liên danh cần phải dựa trên chỉ tiêu, hạng mục đều trong Bảng giá dự thầu hoặc theo công việc thuộc quá trình sản xuất hạng mục trong Bảng giá dự thầu, tuyệt đối không được phân chia các công việc không thuộc hạng mục này hoặc các công việc không thuộc quá trình sản xuất các hạng mục này;

• Nhà thầu bảo đảm tư cách hợp lệ căn cứ theo quy định tại Điều 5 của Luật Đấu thầu năm 2023;

• Trong khoảng thời gian 03 năm trước thời điểm đóng thầu, các nhà thầu không có nhân sự bị cơ quan có thẩm quyền đó là Toà án kết án về việc thực hiện hành vi vi phạm quy định trong lĩnh vực đấu thầu, gây ra hậu quả đặc biệt nghiêm trọng theo quy định của pháp luật hình sự nhằm mục đích cho nhà thầu đó trúng thầu.

Như vậy, các loại giấy tờ, tài liệu, biểu mẫu dự thầu trong hồ sơ dự thầu có thể được đóng dấu bao gồm: Đơn dự thầu, thỏa thuận liên danh. Tuy nhiên, pháp luật hiện nay không có quy định bắt buộc phải đóng dấu đối với các loại giấy tờ, biểu mẫu dự thầu, quan trọng là có chữ ký của các nhà thầu.

Tóm lại: Các biểu mẫu dự thầu trong thành phần hồ sơ dự thầu bắt buộc phải ký tên, tuy nhiên không bắt buộc phải đóng dấu.

2. Đơn dự thầu thuộc hồ sơ đề xuất về kỹ thuật trong hồ sơ mời thầu do phó giám đốc ký tên, đóng dấu có hợp lệ không?

Căn cứ theo quy định tại khoản 4 Điều 35 của Nghị định 24/2024/NĐ-CP, có quy định về vấn đề lập hồ sơ mời thầu. Theo đó, hồ sơ mời thầu bắt buộc phải quy định các nội dung đánh giá tính chất hợp lệ của thành phần hồ sơ đề xuất kĩ thuật và thành phần hồ sơ đề xuất tài chính của các nhà thầu; trong đó, nội dung đánh giá tính hợp lý của hồ sơ đề xuất về kĩ thuật bao gồm các nội dung sau:

• Bản gốc hồ sơ đề xuất kĩ thuật;

• Có đơn dự thầu thuộc thành phần hồ sơ đề xuất kĩ thuật, đơn dự thầu đó được người đại diện hợp pháp của các nhà thầu ký tên và đóng dấu (nếu có) theo yêu cầu của thành phần hồ sơ mời thầu; thời gian ký đơn dự thầu cần phải được thực hiện sau thời điểm phát hành thành phần hồ sơ mời thầu, không được kèm thêm một số điều kiện bất lợi cho các chủ đầu tư. Đối với các nhà thầu liên danh, đơn dự thầu bắt buộc phải do đại diện hợp pháp của từng thành viên liên danh ký tên và đóng dấu (nếu có) hoặc thành viên được phân công thay mặt liên danh ký tên vào đơn dự thầu theo phân công trách nhiệm được ghi nhận trong thỏa thuận liên danh giữa các bên;

• Hiệu lực của thành phần hồ sơ đề xuất kĩ thuật cần phải đáp ứng yêu cầu theo quy định trong hồ sơ mời thầu;

