Có cần công chứng ủy quyền nộp hồ sơ lập doanh nghiệp

1. Có cần công chứng ủy quyền nộp hồ sơ lập doanh nghiệp?

Thành lập doanh nghiệp hay còn gọi là đăng ký doanh nghiệp là quá trình người thành lập doanh nghiệp tiến hành đăng ký các thông tin liên quan đến doanh nghiệp dự kiến thành lập mới, hoặc trong quá trình hoạt động có những thay đổi liên quan hoặc trong quá trình hoạt động doanh nghiệp đăng ký những thay đổi trong thông tin về đăng ký doanh nghiệp với cơ quan đăng ký kinh doanh và được lưu giữ tại cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Việc đăng ký doanh nghiệp bao gồm việc đăng ký thành lập doanh nghiệp, đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh và các nghĩa vụ đăng ký thông báo khác theo quy định của Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Theo quy định của pháp luật hiện hành thì người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp có thể ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác để thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, được thể hiện cụ thể như sau:

 – Đối với trường hợp ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì phải gửi kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp. Bên cạnh đó, cần có bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân được ủy quyền. Hiện nay, văn bản ủy quyền không công chứng chứng thực vẫn được chấp nhận;

– Xét đến trường hợp ủy quyền cho tổ chức để thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì cần gửi kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ với tổ chức làm dịch vụ thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp; Bên cạnh đó, cũng cần chuẩn bị giấy giới thiệu của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp; giấy tờ pháp lý của cá nhân người được giới thiệu (giấy tờ này chỉ cần chuẩn bị bản sao);

– Đối với việc ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì khi tiến hành thủ tục đăng ký doanh nghiệp nhân viên bưu chính có trách nhiệm nộp bản sao phiếu gửi hồ sơ theo mẫu do doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích phát hành. Bản giao phiếu gửi hồ sơ phải có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu chính và người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp;

 – Trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính không phải là bưu chính công ích thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì ủy quyền sẽ được thực hiện tương tự như trường hợp ủy quyền cho tổ chức.

Như vậy, việc ủy quyền nộp hồ sơ lập doanh nghiệp hoàn toàn có thể được diễn ra trên thực tế. Người đại diện của doanh nghiệp có thể ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức tiến hành thủ tục này. Việc ủy quyền nộp hồ sơ làm doanh nghiệp không bắt buộc phải tiến hành công chứng hoặc chứng thực tại cơ quan có thẩm quyền.

2. Quy định về việc ủy quyền thực hiện đăng ký doanh nghiệp qua mạng: 

Hiện nay, việc đăng ký doanh nghiệp không nhất thiết phải thực hiện trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền mà có thể tiến hành thông qua mạng. Căn cứ theo khoản 3 Điều 43 Nghị định 01/2021/NĐ-CP thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử sẽ được chấp thuận nếu có đầy đủ các yếu tố sau:

– Đảm bảo được đầy đủ các giấy tờ và nội dung các giấy tờ được ghi nhận theo đúng quy định như hồ sơ bằng bản giấy và được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử. Tuân thủ quy tắc trong việc tên văn bản điện tử phải đặt tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ bằng bản giấy. Cá nhân có thẩm quyền sau khi ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp, thành viên, cổ đông, sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài hoặc cá nhân khác sẽ tiến hành ký tên trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp để có thể sử dụng chữ ký số ký trực tiếp lên văn bản điện tử hoặc ký trực tiếp trên văn bản giấy và quét scan văn bản giấy theo định dạng đã được quy định tại khoản 2 của điều này;

– Cần đảm bảo rằng các thông tin đăng ký doanh nghiệp tiến hành kê khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp phải đảm bảo đầy đủ và những nội dung cung cấp chính xác từ ghi nhận trong hồ sơ bằng bản giấy; Thông tin này phải bao gồm số điện thoại, thư điện tử của người nộp hồ sơ;

– Khi tiến hành đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử thì hồ sơ phải được xác thực bằng chữ ký số hoặc bằng tài khoản đăng ký kinh doanh của người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp hoặc người được người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Với trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có các giấy tờ tài liệu đã được ghi nhận tại Điều 12 của Nghị định này.

– Đồng thời cũng trong Nghị định 01/2021/NĐ-CP thì trình tự thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử sẽ sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh như sau: Cá nhân nộp hồ sơ sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để tiến hành kê khai thông tin, tải văn bản điện tử và ký xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử. Cũng trong tài khoản đăng ký kinh doanh này sẽ tiến hành thủ tục thanh toán phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đối với trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh văn bản về quyền thì phải có thông tin liên hệ của người ủy quyền để xác thực lực nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.

3. Quyền thành lập doanh nghiệp và nghĩa vụ đăng ký doanh nghiệp:

Theo quy định hiện hành thì thành lập doanh nghiệp là quyền của cá nhân, tổ chức và được nhà nước bảo hộ nếu bị cá nhân hay tổ chức khác có hành vi xâm phạm. Nên bất kỳ cá nhân tổ chức nào cũng không được phép ngăn cản quyền thành lập doanh nghiệp của các cá nhân tổ chức.Khi tiến hành thành lập doanh nghiệp thì người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp có nghĩa vụ thực hiện đầy đủ và kịp thời việc đăng ký công khai thông tin về thành lập và hoạt động của doanh nghiệp theo đúng quy định của Nghị định 01/2021/NĐ-CP cùng với đó phải tuân thủ các quy định của văn bản quy phạm pháp luật liên quan; 

Pháp luật nghiêm cấm tuyệt đối hành vi gây phiền hà đối với tổ chức, cá nhân khi cơ quan đăng ký kinh doanh và các cơ quan khác tiếp nhận hồ sơ và giải quyết thủ tục đăng ký doanh nghiệp;

 – Liên quan đến việc đăng ký doanh nghiệp thì các Bộ, cơ quan ngang bộ, Hội đồng nhân dân ở Ủy ban nhân dân các cấp sẽ không được ban hành các quy định văn bản riêng cho ngành hoặc địa phương của mình. Xuất hiện hành vi làm trái với quy định nêu trên thì những quy định về đăng ký doanh nghiệp do các Bộ, cơ quan ngang bộ, Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân các cấp ban hành thì sẽ không có hiệu lực áp dụng trên thực tế.

Như vậy, quyền thành lập doanh nghiệp của cá nhân tổ chức được pháp luật tôn trọng và bảo vệ. Qúa trình này được tạo điều kiện khi cho phép ủy quyền thực hiện việc nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền. Người nộp hồ sơ là những người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp hoặc người được người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp đã được quy định tại Điều 12 của Nghị định này.

Văn bản pháp luật được sử dụng:

Nghị định số 01/2021/NĐ-CP của Chính phủ: Về đăng ký doanh nghiệp.