Hóa đơn điện tử có được phép xuất gộp không?

1. Hóa đơn điện tử có được phép xuất gộp không?

Trước hết, căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 4 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có quy định cụ thể về nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử, chứng từ. Theo đó, trong quá trình buôn bán hàng hóa/cung ứng dịch vụ, người bán bắt buộc phải thực hiện nghĩa vụ lập hóa đơn để đưa cho người mua (trong đó bao gồm cả trường hợp hàng hóa và dịch vụ được sử dụng để khuyến mại, được sử dụng để quảng cáo, hàng hóa và dịch vụ là hàng mẫu, hàng hóa và dịch vụ dùng để cho, để biếu, để tập, để trao đổi, nhằm mục đích trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ, ngoại trừ trường hợp các loại hàng hóa luân chuyển nội bộ với mục đích tiếp tục sử dụng cho quá trình sản xuất kinh doanh, bao gồm cả trường hợp xuất hàng hóa dưới hình thức cho vay, dưới hình thức cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa), và đồng thời bắt buộc phải ghi đầy đủ các nội dung căn cứ theo quy định tại Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì bắt buộc phải được thực hiện theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế căn cứ theo quy định tại Điều 12 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Đồng thời, căn cứ theo quy định tại Điều 9 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có quy định cụ thể về thời điểm lập hóa đơn. Theo đó:

– Thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động bán hàng hóa, trong đó bao gồm cả trường hợp bán tài sản nhà nước, bán tài sản tịch thu, tài sản sung công quỹ Nhà nước,  bán các loại hàng dự trữ quốc gia … theo quy định của pháp luật hiện nay được xác định là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc chuyển giao quyền sử dụng các loại hàng hóa đó cho người mua, không cần phân biệt bên bán đã thu được tiền hay bên bán chưa thu được tiền từ người mua;

– Thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật hiện nay được xác định là thời điểm hoàn thành quá trình cung cấp dịch vụ cho bên sử dụng dịch vụ, không phân biệt bên cung cấp dịch vụ đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trong trường hợp người cung ứng dịch vụ có thu tiền trước hoặc thu tiền trong khi cung ứng dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn sẽ được xác định là thời điểm mà người cung ứng dịch vụ thu tiền (trong đó không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc thu tiền tạm ứng với mục đích đảm bảo cho quá trình thực hiện hợp đồng cung ứng dịch vụ: Kế toán, dịch vụ kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế, thẩm định giá, thiết kế kỹ thuật, lập dự án đầu tư xây dựng, khảo sát, tư vấn giám sát);

– Trong trường hợp giao hàng thành nhiều lần hoặc bàn giao theo từng hạng mục, bàn giao theo từng công đoạn nhất định của dịch vụ, thì mỗi lần giao hàng hoặc mỗi lần bàn giao đều phải tiến hành nghĩa vụ lập hóa đơn cho khối lượng và giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Theo đó thì có thể nói, theo điều luật phân tích nêu trên, thì bên bán trong quá trình buôn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ bắt buộc phải thực hiện nghĩa vụ lập hóa đơn để giao cho bên mua. Thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động buôn bán hàng hóa được xác định là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc chuyển giao quyền sử dụng của hàng hóa đó cho người mua, không phân biệt người bán đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trong trường hợp giao hàng thành nhiều lần hoặc bàn giao theo từng hạng mục, từng công đoạn nhất định của dịch vụ, thì mỗi lần bàn giao hoặc mỗi lần giao hàng đều phải lập hóa đơn cho khối lượng hàng hóa, giá trị hàng hóa và dịch vụ đã được bàn giao tương ứng.

Vì vậy, người bán hàng hóa sẽ không được phép xuất gộp hóa đơn đưa cho khách hàng. Người bán cần phải có trách nhiệm lập và xuất hóa đơn bán hàng cho khách hàng sau mỗi lần giao dịch với khách hàng hoặc xuất hóa đơn riêng lẻ sau mỗi lần chuyển giao hàng hóa.

2. Quá trình lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được quy định thế nào?

Căn cứ theo quy định tại Điều 17 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có quy định cụ thể về vấn đề lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Theo đó, hoạt động lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được quy định như sau:

– Các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế, các tổ chức khác, các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc một trong những đối tượng quy định tại Điều 14 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nếu truy cập vào Cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đó là Tổng cục thuế để lập hóa đơn điện tử thì sử dụng tài khoản đã được cấp khi đăng ký để thực hiện các hoạt động sau:

+ Thực hiện hoạt động lập hóa đơn buôn bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ;

+ Thực hiện hoạt động ký số trên các hóa đơn điện tử đã lập và gửi hóa đơn đó để cơ quan thuế cấp mã.

– Các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế, các tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì cần phải truy cập vào Trang thông tin điện tử của các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc có thể sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của các đơn vị đó để thực hiện các hoạt động sau:

+ Thực hiện hoạt động lập hóa đơn buôn bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ;

+ Thực hiện hoạt động ký số trên các hóa đơn điện tử đã lập, sau đó gửi hóa đơn điện tử đó cho tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để các cơ quan thuế có thể cấp mã.

Theo đó, quá trình lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sẽ được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 17 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, theo như phân tích nêu trên.

3. Quá trình lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế được quy định thế nào?

Căn cứ theo quy định tại Điều 18 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có quy định cụ thể về vấn đề lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. Theo đó:

– Các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế được sử dụng các loại hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế trong quá trình buôn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sau khi nhận được thông báo đồng ý của cơ quan thuế;

– Các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế sử dụng phần mềm để có thể lập hóa đơn điện tử trong quá trình mua bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ, thực hiện hoạt động ký số trên hóa đơn điện tử và gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo sự thỏa thuận giữa người mua và người bán, tuy nhiên cần phải đảm bảo sự phù hợp với quy định của pháp luật về các giao dịch điện tử.

Theo đó, quá trình lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế cần phải tuân thủ đầy đủ theo quy định nêu trên. Khi đó, các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế sẽ được quyền sử dụng các loại hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế trong quá trình buôn bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ sau khi nhận được văn bản đồng ý của cơ quan thuế. Đồng thời, trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp và tổ chức kinh tế hoàn toàn có thể sử dụng phần mềm để lập hóa đơn điện tử trong quá trình mua bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ cho khách hàng, doanh nghiệp sẽ ký số trên hóa đơn điện tử đó, sau đó gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo sự thỏa thuận giữa bên bán và bên mua, tuy nhiên trong quá trình sử dụng các loại hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế cần phải đảm bảo sự phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử nói chung.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

– Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ;

– Nghị định 41/2022/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ và Nghị định 15/2022/NĐ-CP quy định miễn, giảm thuế.

THAM KHẢO THÊM:

• Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo thông tư 78
• Mẫu công văn hủy/rút lại thông báo phát hành hóa đơn điện tử
• Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử mới