Tại sao hóa đơn điện tử không nhận được mã cấp từ cơ quan thuế? Đó là câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp thường gặp khi muốn triển khai sử dụng hóa đơn điện tử. Vậy, pháp luật hiện hành quy định như thế nào về vấn đề này? Hãy cùng Luật Dương Gia tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
Mục lục bài viết
1. Lý do hoá đơn điện tử không được cơ quan thuế cấp mã:
1.1. Điều kiện để được cấp mã HĐĐT:
Theo quy định tại Điều 17, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các điều kiện để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử bao gồm:
– Hóa đơn điện tử phải có đầy đủ thông tin theo quy định;
– Hóa đơn điện tử phải tuân thủ đúng định dạng quy định;
– Thông tin đăng ký trên hóa đơn điện tử phải chính xác;
– Không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Lưu ý: Hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế tự động thực hiện cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả cấp mã hóa đơn cho người gửi.
1.2. Tổng hợp một số lý do Hoá đơn điện tử không được cơ quan thuế cấp mã:
Dựa trên những điều kiện cấp mã của cơ quan thuế, dưới đây là 07 lỗi cơ bản thường gặp khi nhập dữ liệu vào phần mềm có thể làm HĐĐT không được cấp mã từ cơ quan thuế gồm có:
– Nhập sai số điện thoại:
+ Nếu không nhận được mã từ cơ quan thuế, cá nhân hoặc tổ chức cần kiểm tra lại số điện thoại đã đăng ký với cơ quan thuế để đảm bảo tính chính xác của thông tin (hiện nay, số điện thoại di động thường có 10 chữ số). Nếu phát hiện sai sót, họ cần nhập lại số điện thoại đúng và chính xác theo định dạng quy định.
– Nhập sai cấu trúc email người mua:
+ Một địa chỉ email thường bao gồm hai phần: [Tên email]@[Tên miền]. Ví dụ: [email protected]. Vì vậy, cần kiểm tra xem cấu trúc email của người mua đã được nhập đúng chưa. Nếu phát hiện sai sót, cần sửa ngay để đảm bảo quá trình cấp mã của cơ quan thuế không gặp trục trặc.
– Nhập sai định dạng số tài khoản ngân hàng của người nhận:
+ Mỗi ngân hàng sẽ có số lượng ký tự số tài khoản khác nhau. Tuy nhiên, số tài khoản ngân hàng nhập vào hệ thống của cơ quan thuế không được vượt quá 30 ký tự.
+ Không nhập tên của người mua. Trong một số trường hợp, người bán quên nhập thông tin về tên của người mua. Do đó, cơ quan thuế sẽ từ chối cấp mã cho Hóa đơn Điện tử.
– Sai định dạng mã số thuế:
+ Mã số thuế (MST) là một chuỗi gồm 10 hoặc 13 số được cơ quan có thẩm quyền cấp cho cá nhân hoặc tổ chức trước khi bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc khi phát sinh nghĩa vụ với ngân sách nhà nước.
+ Theo quy định tại khoản 1 Điều 5 của Thông tư 105/2020/TT-BTC, cấu trúc của mã số thuế được quy định như sau: N1N2N3N4N5N6N7N8N9N10 – N11N12N13
+ Trong đó:
-
Hai chữ số đầu N1N2 là số phần khoảng của mã số thuế.
-
Bảy chữ số N3N4N5N6N7N8N9 được quy định theo một cấu trúc xác định, tăng dần trong khoảng từ 0000001 đến 9999999.
-
Chữ số N10 là chữ số kiểm tra.
-
Ba chữ số N11N12N13 là các số thứ tự từ 001 đến 999.
-
Dấu gạch ngang (-) là ký tự để phân tách nhóm 10 chữ số đầu và nhóm 3 chữ số cuối.
– Ngày xuất hóa đơn không đúng:
+ Ngày xuất hóa đơn đầu tiên phải sau ngày được chấp thuận tờ khai sử dụng hóa đơn. Ví dụ: Ngày được chấp thuận tờ khai sử dụng hóa đơn là ngày 14/7/2024 thì ngày xuất hóa đơn đầu tiên sớm nhất phải là 15/7/2024.
– Nhập thiếu thuế suất:
+ Cá nhân, tổ chức xem lại mục nhập thuế suất để kiểm tra đã nhập đúng và đủ thuế suất các hàng hóa hay chưa.
2. Hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì có hợp lệ không?
Căn cứ khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ định nghĩa về hoá đơn điện tử như sau:
– Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được tạo ra dưới dạng dữ liệu điện tử, có thể có hoặc không có mã của cơ quan thuế, do các tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng các phương tiện điện tử để ghi lại thông tin về giao dịch mua bán theo quy định của pháp luật về kế toán và pháp luật về thuế. Hóa đơn điện tử có thể bao gồm trường hợp được tạo ra từ máy tính tiền có kết nối trực tiếp với cơ quan thuế.
+ Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn được cấp mã bởi cơ quan thuế trước khi tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm một số giao dịch duy nhất được tạo ra bởi hệ thống của cơ quan thuế và một chuỗi ký tự được mã hóa bởi cơ quan thuế dựa trên thông tin từ người bán ghi trên hóa đơn.
+ Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn điện tử được tổ chức bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ gửi cho người mua mà không có mã của cơ quan thuế.
…
Tại khoản 1 Điều 18 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Sau khi nhận được thông báo chấp nhận từ cơ quan thuế, doanh nghiệp và tổ chức kinh tế có thể sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế để bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
…
Theo đó, hóa đơn điện tử là tài liệu của cơ quan thuế, được tạo thành dưới dạng dữ liệu điện tử bởi tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, sử dụng các phương tiện điện tử để ghi lại thông tin về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế. Có hai loại hóa đơn trong đó:
(1) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn điện tử mà cơ quan thuế đã cấp mã trước khi tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
(2) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn điện tử mà tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua mà không có mã của cơ quan thuế.
Như vậy, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế được coi là hợp lệ khi đáp ứng các điều kiện quy định tại Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và đã được cơ quan thuế chấp nhận.
3. Hóa đơn điện tử được lập, quản lý, sử dụng theo nguyên tắc nào?
Theo quy định tại Điều 90 của Luật Quản lý thuế 2019, việc lập, quản lý, và sử dụng hóa đơn điện tử được xác định như sau:
– Hóa đơn điện tử phải ghi đầy đủ thông tin theo quy định của pháp luật về thuế và kế toán, không phân biệt giá trị của từng giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
– Trong quá trình bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán bắt buộc phải tạo hóa đơn điện tử và cung cấp cho người mua theo đúng định dạng dữ liệu chuẩn.
– Đối với trường hợp người bán sử dụng máy tính tiền, họ phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, có thể được tạo ra từ máy tính tiền kết nối trực tiếp với cơ quan thuế.
– Quy trình cấp mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử dựa vào thông tin được cung cấp bởi các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, và cá nhân kinh doanh trên hóa đơn.
– Việc đăng ký, quản lý, và sử dụng hóa đơn điện tử trong quá trình giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải tuân thủ đúng quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán, và thuế.
– Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, và cá nhân kinh doanh phải chịu trách nhiệm đảm bảo tính chính xác của thông tin trên hóa đơn.
Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:
– Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ;
– Thông tư 105/2020/TT-BTC hướng dẫn về đăng ký thuế do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành;
– Luật Quản lý thuế năm 2019.
THAM KHẢO THÊM:
