Những rủi ro có thể xảy ra nếu công chứng ngoài trụ sở

1. Những trường hợp được lựa chọn công chứng ngoài trụ sở:

Công chứng là hoạt động của công chứng viên khi thực hiện hành nghề công chứng trong một tổ chức hành nghề hợp pháp; mục đích của hoạt động này đó là xác thực nội dung được ghi nhận trong hợp đồng, giao dịch dân sự không trái với quy định pháp luật và trái với đạo đức. Thông thường khi tiến hành công chứng hợp đồng, giao dịch dân sự thì cá nhân tổ chức sẽ lựa chọn việc công chứng tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng. Thông tin này cũng được ghi nhận tại Điều 44 của Văn bản hợp nhất 07/VBHN-VPQH 2018 Luật công chứng nhưng bên cạnh đó vẫn có những trường hợp ngoại lệ sẽ được công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng:

+ Thứ nhất, người yêu cầu công chứng là những cá nhân già yếu không thể tự mình đi lại được để tiến hành yêu cầu;

+ Thứ hai, người đang bị tạm giam, tạm giữ, đang thi hành án phạt tù vẫn không bị tước bỏ quyền tham gia các giao dịch như chuyển nhượng, mua bán nếu tài sản này không liên quan đến việc phải thi hành án phạt tù của người này. Người đang bị tạm giam, tạm giữ nếu có yêu cầu công chứng thực hiện các giao dịch thì vẫn được chấp nhận. Bất kỳ cá nhân nào cũng không được phép ngăn cản việc công chứng hợp đồng giao dịch;

+ Trong trường hợp người yêu cầu công chứng có lý do chính đáng không để đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng thì có thể tiến hành công chứng ngoài trụ sở chính. Một số lý do chính đáng được kể đến ở đây đó là ốm đau, thiên tai, hỏa hoạn hoặc dịch bệnh, thời gian khoảng cách đi lại đến trụ sở chính để công chứng không thuận lợi.

Như vậy, việc người yêu cầu công chứng tiến hành công chứng ngoài trụ sở tổ chức hành nghề hoàn toàn là hợp lệ. Tuy nhiên việc công chứng ngoài trụ sở cũng phải đảm bảo đúng theo quy định trình tự nhận định để đảm bảo sự hợp pháp những hợp đồng giao dịch này.

2. Rủi ro có thể xảy ra nếu công chứng ngoài trụ sở:

Rủi ro tìm ẩn khi tiến hành công chứng ngoài trụ sở có thể liên quan đến cả phía công chứng viên và đối với những người yêu cầu công chứng.

– Thứ nhất, rủi ro với công chứng viên: Theo quy định nêu trên chỉ có 3 trường hợp cơ bản được phép tiến hành công chứng bên ngoài trụ sở. Nếu trường hợp công chứng viên thực hiện việc công chứng ngoài trụ sở trái pháp luật gây ảnh hưởng quyền lợi của người liên quan thì có thể sẽ bị xử phạt hành chính đối với hành vi thực hiện không đúng quy định. Hiện nay theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 15 Nghị định 82/2020/NĐ-CP thì công chứng viên sẽ bị áp dụng mức phạt tiền từ 3 triệu đồng đến 7 triệu đồng đối với hành vi này. Mức xử phạt này sẽ được áp dụng đối với hành vi vi phạm của cá nhân còn trong trường hợp tổ chức các hành vi vi phạm hành chính thì sẽ bằng 2 lần mức phạt tiền đối với cá nhân;

Bên cạnh đó cá nhân là công chứng viên còn có trách nhiệm bồi thường hoặc bồi hoàn trong hoạt động công chứng nếu công chứng viên này thực hiện trái quy định (Điều này đã được ghi nhận tại Điều 38 của Luật công chứng).

– Thứ hai, rủi ro về phía yêu cầu công chứng và những người liên quan:

 Như đã biết công chứng viên khi tiến hành thực hiện công chứng hợp đồng, các giao dịch thì phải tuân thủ theo đúng quy định pháp luật trong trường hợp thực hiện trái luật thì hợp đồng đó sẽ bị tuyên là vô hiệu. Mà khi hợp đồng, giao dịch ký kết bị tuyên vô hiệu thì các bên sẽ khôi phục lại tình trạng ban đầu hoàn trả cho nhau những gì đã nhận. Trong trường hợp không trả được bằng hiện vật thì có thể quy đổi ra tiền đề tiến hành hoàn trả.

