Văn bản chỉ có dấu treo có chứng thực được không?

1. Văn bản chỉ có dấu treo chứng thực được không?

Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp thì con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, mục đích của con dấu được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước. Con dấu có thể được đóng theo nhiều cách, chẳng hạn như đóng dấu giáp lai, đóng dấu treo, dấu nổi. Trong phạm vi bài viết này, sẽ trình bày đến nội dung liên quan dấu treo chứng thực của văn bản. Theo đó,  dấu treo là con dấu được đóng lên trang đầu hoặc đóng trùm lên 01 phần tên cơ quan, tổ chức, tên của phụ lục kèm theo. Trên thực tế, dấu treo sẽ được sử dụng chủ yếu trong 02 trường hợp như:

– Đối với trường hợp khi ban hành văn bản: Dấu treo thường được dùng để đóng dấu lên các phụ lục ban hành kèm theo văn bản chính hoặc các văn bản pháp luật;

– Còn trong trường hợp khi người ký văn bản không phải là người có thẩm quyền đóng dấu lên chữ ký của mình. Ví dụ như: SInh viên xin giấy xác nhận của Phòng Công tác sinh viên.

Với vài trò như trên thì việc đóng dấu treo để khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính cũng như xác nhận nội dung để ngăn ngừa việc giả mạo, đánh tráo tài liệu.

Giấy tờ chứng thực là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận tính chính xác, hợp pháp của các giấy tờ, văn bản, chữ ký của các nhân, thông tin cá nhân để bảo vệ quyền và lợi ích của các cá nhân, tổ chức có liên quan trong quan hệ dân sự, kinh tế, hành chính.

Đồng thời theo khoản 5 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản chính để chứng thực bản sao phải đảm bảo thuộc trong các trường hợp sau:

– Đối với những loại giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại (nói đơn giản là văn bản do cơ quan Nhà nước cấp) thì mới có thể được sử dụng để chứng thực bản sao;

– Bên cạnh đó là những giấy tờ, văn bản do cá nhận tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Theo quy định tại khoản 9 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì bản chính văn bản giấy cần đảm bảo phải hoàn chỉnh về nội dung và thể thức, nội dung được ghi nhận trong văn bản này được tạo ra có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. Hiện nay, trong một số trường hợp văn bản có chữ ký của người có thẩm quyền nhưng người đó không đại diện cho cơ quan, tổ chức ban hành văn bản nên không đóng dấu lên chữ ký mà chỉ đóng dấu treo. Theo đó, văn bản này vẫn là bản chính và được chứng thực bản sao từ bản chính.

Có thể xem xét đến ví dụ:

–  Việc đóng dấu treo của cơ quan cấp trên có thể được áp dụng đối với trường hợp cơ quan, đơn vị của người giao quyền không được sử dụng dấu riêng;

– Cá nhân khi có hành vi vi phạm bị xử phạt hành chính thì trong Quyết định xử phạt vi phạm hành chính, chiến sĩ công an có thẩm quyền xử phạt nhưng không có quyền đóng dấu trực tiếp thì dấu treo sẽ được sử dụng trong trường hợp này

Theo quy định trên, điều kiện tiên quyết để chứng thực bản sao là có bản chính văn bản nên việc văn bản chỉ có dấu treo mà không có dấu đóng trực tiếp trên chữ ký có được chứng thực hay không tùy thuộc vào việc văn bản đó có phải là bản chính không.

2. Cách thức đóng dấu treo đúng theo quy định:

Đóng dấu treo có ý nghĩa quan trọng trong việc ngăn ngừa gian lận, thay đổi thông tin trái ý chí của người thẩm quyền. Chính vì vậy, nguyên tắc đóng dấu treo cũng phải được đặc biệt quan tâm thì mới đảm bảo đúng quy định, cá nhân cần tuân thủ nguyên tắc đã được ghi nhận tại Khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về Công tác văn thư, cụ thể như sau:

– Con dấu phải rõ ràng, đóng ngay ngắn, đúng quy cách và dùng đúng loại mực đỏ theo quy định;

– Cá nhân khi đóng dấu phải lưu ý đảm bảo dấu phải che khoảng 1/3 chữ ký bên trái;

– Văn bản ban hành kèm theo bản chính hoặc phụ lục: Đóng dấu giáp lai ở trang đầu, che một phần tên cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức hoặc tiêu đề của của phụ lục;

– Việc đóng dấu treo được ghi nhận trên văn bản giấy phải được thực hiện do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định. Theo đó, nghĩa vụ quản lý và sử dụng dấu treo trong pháp nhân thuộc về văn thư của tổ chức, cơ quan đó, đặt ra trong việc bảo quan, thực hiện đóng dấu trong đúng quyền hạn của mình.

3. Hóa đơn có dấu treo thì có được chứng thực không?

Như đã biết, dấu treo là dấu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền được sử dụng để đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục đính kèm văn bản, hợp đồng (bản chính).

– Hóa đơn được biết đến là chứng từ do người bán lập, nội dung trong háo đơn sẽ ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật. Vấn đề đặt ra là khi lập hóa đơn và có đóng dấu treo thì có thể sử dụng hóa đơn này để sao y. Để lý giải được thắc mắc này thì cần căn cứ vào quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Theo đó,  Chứng thực bản sao từ bản chính được hiểu là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

– Còn về thuật ngữ “Bản chính” được biết đến là những loại giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Đồng thời, theo quy định tại Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC, sửa đổi bởi Khoản 1 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC thì có quy định về các loại và hình thức hóa đơn được quy định tại như sau:

+ Đầu tiên, phải kể đến trường hợp lập hóa đơn giá trị gia tăng (đươc thực hiện theo mẫu số 3.1 Phụ lục 3 và mẫu số 5.1 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này). Hóa đơn này  là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:

++ Ghi nhận các thông tin về hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa;

++ Trong những hoạt động vận tải quốc tế cũng sẽ phải lập hóa đơn này;

++ Khi tiến hành thực hiện việc xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;

++ Hoăc thực hiện việc xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài.

+ Thứ hai, Hóa đơn bán hàng

+ Thứ ba, một số các loại hóa đơn khác gồm: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…

+ Thứ tư, có thể kể đến các loại phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

– Theo nội dung ghi nhận tại Điều 22 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về các trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao trong các trường hợp sau: Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Với các quy định nêu trên thì hóa đơn không phải là loại giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc chứng nhận nên không thuộc trường hợp chứng thực. Nên nếu đem hóa đơn có dấu treo đi sao y sẽ không được chứng thực theo quy định.

Văn bản pháp luật được sử dụng:

Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ: Về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

THAM KHẢO THÊM:

• Cách đóng dấu treo hợp lệ trên hóa đơn giá trị gia tăng điện tử
• Phiếu thu tiền, phiếu chi tiền đóng dấu treo có hợp lệ không?