• Có bảo đảm dự thầu phù hợp với giá trị, thời hạn hiệu lực, đơn vị thụ hưởng ứng đầy đủ yêu cầu của thành phần hồ sơ mời thầu. Đối với trường hợp quy định bảo đảm dự thầu được thực hiện theo hình thức nộp thư bảo lãnh hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm bảo lãnh thì thư bảo lãnh và giấy chứng nhận đó cần phải không vi phạm một trong các trường hợp sau: Có giá trị thấp hơn so với yêu cầu của hồ sơ mời thầu, thời gian có hiệu lực ngắn hơn so với yêu cầu của hồ sơ mời thầu, không đúng tên đơn vị thụ hưởng, không có đầy đủ trước khi hợp lệ, được ký trước khi phát hành thành phần hồ sơ mời thầu phải có kèm theo một số điều kiện và yêu cầu bất lợi cho các chủ đầu tư và bên mời thầu. Thư bảo lãnh hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm bảo lãnh cần phải được đại diện hợp pháp của các tổ chức tín dụng trong nước, đại diện của chi nhánh ngân hàng nước ngoài thành lập và hoạt động hợp pháp theo quy định pháp luật Việt Nam, hoặc doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ trong nước, hoặc chi nhánh doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ nước ngoài thành lập và hoạt động hợp pháp theo quy định của pháp luật Việt Nam ký tên, đóng dấu (nếu có). Riêng đối với gói thầu bảo hiểm thì các nhà thầu tham dự sẽ không được xuất trình giấy chứng nhận bảo hiểm bảo lãnh do doanh nghiệp mình phát hành;

• Không có tên trong hai hồ sơ hoặc nhiều hồ sơ đề xuất về kĩ thuật với tư cách là các nhà thầu độc lập hoặc với tư cách là thành viên trong liên danh;

• Có thỏa thuận liên danh, thỏa thuận đó được đại diện hợp pháp của từng thành viên liên danh ký kết và đóng dấu, thỏa thuận liên danh cần phải nêu rõ công việc, ước tính giá trị tương ứng mà từng thành viên sẽ thực hiện. Đồng thời, nhà thầu cần phải đảm bảo đầy đủ tư cách hợp lệ căn cứ theo quy định tại Điều 5 Luật Đấu thầu năm 2023.

Như vậy, theo điều luật nêu trên thì đơn dự thầu hợp lệ trong hồ sơ mời thầu là đơn được đại diện hợp pháp của các nhà thầu ký tên, đóng dấu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu.

Trong trường hộp nhận được ủy quyền của người đại diện theo pháp luật (có giấy ủy quyền trước thời điểm đóng thầu), khi đơn dự thầu do phó giám đốc ký vẫn được xem là hợp pháp.

3. Đơn dự thầu thuộc hồ sơ đề xuất về tài chính trong hồ sơ mời thầu có cần phải ký tên, đóng dấu không?

Căn cứ theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều 61 của Nghị định 24/2024/NĐ-CP, có quy định về vấn đề lập hồ sơ mời thầu. Theo đó, thành phần hồ sơ đề xuất tài chính được đánh giá là hợp lệ khi đáp ứng được đầy đủ các điều kiện sau đây:

• Có bản gốc hồ sơ đề xuất tài chính;

• Có đơn dự thầu thuộc hồ sơ đề xuất tài chính, đơn dự thầu đó được đại diện hợp pháp của các nhà thầu ký tên, đóng dấu (nếu có) phù hợp với yêu cầu của hồ sơ mời thầu; thời gian ký đơn dự thầu cần phải được tiến hành sau thời điểm phát hành thành phần hồ sơ mời thầu, đồng thời không đưa ra các đơn giá dự thầu khác nhau hoặc có kèm theo một số điều kiện gây bất lợi cho các chủ đầu tư. Đối với các nhà thầu liên danh thì đơn dự thầu cần phải do đại diện hợp pháp của từng thành viên ký kết, đóng dấu (nếu có) hoặc các thành viên được phân công thay mặt liên danh ký vào đơn dự thầu phù hợp với phân công trách nhiệm ghi nhận trong thỏa thuận liên danh;

• Hiệu lực của thành phần hồ sơ đề xuất tài chính đáp ứng đầy đủ yêu cầu theo quy định trong hồ sơ mời thầu.

Như vậy, đơn dự thầu thuộc hồ sơ đề xuất tài chính trong thành phần hồ sơ mời thầu bắt buộc phải được đại diện hợp pháp của các nhà thầu ký tên và không bắt buộc phải đóng dấu.

THAM KHẢO THÊM:

• Quy định về thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu trong đấu thầu
• Xử lý tình huống khi giá dự thầu vượt giá gói thầu phê duyệt
• Mẫu đơn xin dự thầu và giảm giá dự thầu mới nhất