Mặc dù việc tiến hành công chứng ngoài trụ sở hỗ trợ làm giảm bớt thời gian đi lại cho khách hàng, cũng như  đáp ứng được nhu cầu của người yêu cầu công chứng tuy nhiên vẫn cần đặc biệt lưu ý đối với trình tự thủ tục khi tiến hành công chứng và trụ sở để đảm bảo tính chính xác các thông tin đúng với sự thật khách quan.

3. Thủ tục khi tiến hành công chứng ngoài trụ sở:

Quá trình công chứng ngoài trụ sở cũng không có nhiều sự thay đổi hoặc khác biệt so với công chứng tại văn phòng nhưng công chứng viên cần đặc biệt lưu ý trong việc tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ xin công chứng ngoài trụ sở. Việc xác xác minh thông tin một cách chặt chẽ sẽ giảm bớt khả năng gặp phải rủi ro pháp lý đối với công chứng viên, cụ thể:

 Bước 1: Công chứng viên sẽ tiếp nhận và thực hiện việc kiểm tra hồ sơ xin công chứng ngoài trụ sở

 Khi tiếp nhận hồ sơ xin công chứng ngoài trụ sở thì công chứng viên cần đặc biệt lưu tâm đến yêu cầu công chứng, xem xét lý do yêu cầu công chứng bên ngoài liệu có thể chấp nhận hay không. Bên cạnh đó, những văn bản dự thảo về nội dung giao dịch như di chúc hoặc hợp đồng hoặc các loại giấy tờ liên quan cũng phải được kiểm tra kỹ về mặt nội dung và hình thức. Nội dung được ghi nhận sẽ không được trái với quy định pháp luật và cũng không đi ngược lại thuần phong mỹ tục và trái với đạo đức xã hội.

 Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ công chứng

 Công chứng viên trực tiếp thực hiện hoặc chuyển đến chuyên viên nghiệp vụ để hỗ trợ mình thực hiện những việc này. Chuyên viên nghiệp vụ sẽ được công chứng viên phân công để hỗ trợ thực hiện yêu cầu công chứng giấy tờ hồ sơ

Bước 3: Đến địa điểm công chứng ngoài trụ sở

Theo thời gian địa điểm mà phiếu hẹn đã ghi nhận thông tin công chứng viên sẽ đến nơi công chứng và trụ sở để tiến hành yêu cầu này của khách hàng;

Bước 4: Công chứng viên tiến hành ký nhận văn bản công chứng

Bước 5: Hoàn tất thủ tục công chứng

 Trong giai đoạn này văn bản công chứng sẽ được công chứng viên xem xét nội dung và tiến hành đóng dấu xác nhận thông tin. Người yêu cầu sẽ phải có trách nhiệm  nộp phí công chứng, chi trả thù lao công chứng và những chi phí khác theo quy định của bộ phận thu phí của phòng công chứng. Có thể kể đến như phí đi lại, phí in ấn giấy tờ hồ sơ, tài liệu. Văn bản công chứng được diễn ra ngoài trụ sở phải ghi rõ thời gian và địa điểm thực hiện việc công chứng.

Hiện nay, việc thực hiện công chứng tại nhà diễn ra vô cùng phổ biến và luôn được các cá nhân lựa chọn. Khi tiến hành công chứng tại nhà thì người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch bắt buộc phải ký vào hợp đồng giao dịch trước mặt công chứng viên để xác nhận thông tin. (Thông tin này đã được ghi nhận tại Điều 48 Văn bản hợp nhất 07/VBHN-VPQH 2018 Luật công chứng).

Công chứng viên cũng có trách nhiệm ghi nhận lời chứng của mình đối với hợp đồng giao dịch và đảm bảo các thông tin được ghi nhận đó là thời điểm, địa điểm công chứng; các thông tin liên quan đến họ tên người công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng; việc chứng nhận người tham gia hợp đồng giao dịch hoàn toàn tự nguyện có khả năng hành vi dân sự; cam kết những nội dung mục đích của hợp đồng giao dịch không vi phạm pháp luật không trái đạo đức xã hội; chữ ký hoặc dấu điểm chỉ trong hợp đồng giao dịch phải là chữ ký và dấu điều trị của người tham gia hợp đồng giao dịch; Khi đảm bảo được tất cả những yếu tố nêu trên và các bước trình tự thủ tục diễn ra theo đúng quy định thì việc công chứng ngoài trụ sở hoàn toàn là hợp lệ và vẫn đảm bảo được quyền lợi của người yêu cầu công chứng.

Các văn bản pháp luật được sử dụng:

– Bộ luật Dân sự năm 2015;

– Văn bản hợp nhất 07/VBHN-VPQH 2018 Luật công chứng;

– Nghị định số 82/2020/NĐ-CP của Chính phủ: Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành chính tư pháp; hôn nhân và gia đình; thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã.