Ngành tài chính ngân hàng là một trong những chuyên ngành đào tạo quan trọng, liên quan trực tiếp đến quá trình luân chuyển và giao dịch tiền tệ. Tài liệu và hồ sơ, giấy tờ trong ngành ngân hàng cũng cần phải được bảo quản chặt chẽ. Vậy pháp luật hiện nay quy định như thế nào về thời hạn bảo quản đối với hồ sơ, tài liệu ngành ngân hàng?
Mục lục bài viết
1. Thời hạn bảo quản đối với hồ sơ, tài liệu ngành ngân hàng:
Nhìn chung thì có thể nói, việc lưu trữ hồ sơ và quản lý tài liệu đối với ngành ngân hàng là một trong những hoạt động vô cùng quan trọng, trong ngành ngân hàng, khi tiến hành hoạt động và các giao dịch dân sự thì cần phải có chứng từ xác minh. Tất cả các loại chứng từ và giao dịch liên quan đến ngành ngân hàng đều cần phải được bảo quản chặt chẽ. Trong thời gian lưu trữ các loại tài liệu, hồ sơ ngành ngân hàng, cần phải dựa trên các vấn đề cơ bản sau:
– Đánh giá, phân tích một cách toàn diện về tính đúng đắn, mức độ giá trị của các loại giấy tờ và tài liệu, trong đó bao gồm giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử của các loại giấy tờ đó đối với ngân hàng, đối với ngành nghề và đối với quốc gia;
– Thời gian bảo quản đối với từng loại hồ sơ giấy tờ, tài liệu cũng cần phải được xác định dựa trên Giá trị của loại tài liệu đó. Theo đó, giá trị của tài liệu càng cao thì thời gian bảo quản và lưu trữ càng nhiều.
Nhìn chung, thời gian bảo quản hồ sơ và tài liệu được phân chia thành hai mức độ, trong đó có bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn. Cụ thể bao gồm:
– Bảo quản vĩnh viễn. Những tài liệu và giấy tờ này sẽ được bảo quản cho đến khi tài liệu đó tự tiêu hủy, không thể phục hồi. Đây là các loại giấy tờ và tài liệu có giá trị sử dụng cao nhất về mặt lịch sử và kinh tế hoặc những loại tài liệu giấy tờ phục vụ cho quá trình nghiên cứu báo cáo của các đơn vị và cơ quan nhà nước;
– Bảo quản có thời hạn. Thông thường bảo quản có thời hạn chia thành nhiều loại, có 05 năm, 10 năm hoặc 20 năm phù hợp với từng loại tài liệu và giấy tờ khác nhau.
Hồ sơ và tài liệu ngành ngân hàng cũng có thời gian bảo quản nhất định. Căn cứ theo “Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của ngân hàng nhà nước Việt Nam” ban hành kèm theo Thông tư 22/2021/TT-NHNN của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam về việc quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.
Cụ thể như sau:
| Số thứ tự | Tên nhóm hồ sơ, tài liệu | Thời hạn bảo quản |
| 1. | Tập văn bản gửi chung đến Ngân hàng Nhà nước: |
|
|
| – Chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước (hồ sơ nguyên tắc). | Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành |
|
| – Gửi để biết (trong đó bao gồm đổi tên cơ quan, đổi trụ sở, đổi dấu, thông báo chữ ký …). | 5 năm |
| 2. | Hồ sơ, tài liệu xây dựng chiến lược, tài liệu đề án, tài liệu quy hoạch, tài liệu kế hoạch phát triển ngành Ngân hàng. | Vĩnh viễn |
| 3. | Hồ sơ xây dựng, tài liệu ban hành quy chế/ban hành chế độ/ban hành quy định/ban hành hướng dẫn những vấn đề chung của Ngân hàng Nhà nước và ngành Ngân hàng. | Vĩnh viễn |
| 4. | Hồ sơ tổ chức thực hiện quy chế/thực hiện chế độ/thực hiện quy định/thực hiện hướng dẫn những vấn đề chung của Ngân hàng Nhà nước và ngành Ngân hàng. | Vĩnh viễn |
| 5. | Hồ sơ, tài liệu về hoạt động của những lãnh đạo Ngân hàng Nhà nước. |
Vĩnh viễn |
| 6. | Sổ ghi biên bản các cuộc họp giao ban ban Lãnh đạo Ngân hàng Nhà nước, ghi biên bản các cuộc họp ban lãnh đạo Ngân hàng Nhà nước, sổ tay công tác của Lãnh đạo Ngân hàng Nhà nước. | Vĩnh viễn |
| 7. | Hồ sơ kỷ niệm các ngày lễ lớn, kỷ niệm các sự kiện quan trọng do Ngân hàng Nhà nước chủ trì tổ chức. | Vĩnh viễn |
| 8. | Hồ sơ cung cấp thông tin, cung cấp giải trình ý kiến của Đại biểu Quốc hội và xử lý kiến nghị của cử tri. | 20 năm |
| 9. | Hồ sơ hội nghị tổng kết, hồ sơ hội nghị sơ kết công tác của Ngân hàng Nhà nước và ngành Ngân hàng: |
|
|
| – Tổng kết năm, tổng kết nhiều năm. | Vĩnh viễn |
|
| – Sơ kết, 6 tháng. | 5 năm |
| 10. | Thông báo ý kiến, kết luận cuộc họp của Lãnh đạo: |
|
|
| – Của Lãnh đạo Ngân hàng Nhà nước. | Vĩnh viễn |
|
| – Của Lãnh đạo đơn vị. | 15 năm |
| 11. | Hồ sơ, tài liệu phục vụ các cuộc họp của Lãnh đạo Ngân hàng Nhà nước. | 10 năm |
| 12. | Kế hoạch, báo cáo công tác hàng năm: |
|
|
| – Của cơ quan cấp trên; | 10 năm |
|
| – Của Ngân hàng Nhà nước; | Vĩnh viễn |
|
| – Của đơn vị. | 10 năm |
| 13. | Kế hoạch, báo cáo công tác quý, 6 tháng, 9 tháng: |
|
|
| – Của cơ quan cấp trên; | 5 năm |
|
| – Của Ngân hàng Nhà nước; | 20 năm |
|
| – Của đơn vị. | 5 năm |
| 14. | Kế hoạch, báo cáo tháng, tuần: |
|
|
| – Của cơ quan cấp trên; | 5 năm |
|
| – Của Ngân hàng Nhà nước; | 10 năm |
|
| – Của đơn vị. | 5 năm |
| 15. | Kế hoạch, báo cáo công tác đột xuất. | 10 năm |
| 16. | Công văn trao đổi về những vấn đề chung. | 10 năm |
2. Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành ngân hàng:
Căn cứ theo quy định tại Điều 5 của Thông tư 22/2021/TT-NHNN của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam về việc quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, có quy định cụ thể về vấn đề xác định thời gian bảo quản hồ sơ, tài liệu. Cụ thể như sau:
– Mức xác định thời hạn bảo quản cho mỗi loại hồ sơ, tài liệu sẽ không được phép thấp hơn quy định tại Thông tư 22/2021/TT-NHNN của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam về việc quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan;
– Trong trường hợp phát sinh những loại hồ sơ, phát sinh tài liệu mới chưa có trong “Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu” ban hành kèm theo Thông tư 22/2021/TT-NHNN của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam về việc quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, thì các đơn vị cần phải căn cứ vào mức thời gian bảo quản của các nhóm hồ sơ phải nhóm tài liệu tương ứng để có thể xác định cụ thể;
– Trong quá trình lựa chọn tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, cần phải xem xét mức độ đầy đủ của khối lượng tài liệu, đồng thời cần phải đặc biệt lưu ý đến những giai đoạn và thời điểm lịch sử của các loại tài liệu đó để có thể nâng mức thời hạn bảo quản hồ sơ, đồng thời hạn bảo quản tài liệu lên cao hơn so với mức quy định sao cho phù hợp với quá trình bảo quản tài liệu đó trên thực tế.
3. Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu theo Thông tư 22/2021/TT-NHNN:
Căn cứ theo quy định tại Điều 4 của Thông tư 22/2021/TT-NHNN của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam về việc quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, có quy định cụ thể về Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu. Theo đó, bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của ngân hàng nhà nước được ban hành kèm theo Thông tư 22/2021. Các loại hồ sơ và tài liệu trong bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu sẽ được phân loại theo từng nhóm lĩnh vực hoạt động, phân loại theo từng vấn đề tương ứng. Cụ thể bao gồm:
Nhóm 1: Đây là nhóm hồ sơ, tài liệu vấn đề tổng hợp.
Nhóm 2: Đây là nhóm hồ sơ, tài liệu về vấn đề tổ chức, cán bộ, đào tạo.
Nhóm 3: Đây là nhóm hồ sơ, tài liệu về vấn đề chính sách tiền tệ.
Nhóm 4: Đây là nhóm hồ sơ, tài liệu về vấn đề quản lý hoạt động ngoại hối.
Nhóm 5: Đây là nhóm hồ sơ, tài liệu về vấn đề quản lý công tác thanh toán.
Nhóm 6: Đây là nhóm hồ sơ, tài liệu về vấn đề quản lý hoạt động tín dụng.
Nhóm 7: Đây là nhóm hồ sơ, tài liệu về vấn đề công tác dự báo, thống kê.
Nhóm 8: Đây là nhóm hồ sơ, tài liệu về vấn đề ổn định tiền tệ, tài chính.
Nhóm 9: Đây là nhóm hồ sơ, tài liệu về nghiệp vụ thị trường tiền tệ, dự trữ ngoại hối, dự trữ bắt buộc, quan hệ đại lý với đối tác nước ngoài.
Nhóm 10: Đây là nhóm hây là nhóm hồ sơ, tài liệu về nghiệp vụ phát hành và kho quỹ.
Nhóm 11: Đây là nhóm hồ sơ, tài liệu về vấn đề thanh tra, giám sát, giải quyết khiếu nại tố cáo, phòng, chống tham nhũng.
Nhóm 12: Đây là nhóm hồ sơ, tài liệu về vấn đề hoạt động phòng, chống rửa tiền, tài trợ khủng bố.
Nhóm 13: Đây là nhóm hồ sơ, tài liệu về vấn đề tài chính, kế toán.
Nhóm 14: Đây là nhóm hồ sơ, tài liệu về vấn đề đầu tư xây dựng.
Nhóm 15: Đây là nhóm hồ sơ, tài liệu về vấn đề kiểm toán, kiểm soát nội bộ.
Nhóm 16: Đây là nhóm hồ sơ, tài liệu về vấn đề công tác pháp chế.
Nhóm 17: Đây là nhóm hồ sơ, tài liệu về vấn đề hợp tác quốc tế.
Nhóm 18: Đây là nhóm hồ sơ, tài liệu về vấn đề công tác thi đua, khen thưởng.
Nhóm 19: Đây là nhóm hồ sơ, tài liệu về vấn đề công tác truyền thông, báo chí.
Nhóm 20: Đây là nhóm hồ sơ, tài liệu về vấn đề công tác hành chính, văn thư, lưu trữ.
Nhóm 21: Đây là nhóm hồ sơ, tài liệu về vấn đề công tác quản trị công sở.
Nhóm 22: Đây là nhóm hồ sơ, tài liệu về vấn đề hoạt động thông tin tín dụng.
Nhóm 23: Đây là nhóm hồ sơ, tài liệu về vấn đề quản lý doanh nghiệp có vốn nhà nước do Ngân hàng Nhà nước đại diện chủ sở hữu.
Nhóm 24: Đây là nhóm hồ sơ, tài liệu về vấn đề nghiên cứu khoa học.
Nhóm 25: Đây là nhóm hồ sơ, tài liệu về vấn đề công nghệ thông tin.
Nhóm 26: Đây là nhóm hồ sơ, tài liệu về vấn đề lĩnh vực giáo dục.
Nhóm 27: Đây là nhóm hồ sơ, tài liệu của Ban cán sự Đảng, của tổ chức Đảng, Công đoàn và Đoàn Thanh niên.
Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:
– Thông tư 22/2021/TT-NHNN của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam về việc quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.
THAM KHẢO THÊM:
